Ein Dokument überprüfen und veröffentlichen

Bevor ein Dokument zur Arbeitsweise deiner Organisation wird, überprüft es jemand. Ein neues Dokument ist ein Entwurf. Sobald es freigegeben ist, veröffentlichst du es: Ab dann sehen Leser die veröffentlichte Version, während du an der nächsten Version weiterarbeiten kannst.

Die Überprüfungsleiste oben im Dokument zeigt seinen Status und den nächsten Schritt. Du siehst sie, wenn du das Dokument bearbeiten darfst.

Wähle einen Prüfer und einen Überprüfungszyklus

1. Öffne das Dokument. Wähle in der Überprüfungsleiste den Prüfer aus, wo Kein Prüfer steht.
2. Wähle daneben aus, wie oft das Dokument überprüft werden muss, zum Beispiel Alle 90 Tage. Die Leiste zeigt dann das Datum der nächsten Überprüfung an.

Sende es zur Überprüfung

Wähle Zur Prüfung einreichen. Der Status ändert sich zu In Prüfung, und der Prüfer erhält eine Benachrichtigung.

Gib es frei oder fordere Änderungen an

1. Der Prüfer öffnet das Dokument und liest es.
2. Er wählt Freigeben und dann Bestätigen. Wenn etwas geändert werden muss, wählt er stattdessen Änderungen anfordern, und das Dokument kehrt zu Entwurf zurück.

   

Jeder, der das Dokument bearbeiten darf, kann es freigeben. Der Prüfer ist die Person, die darum gebeten wird.

Veröffentliche es

Sobald das Dokument Freigegeben ist, wähle Veröffentlichen und dann Bestätigen.

Die Leiste zeigt jetzt die veröffentlichte Version an, und das Dokument ist gegen Änderungen gesperrt. Mitglieder, die das Dokument nur lesen dürfen, sehen diese veröffentlichte Version.

Um an einer neuen Version zu arbeiten, wähle Entsperren und bestätige. Das Dokument wird wieder zu einem Entwurf, aber Leser sehen weiterhin die veröffentlichte Version, bis du erneut veröffentlichst. Bis dahin zeigt die Leiste Unveröffentlichte Änderungen an, und Vergleichen zeigt dir, was sich seit der veröffentlichten Version geändert hat.