Gérer les demandes entrantes

Chaque demande envoyée via l’un de vos formulaires devient une tâche dans votre projet, prête à être planifiée comme les autres. OKiDO vous avertit lorsqu’une demande arrive. Chaque tâche indique son origine et la personne qui l’a envoyée.

Trouver les nouvelles demandes

Lorsqu’un quelqu'un envoie une demande via un formulaire, la personne qui a créé le formulaire et le propriétaire du projet reçoivent une notification. La personne à qui le formulaire assigne les nouvelles demandes trouve la tâche parmi les tâches qui lui sont assignées.

1. Choisissez Boîte de réception dans la barre latérale.
2. Choisissez Demandes.

   

3. Choisissez une demande pour ouvrir sa tâche.

Voir d’où vient une demande

La tâche d’une demande affiche le formulaire dont elle provient et la personne qui l’a envoyée, sous son titre. Pour une demande envoyée via un formulaire public, vous voyez le nom et l’adresse e-mail de l’expéditeur afin de pouvoir lui répondre.

Les valeurs renseignées par l’expéditeur se trouvent dans les champs d’étiquettes de la tâche. Modifiez-les comme n’importe quel autre champ, puis planifiez, assignez et déplacez la tâche comme d’habitude.

Mettre un formulaire en pause ou le supprimer

Ouvrez le projet, puis choisissez l’onglet Formulaires. Chaque formulaire indique le nombre de demandes qu’il a reçues.

• Pause : décochez Actif sur le formulaire. Il reçoit le badge En pause, son bouton disparaît du tableau et les personnes qui ouvrent son lien voient qu’il n’accepte pas les demandes. Sélectionnez de nouveau Actif pour le rouvrir.

  

• Supprimer : choisissez l’icône de corbeille sur le formulaire, puis Supprimer le formulaire. Ses liens cessent immédiatement de fonctionner. Les tâches qu’il a créées restent dans le projet.

Seuls les propriétaires et administrateurs de l’organisation, ainsi que la personne qui a créé le projet, peuvent mettre ses formulaires en pause ou les supprimer.