Bouw een systeem

Met een systeem koppel je de onderdelen van een groter proces in één flow, bijvoorbeeld voor de onboarding van een klant: eerst de onboarding-checklist, daarna de goedkeuring van de creatief directeur en vervolgens het kick-offgesprek. Wanneer je het uitvoert, start OKiDO elke stap zodra de vorige stap is afgerond. Je bouwt een systeem één keer op een canvas, valideert het en publiceert het.

Alleen eigenaren en beheerders kunnen een systeem publiceren.

Maak een systeem

1. Kies in het menu aan de linkerkant Playbook en open de map waarin het systeem hoort.
2. Kies Toevoegen onderaan de map en vervolgens Systeem.
3. Vul een Naam in en, als je wilt, een Beschrijving.

   

4. Kies Systeem maken.

De editor wordt geopend met een knooppunt Start op het canvas.

Voeg de stappen toe en koppel ze

1. Kies in Knooppuntenpalet aan de linkerkant een knooppunt om het aan het canvas toe te voegen, bijvoorbeeld SOP, Goedkeuring en Taak. Voeg ook een knooppunt Einde toe, elk systeem heeft er één nodig.
2. Sleep de knooppunten in de volgorde waarin ze worden uitgevoerd, van boven naar beneden.
3. Sleep van de stip onderaan een knooppunt naar de stip bovenaan het volgende knooppunt. Begin bij het knooppunt Start en eindig bij het knooppunt Einde.

Met de knoppen linksonder op het canvas kun je in- en uitzoomen, of het hele systeem op je scherm laten passen.

Stel elke stap in

1. Selecteer een knooppunt op het canvas. De eigenschappen worden rechts geopend.
2. Geef het knooppunt een Label, de naam die het in de flow heeft, en vul de instellingen in:
   • SOP: de SOP-sjabloon die als uitvoering start.
   • Goedkeuring: de Goedkeurder (of onder Type goedkeurder een team) en het getal voor Vereiste goedkeuringen.
   • Taak: de Taaktitel, het Doelproject waarin de taak wordt aangemaakt, en de Toegewezen aan.
   • Beslisboom: de Beslisboom die iemand beantwoordt en de Toegewezen aan die deze beantwoordt. Elke uitkomst van de boom krijgt een eigen uitgaande verbinding vanaf het knooppunt.
3. Kies Concept opslaan om je werk te bewaren zonder het al te publiceren.

   

Valideer en publiceer

1. Kies Valideren. OKiDO slaat het concept op en controleert het systeem: elk knooppunt heeft instellingen nodig en moet zijn gekoppeld. Als er iets ontbreekt, zie je in een lijst wat je moet aanpassen.
2. Wanneer het systeem geldig is, verandert de knop in Publiceren. Kies Publiceren.

   

Het systeem is gepubliceerd en klaar om uit te voeren: zie Een systeem uitvoeren.