Een document controleren en publiceren
Een document ter controle versturen, goedkeuren, voor lezers publiceren en instellen hoe vaak het opnieuw moet worden gecontroleerd.
Wie kan dit doen: Iedereen in de organisatie
Voordat een document de werkwijze van je organisatie wordt, controleert iemand het. Een nieuw document is een concept. Zodra het is goedgekeurd, publiceer je het. Vanaf dat moment zien lezers de gepubliceerde versie, terwijl je aan de volgende versie kunt blijven werken.
De controlebalk bovenaan het document toont de status en de volgende stap. Je ziet deze wanneer je het document mag bewerken.
Een controleur en controlecyclus kiezen
- Open het document. Kies in de controlebalk de controleur waar Geen reviewer staat.
- Kies ernaast hoe vaak het document moet worden gecontroleerd, bijvoorbeeld Elke 90 dagen. De balk toont vervolgens de datum van de volgende controle.
Het document ter controle versturen
Kies Indienen voor review. De status wijzigt naar In review en de controleur krijgt een melding.
Het document goedkeuren of wijzigingen vragen
- De controleur opent en leest het document.
- Kies Goedkeuren en daarna Bevestigen. Als er iets moet worden gewijzigd, kies je in plaats daarvan Wijzigingen aanvragen. Het document gaat dan terug naar Concept.
Iedereen die het document mag bewerken, kan het goedkeuren. De controleur is de persoon aan wie je dit vraagt.
Het document publiceren
Zodra het document Goedgekeurd is, kies je Publiceren en daarna Bevestigen.
De balk toont nu de gepubliceerde versie en het document is vergrendeld voor wijzigingen. Leden die het document alleen mogen lezen, zien deze gepubliceerde versie.
Kies Ontgrendelen en bevestig om aan een nieuwe versie te werken. Het document wordt weer een concept, maar lezers blijven de gepubliceerde versie zien totdat je opnieuw publiceert. Tot die tijd toont de balk Niet-gepubliceerde wijzigingen en laat Vergelijken zien wat er sinds de gepubliceerde versie is gewijzigd.