Inkomende verzoeken afhandelen
Vind nieuwe verzoeken in je postvak, bekijk van welk formulier elk verzoek afkomstig is en pauzeer of verwijder een formulier.
Wie kan dit doen: Iedereen in de organisatie
Elk verzoek dat via een van je formulieren wordt verstuurd, wordt een taak in je project. Je kunt deze taak net als elke andere taak plannen. OKiDO laat je weten wanneer er een verzoek binnenkomt. Elke taak toont waar het verzoek vandaan komt en wie het heeft verstuurd.
Nieuwe verzoeken vinden
Wanneer iemand een verzoek via een formulier verstuurt, krijgen de persoon die het formulier heeft gemaakt en de eigenaar van het project een melding. De persoon aan wie het formulier nieuwe verzoeken toewijst, vindt de taak tussen het toegewezen werk.
- Kies Postvak in de zijbalk.
- Kies Verzoeken.
- Kies een verzoek om de taak te openen.
Bekijken waar een verzoek vandaan komt
De taak van een verzoek toont onder de titel van welk formulier het afkomstig is en wie het heeft verstuurd. Bij een verzoek via een openbaar formulier zie je de naam en het e-mailadres van de afzender, zodat je contact kunt opnemen.
De waarden die de afzender heeft ingevuld, staan in de labelvelden van de taak. Wijzig ze net als elk ander veld. Plan, wijs toe en verplaats de taak zoals gewoonlijk.
Een formulier pauzeren of verwijderen
Open het project en kies het tabblad Formulieren. Elk formulier toont hoeveel verzoeken het heeft ontvangen.
- Pauzeren: schakel Actief uit op het formulier. Het krijgt de badge Gepauzeerd, de knop op het bord verdwijnt en personen die de link openen, lezen dat het formulier geen verzoeken accepteert. Selecteer Actief opnieuw om het formulier te heropenen.
- Verwijderen: kies de prullenbak op het formulier en daarna Formulier verwijderen. De links werken meteen niet meer. De taken die het formulier heeft gemaakt, blijven in het project staan.
Alleen eigenaren en beheerders van de organisatie, en de persoon die het project heeft gemaakt, kunnen formulieren van het project pauzeren of verwijderen.