Agência de marketing · Atendimento ao cliente
Renovação do contrato de fee
Renove contratos de fee com base em resultados, e não em uma ligação de última hora sobre preço. A revisão começa dois meses antes do fim do contrato, o cliente vê o que o período entregou, e a decisão de renovar fica registrada por um link público.
- Duração: 4 a 8 semanas
- Frequência: Para cada contrato de fee, dois meses antes do fim
- Etapas: 7 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
A renovação só aparece quando o contrato já terminou.
A reunião de renovação fala de preço, não de resultados.
O fee fica igual por anos enquanto o trabalho cresce.
Um sim falado nunca chega ao contrato nem à fatura.
Com o modelo
Cada contrato de fee inicia a execução de renovação dois meses antes do fim.
O cliente vê um resumo das metas, dos resultados e do trabalho do período.
O tempo dedicado é comparado com o fee, e cada mudança é aprovada e explicada.
O cliente registra a decisão, e o financeiro atualiza o contrato e o faturamento com ela.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Um contrato de fee mensal termina em dois meses. O diretor de contas inicia uma execução com o nome do cliente e a data de fim do contrato.
- 1
Iniciar a revisão da renovação
Semana 1Diretor de contas · Equipe
Confira as condições do contrato e o prazo de aviso, e registre o fee atual para a equipe poder revisar o período.
Checklist
- Condições do contrato conferidas
- Prazo de aviso anotado
- Revisão do período pedida ao gerente de contas
Campos a preencher
- Nome do cliente (obrigatório)
- Data de fim do contrato (obrigatório)
- Fee mensal atual (obrigatório)
- Prazo de aviso
- 2
Revisar o período e a saúde da conta
Oculto no link públicoSemanas 1 a 2Gerente de contas · Equipe
Compare os resultados com as metas do contrato, liste o trabalho extra e as mudanças aprovadas no período, e avalie a saúde da conta.
Checklist
- Relatórios mensais revisados
- Mudanças de escopo aprovadas contadas
- Tempo dedicado comparado com o fee
Campos a preencher
- Resultados em relação às metas do contrato (obrigatório)
- Trabalho extra e mudanças do período
- Saúde da conta (obrigatório)
- 3
Escrever o resumo da renovação
Oculto no link públicoSemana 2Redator de renovações · Agente de IA
O redator de renovações escreve, com os valores da execução, um resumo do período para o cliente e um esboço da proposta para o próximo período.
Campos a preencher
- Rascunho do resumo do período (obrigatório)
- Rascunho do esboço da proposta (obrigatório)
Revisão humana: O diretor de contas corrige os dois e aprova o fee na etapa 4.
- 4
Definir as condições da renovação
Oculto no link públicoSemana 3Diretor de contas · Equipe
Corrija o resumo e o esboço, defina o fee e o escopo do próximo período, e anote por que o fee muda, se mudar.
Checklist
- Resumo conferido com os relatórios
- O fee cobre o tempo realmente dedicado
- Metas do próximo período realistas
Campos a preencher
- Fee mensal proposto (obrigatório)
- Motivo de uma mudança no fee
Aprovação: Nada vai para o cliente até o diretor de contas aprovar o resumo, o escopo e o fee.
- 5
Fazer a reunião de renovação
Semana 4Gerente de contas · Equipe
Apresente o resumo do período e a proposta, e depois envie ao cliente por e-mail a proposta junto com o link público para a decisão dele.
Checklist
- Resumo do período apresentado
- Metas do próximo período discutidas
- Proposta e link público enviados por e-mail
Campos a preencher
- Data da reunião (obrigatório)
- Avaliação do cliente sobre o período (obrigatório)
- 6
O cliente decide sobre a renovação
Semanas 4 a 6Contato do cliente · Link público
O cliente lê a proposta que o gerente de contas enviou por e-mail e registra pelo link público se renova, quem assina, a data de início do novo período e o que deve mudar.
Checklist
- Proposta lida
- Contrato de renovação assinado
Campos a preencher
- Decisão (obrigatório)
- Assinado por (obrigatório)
- Data de início do novo período
- O que deve mudar no próximo período
- 7
Atualizar o contrato e o faturamento
Semana 6Gerente financeiro · Equipe
Confira a decisão do cliente. Se ele renovar, configure o novo fee no faturamento e arquive o contrato assinado; se sair, anote a data de fim e inicie uma execução de offboarding do cliente.
Checklist
- Decisão do cliente conferida
- Novo fee configurado no faturamento
- Contrato assinado arquivado
Campos a preencher
- Link para o contrato assinado
- O novo fee começa em
Termina quando
O cliente assinou a renovação ou avisou que vai sair, e o novo fee, o escopo e a data de início, ou a data de fim, estão registrados.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de renovações
Transforma os resultados e o trabalho do período em um primeiro resumo e esboço de proposta.
O que ele faz
- Lê os resultados, o trabalho extra e a saúde da conta registrados na etapa 2
- Escreve um resumo do período para o cliente
- Escreve um esboço da proposta para o próximo período
- Registra os dois na sua etapa
Revisão humana: O diretor de contas corrige os dois e aprova o fee na etapa 4.
Perguntas que este modelo responde
Comece bem antes do prazo de aviso, com os resultados do período em mãos. Esta execução começa dois meses antes do fim do contrato, e a etapa 2 revisa os resultados antes de alguém falar de preço.
Mostre os resultados em relação às metas do contrato, o trabalho entregue e as mudanças aprovadas no período. A etapa 2 registra tudo isso, e na etapa 3 o redator de renovações transforma em um resumo do período para o cliente.
Compare o tempo realmente dedicado com o fee, e explique a mudança com o trabalho que ela paga. O checklist da etapa 2 compara tempo e fee, e na etapa 4 o diretor de contas aprova o novo fee e registra o motivo.
Avalie a saúde da conta por resultados, satisfação e trabalho extra, e aja diante de uma nota fraca antes da reunião. A etapa 2 registra a saúde da conta, para o diretor de contas ver os clientes em risco na etapa 4.
Deixe a IA escrever o resumo do período e o esboço da proposta com o que a sua equipe registrou, e mantenha o preço com uma pessoa. O redator de renovações escreve os dois na etapa 3, e na etapa 4 o diretor de contas corrige e aprova o fee.
Peça depois da reunião, em um só lugar, a decisão, quem assina e a data de início. Na etapa 6 o cliente registra tudo pelo link público, e a etapa 7 atualiza o contrato e o faturamento a partir dessa decisão.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.