Ajouter des éléments de la checklist, des fichiers et des variables aux étapes

Une étape nécessite souvent plus qu'un titre : quelques éléments à cocher, le fichier ou le guide utilisé par les personnes, ainsi que les détails qui changent à chaque fois, comme le nom du client. Vous les ajoutez une seule fois dans le modèle de SOP, et chaque exécution démarrée à partir de celui-ci les inclut.

Les propriétaires et les administrateurs peuvent modifier chaque modèle de SOP. Les membres peuvent modifier un modèle de SOP lorsque leur équipe dispose d'un accès de modification à son processus. Sinon, ils le voient en lecture seule.

Ajouter des éléments de la checklist

1. Ouvrez le modèle de SOP depuis le Playbook et sélectionnez une étape dans la liste à gauche.
2. Sous Éléments de la checklist, choisissez Ajouter un élément et saisissez l'élément.
3. Cochez Obligatoire à côté des éléments qui doivent être cochés avant que l'étape puisse être terminée.
4. Répétez l'opération pour les autres éléments.

   

La liste des étapes indique le nombre d'éléments de la checklist d'une étape. Dans une exécution, vous pouvez uniquement marquer l'étape comme terminée une fois ses éléments obligatoires cochés.

Joindre des fichiers et lier des documents

Sous Pièces jointes et liens :

• Choisissez Téléverser un fichier pour joindre un fichier depuis votre ordinateur.
• Choisissez Lier un document et sélectionnez un document du même processus pour lier une page Playbook.

Le fichier et le document sont répertoriés sous l'étape. Toute personne qui modifie la SOP les retrouve ainsi au même endroit.

Ajouter des variables

Les variables sont les détails que les personnes remplissent lorsqu'elles exécutent la SOP, comme le nom d'un client ou une date de lancement. Vous les définissez une seule fois pour l'ensemble du modèle et les placez dans le texte de n'importe quelle étape.

1. Sous le nom du modèle, choisissez le nombre de variables, par exemple « 0 variables ».
2. Choisissez Ajouter une variable, saisissez un Nom tel que CLIENT_NAME et sélectionnez un Type, comme Texte ou Date.
3. Choisissez Créer la variable. Répétez l'opération pour chaque variable, puis fermez la fenêtre.

   

4. Sélectionnez une étape et cliquez dans son Contenu enrichi à l'endroit où la valeur doit apparaître. Saisissez {{, puis sélectionnez la variable dans la liste.

La variable apparaît sous la forme d'une étiquette violette dans le texte. Pendant une exécution, elle devient un champ : ce que quelqu'un y remplit est utilisé partout où la même variable apparaît. Consultez Terminer les étapes d'une exécution.