Agência de marketing · Atendimento ao cliente
Offboarding de clientes
Encerre a relação com um cliente de forma limpa, com cada conta entregue e nada em aberto. O cliente confirma por um link público que assumiu as contas e os arquivos, os acessos da agência são removidos em uma data registrada, e o feedback de saída vira aprendizado para a equipe.
- Duração: 2 a 6 semanas
- Frequência: Para cada cliente que sai
- Etapas: 9 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
O cliente pede a conta de anúncios meses depois, e ninguém sabe de quem ela é.
Usuários da agência continuam nas contas do cliente muito depois do fim do contrato.
A fatura final esquece horas ou verba de mídia pré-paga.
O cliente sai e ninguém aprende por quê.
Com o modelo
Cada conta e arquivo está na lista, e o cliente confirma o acesso de administrador.
Os acessos da agência são removidos em uma data registrada.
O financeiro acerta horas, custos e verba de mídia em uma única fatura final.
O feedback de saída e os aprendizados ficam registrados na execução.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Um cliente avisa que vai sair ou decide não renovar. O gerente de contas inicia uma execução com o nome do cliente e o último dia do contrato.
- 1
Confirmar a data de fim e o plano de passagem
Dia 1Gerente de contas · Equipe
Confirme com o cliente o último dia do contrato, combine quais entregas ainda serão concluídas e avise a equipe.
Checklist
- Prazo de aviso conferido
- Últimas entregas combinadas
- Equipe avisada
Campos a preencher
- Nome do cliente (obrigatório)
- Último dia do contrato (obrigatório)
- Motivo da saída (obrigatório)
- E-mail do contato do cliente (obrigatório)
- 2
Listar cada conta e arquivo a passar
Dias 1 a 3Coordenador de projeto · Equipe
Liste as contas de anúncios, o analytics, os perfis sociais, os domínios e os arquivos que a agência administra para o cliente, com quem é o responsável hoje.
Checklist
- Contas de anúncios e de analytics listadas
- Perfis sociais e domínios listados
- Arquivos finais e abertos listados
Campos a preencher
- Contas e arquivos a passar (obrigatório)
- Campanhas ativas e data de fim
- Link para a pasta do cliente (obrigatório)
- 3
Escrever o resumo de passagem
Dia 3Redator de passagem · Agente de IA
O redator de passagem escreve o resumo a partir da execução: o que foi entregue, as campanhas ativas, os itens em aberto, e cada conta e arquivo com o novo responsável.
Campos a preencher
- Rascunho do resumo de passagem (obrigatório)
Revisão humana: O gerente de contas corrige e aprova o resumo na etapa 4.
- 4
Aprovar e enviar o resumo de passagem
Dia 4Gerente de contas · Equipe
Confira o resumo com a lista de contas e as campanhas, corrija e aprove. Depois envie ao cliente por e-mail junto com o link público.
Checklist
- Cada conta e arquivo listado
- Campanhas ativas e datas de fim corretas
- Itens em aberto atribuídos
Aprovação: Nada vai para o cliente até o gerente de contas aprovar o resumo de passagem.
- 5
O cliente assume as contas e os arquivos
Dias 5 a 10Contato do cliente · Link público
Com o resumo de passagem que o gerente de contas enviou por e-mail, o cliente confirma pelo link público que tem acesso de administrador a cada conta e aos arquivos, e informa o novo responsável.
Checklist
- Acesso de administrador às contas de anúncios confirmado
- Acesso de administrador ao analytics confirmado
- Arquivos finais e abertos recebidos
Campos a preencher
- E-mail do novo responsável pelas contas (obrigatório)
- O que ainda falta
- 6
Parar as campanhas e remover os acessos da agência
Último dia do contratoCoordenador de projeto · Equipe
Pause ou passe as campanhas ativas como combinado, e depois remova das contas e ferramentas do cliente cada usuário da agência, cada senha salva e cada freelancer.
Checklist
- Campanhas pausadas ou passadas
- Usuários da agência removidos de cada conta
- Senhas salvas apagadas
- Acessos de freelancers removidos
Campos a preencher
- Acessos removidos em (obrigatório)
- 7
Enviar a fatura final
Depois do último dia do contratoGerente financeiro · Equipe
Fature as últimas horas e custos, acerte a verba de mídia pré-paga e pare o fee mensal no faturamento.
Checklist
- Últimas horas e custos incluídos
- Verba de mídia pré-paga acertada
- Fee mensal parado no faturamento
Campos a preencher
- Valor da fatura final (obrigatório)
- Fatura final paga
- 8
O cliente dá o feedback de saída
Depois do último dia do contratoContato do cliente · Link público
Pelo link público, o cliente avalia o trabalho com a agência e diz o que deveria ter sido diferente.
Campos a preencher
- Avaliação do trabalho conosco (obrigatório)
- O que deveríamos ter feito diferente
- 9
Encerrar a conta e compartilhar os aprendizados
Oculto no link públicoDuas semanas depois do fimDiretor de contas · Equipe
Leia o feedback, registre os aprendizados para a equipe e marque o cliente como ex-cliente no CRM.
Checklist
- Feedback lido
- Aprendizados compartilhados com a equipe
- Cliente marcado como ex-cliente no CRM
Campos a preencher
- Aprendizados para a equipe (obrigatório)
- Aberto a trabalhar junto de novo
Termina quando
O cliente tem acesso de administrador a cada conta e arquivo, os acessos da agência foram removidos, a fatura final foi enviada e o feedback de saída está registrado.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de passagem
Escreve o resumo de passagem que o cliente recebe no fim do contrato.
O que ele faz
- Lê a data de fim, a lista de contas e arquivos e as campanhas ativas da execução
- Lista cada conta e arquivo com o novo responsável
- Lista o que foi entregue e o que continua em aberto
- Registra o rascunho na sua etapa
Revisão humana: O gerente de contas corrige e aprova o resumo na etapa 4.
Perguntas que este modelo responde
Entregue tudo em uma ordem fixa: o plano, um resumo de passagem, as contas, os acessos, a fatura final e o feedback. As etapas 1 a 9 seguem essa ordem, e o cliente confirma a passagem e dá feedback por um link público.
Liste cada conta que a agência administra e peça ao cliente que confirme o acesso de administrador antes de remover o seu. A etapa 2 lista as contas, a etapa 5 registra a confirmação do cliente, e só então a etapa 6 remove os acessos da agência.
Remova cada usuário da agência, cada senha salva e cada conta de freelancer, e registre a data em que fez isso. O checklist da etapa 6 cobre cada um desses itens, e a data fica registrada na execução.
O que foi entregue, as campanhas ativas, os itens em aberto, e cada conta e arquivo com o novo responsável. Na etapa 3 o redator de passagem escreve o documento a partir da execução, e na etapa 4 o gerente de contas confere e aprova antes de ele ir para o cliente.
Pergunte uma vez só, no fim, com uma nota e uma pergunta aberta. Na etapa 8 o cliente avalia a agência pelo link público e diz o que deveria ter sido diferente, e a etapa 9 transforma as respostas em aprendizados para a equipe.
Acerte horas, custos e verba de mídia pré-paga em uma única fatura final, e pare o fee mensal no faturamento. O checklist da etapa 7 cobre cada um desses itens antes de a conta ser encerrada.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.