Agência de marketing · Atendimento ao cliente
Mudança de escopo
Pare de fazer trabalho extra de graça sem discutir escopo com o cliente. Cada pedido é comparado com o contrato, o trabalho fora do escopo recebe um orçamento aprovado antes de alguém começar, e o cliente registra a decisão por um link público.
- Duração: 3 a 7 dias
- Frequência: Para cada pedido fora do contrato
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
O trabalho extra é feito como favor e nunca é cobrado.
Se algo está no escopo depende de para quem o cliente pergunta.
Os orçamentos saem sem ninguém conferir o preço ou a capacidade da equipe.
Depois ninguém sabe dizer quem aprovou uma mudança.
Com o modelo
Todo pedido fora do escopo recebe um orçamento, e as mudanças aprovadas vão para a próxima fatura.
Cada pedido é comparado com o contrato sempre do mesmo jeito.
O diretor de contas aprova cada orçamento antes de o cliente ver.
A decisão do cliente e quem aprovou ficam registrados na execução.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Um cliente pede um trabalho que não está no fee mensal nem no contrato. O gerente de contas inicia uma execução com o pedido como o cliente descreveu.
- 1
Registrar o pedido
Dia 1Gerente de contas · Equipe
Registre o pedido com as palavras do cliente e o que o fee mensal ou o contrato inclui para essa área.
Checklist
- Pedido confirmado com o cliente
- Contrato conferido para essa área
Campos a preencher
- Nome do cliente (obrigatório)
- O pedido (obrigatório)
- O que o contrato inclui (obrigatório)
- Necessário até
- 2
Comparar o pedido com o escopo
Oculto no link públicoDia 1Verificador de escopo · Agente de IA
O verificador de escopo compara o pedido com o que o contrato inclui, divide em trabalho dentro e fora do escopo e lista as perguntas em aberto.
Campos a preencher
- Dentro do escopo (obrigatório)
- Fora do escopo (obrigatório)
- Perguntas para o cliente
Revisão humana: O gerente de projeto confere a divisão com o contrato na etapa 3.
- 3
Estimar o trabalho fora do escopo
Oculto no link públicoDias 2 a 3Gerente de projeto · Equipe
Confira a divisão com o contrato e depois estime as horas e a data de entrega mais cedo possível com quem faria o trabalho.
Checklist
- Divisão conferida com o contrato
- Horas estimadas com a equipe
- Impacto no trabalho em andamento anotado
Campos a preencher
- Horas estimadas (obrigatório)
- Preço (obrigatório)
- Data de entrega mais cedo possível (obrigatório)
- Impacto no trabalho em andamento
- 4
Aprovar o orçamento
Oculto no link públicoDia 3Diretor de contas · Equipe
Compare o preço com a tabela de preços e a data de entrega com a capacidade da equipe, e aprove o orçamento.
Checklist
- Preço segue a tabela
- Data cabe na capacidade da equipe
- Prazos em andamento protegidos
Aprovação: Nenhum orçamento vai para o cliente até o diretor de contas aprovar o preço e a data.
- 5
Enviar o orçamento
Dia 4Gerente de contas · Equipe
Envie ao cliente o orçamento e o link público, explicando o que a mudança acrescenta e o que ela desloca.
Checklist
- Orçamento enviado
- Link público enviado ao contato do cliente
- Parte dentro do escopo confirmada ao cliente
Campos a preencher
- Link para o orçamento (obrigatório)
- 6
O cliente aprova ou recusa o orçamento
Dias 4 a 7Contato do cliente · Link público
O cliente lê o orçamento que o gerente de contas enviou por e-mail e registra pelo link público se aprova ou recusa, quem aprovou e o número do pedido de compra, se usar um.
Checklist
- Orçamento lido
- Responsável pela verba de acordo
Campos a preencher
- Decisão (obrigatório)
- Aprovado por (obrigatório)
- Número do pedido de compra
- 7
Agendar o trabalho aprovado
Dia 7Gerente de projeto · Equipe
Confira a decisão do cliente. Se aprovou, inclua o trabalho no cronograma do projeto e passe as novas datas à equipe; se recusou, anote isso e conclua a etapa.
Checklist
- Decisão do cliente conferida
- Trabalho incluído no cronograma
- Novas datas passadas à equipe
Campos a preencher
- Data de início prevista
- 8
Incluir a mudança na próxima fatura
Próximo faturamentoGerente financeiro · Equipe
Inclua a mudança aprovada na próxima fatura do cliente com o número do pedido de compra, para o trabalho extra ser cobrado assim que for combinado. Se o cliente recusou, conclua a etapa sem item na fatura.
Checklist
- Item incluído na fatura
- Número do pedido de compra na fatura
- Preço bate com o orçamento aprovado
Campos a preencher
- Mês de faturamento
Termina quando
O cliente aprovou ou recusou o orçamento por escrito, o trabalho aprovado está agendado e na próxima fatura, e a decisão fica registrada.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Verificador de escopo
Compara o pedido do cliente com o que o contrato inclui e divide em trabalho dentro e fora do escopo.
O que ele faz
- Lê o pedido e o escopo do contrato registrados na etapa 1
- Lista quais partes estão no escopo e quais não estão
- Escreve as perguntas que a equipe precisa responder para estimar
- Registra o resultado na sua etapa
Revisão humana: O gerente de projeto confere a divisão com o contrato na etapa 3.
Perguntas que este modelo responde
Trate cada pedido fora do contrato como uma mudança, com orçamento próprio e aprovação por escrito. A etapa 2 divide cada pedido em trabalho dentro e fora do escopo, e nada é agendado até o cliente aprovar o orçamento na etapa 6.
Mostre o que o contrato inclui ao lado do que ele pediu, e ofereça um preço e uma data para o resto. A etapa 1 registra os dois, e o orçamento da etapa 5 explica o que a mudança acrescenta e o que ela desloca.
Estime as horas com quem vai fazer o trabalho, aplique a sua tabela de preços e peça a aprovação de uma segunda pessoa. A etapa 3 registra as horas e o preço, e a etapa 4 é o controle de aprovação do diretor de contas antes de o orçamento sair.
Deixe a IA comparar o pedido com o contrato e propor uma divisão, e deixe uma pessoa decidir. Na etapa 2 o verificador de escopo escreve as listas dentro e fora do escopo, e na etapa 3 o gerente de projeto confere com o contrato.
Faça da cobrança uma etapa da mudança, e não algo que o financeiro descobre no fim do mês. A etapa 8 inclui a mudança aprovada na próxima fatura, com o número do pedido de compra da etapa 6.
Mantenha uma execução por pedido de mudança, com o orçamento, a decisão e o nome de quem aprovou. A etapa 6 registra a decisão do cliente e quem aprovou, para você mostrar cada mudança e o preço dela na renovação.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.