Empresa de recrutamento · Atendimento ao cliente
Acionamento da garantia de colocação
Quando um candidato colocado sai dentro do período de garantia, decida o pedido conforme as suas condições, e não por telefone. O cliente registra o que aconteceu por um link público, cada condição é conferida, e nada é prometido até o diretor-geral decidir.
- Duração: 1 a 2 semanas
- Frequência: Para cada acionamento da garantia
- Etapas: 9 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
O gerente de contas promete um reembolso por telefone antes de olhar as condições.
Ninguém confere se os honorários foram pagos no prazo ou se o motivo da saída está coberto.
A versão do cliente sobre o que aconteceu está espalhada em vários e-mails.
Uma nota de crédito é emitida, mas a comissão do recrutador nunca é ajustada.
Com o modelo
Nada é prometido até o diretor-geral decidir o pedido.
O pagamento e cada condição da garantia são conferidos antes da decisão.
O cliente registra a data de saída, o motivo e a preferência pelo link público.
A nota de crédito ou a reposição e o ajuste da comissão acontecem na mesma execução.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Um cliente informa que um candidato colocado saiu, ou foi desligado, dentro do período de garantia. O gerente de contas inicia uma execução com a colocação e a data de saída.
- 1
Registrar o pedido
Dia 1Gerente de contas · Equipe
Registre a colocação, a data de início e a data de saída informada pelo cliente, e envie a ele o link público.
Checklist
- Colocação e fatura localizadas
- Link público enviado ao contato do cliente
Campos a preencher
- Candidato colocado e cargo (obrigatório)
- Data de início (obrigatório)
- Data de saída informada (obrigatório)
- Honorários faturados (obrigatório)
- 2
O cliente confirma o que aconteceu
Dias 1 a 3Contato do cliente · Link público
Pelo link público, o cliente confirma a data de saída, por que o vínculo terminou e se prefere uma reposição ou um reembolso.
Campos a preencher
- Motivo do fim do vínculo (obrigatório)
- O que aconteceu (obrigatório)
- Resultado preferido (obrigatório)
- 3
Ouvir a versão do candidato
Oculto no link públicoDias 2 a 4Recrutador · Equipe
Ligue para o candidato para entender por que ele saiu, e registre só o que importa para o pedido, como uma função ou condições que mudaram depois do início.
Checklist
- Candidato contatado
- Versão comparada com a do cliente
Campos a preencher
- Notas relevantes para o pedido
- 4
Conferir se os honorários foram pagos no prazo
Dias 2 a 4Analista financeiro · Equipe
Confira se os honorários da colocação foram pagos integralmente e no prazo, já que a sua garantia pode depender disso.
Checklist
- Fatura e pagamento localizados
- Notas de crédito anteriores conferidas
Campos a preencher
- Honorários pagos em (obrigatório)
- Pagos dentro do prazo
- 5
Comparar o pedido com as suas condições
Dia 4Verificador de garantia · Agente de IA
O verificador de garantia compara as datas, o motivo da saída e o pagamento com as condições de garantia das suas instruções, e marca cada condição como cumprida, não cumprida ou incerta.
Campos a preencher
- Verificação do pedido (obrigatório)
Revisão humana: O diretor-geral confere cada condição com o contrato e decide o pedido na etapa 6.
- 6
Decidir o pedido
Oculto no link públicoDia 5Diretor-geral · Equipe
Confira cada condição com os termos comerciais e decida: reposição gratuita, reembolso conforme a sua tabela, ou nenhuma garantia.
Checklist
- Cada condição conferida com o contrato
- Relacionamento com o cliente considerado
Campos a preencher
- Decisão (obrigatório)
- Valor do reembolso
- Motivo da decisão (obrigatório)
Aprovação: Nada é prometido ao cliente até o diretor-geral decidir o pedido.
- 7
Comunicar a decisão ao cliente
Dia 5Gerente de contas · Equipe
Explique a decisão e os próximos passos por telefone, e depois envie a confirmação por escrito.
Checklist
- Decisão explicada por telefone
- Confirmação por escrito enviada
Campos a preencher
- Confirmação enviada em (obrigatório)
- 8
O cliente confirma o próximo passo
Semana 2Contato do cliente · Link público
Pelo link público, o cliente confirma que aceita o resultado que o gerente de contas confirmou por escrito e, no caso de reposição, anota se a vaga mudou.
Campos a preencher
- Resultado aceito (obrigatório)
- Mudanças na vaga
- 9
Iniciar a reposição ou emitir a nota de crédito
Oculto no link públicoSemana 2Gerente de contas · Equipe
Na reposição, inicie uma nova execução de colocação nas condições originais. No reembolso, peça ao financeiro a nota de crédito, e nos dois casos passe o ajuste da comissão para o financeiro.
Checklist
- Reposição iniciada ou nota de crédito emitida
- Ajuste da comissão passado ao financeiro
Campos a preencher
- Busca de reposição iniciada em
- Número da nota de crédito
Termina quando
O pedido foi decidido conforme as suas condições, o cliente tem uma busca de reposição ou uma nota de crédito, e a comissão foi ajustada, com a decisão registrada.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Verificador de garantia
Compara o pedido com as condições de garantia do seu contrato e aponta quais são cumpridas.
O que ele faz
- Lê as datas, o motivo da saída e a situação do pagamento na execução
- Compara com as condições de garantia das instruções da sua etapa
- Marca cada condição como cumprida, não cumprida ou incerta
- Escreve a verificação na sua etapa
Revisão humana: O diretor-geral confere cada condição com o contrato e decide o pedido na etapa 6.
Perguntas que este modelo responde
Confira o pedido com os seus termos comerciais antes de prometer qualquer coisa, e registre a decisão. As etapas 4 a 6 conferem o pagamento, comparam o pedido com as condições de garantia e terminam com a decisão do diretor-geral.
Pergunte ao cliente o que ele prefere e decida depois conforme as suas condições e o relacionamento. O cliente registra a preferência na etapa 2, e na etapa 6 o diretor-geral escolhe reposição, reembolso ou nenhuma garantia, com o motivo.
Compare as datas, o motivo da saída e o pagamento dos seus honorários com as condições do seu contrato. A etapa 4 confirma se os honorários foram pagos no prazo, e na etapa 5 o verificador de garantia marca cada condição como cumprida, não cumprida ou incerta.
Peça ao cliente que confirme a data de saída, o motivo e o resultado que deseja em um só lugar. Na etapa 2 o cliente registra os três pelo link público, e o pedido começa pela versão dele.
Deixe a IA comparar o pedido com as suas condições e mantenha a decisão com uma pessoa. O verificador de garantia lista cada condição na etapa 5, e o diretor-geral confere e decide na etapa 6.
Resolva a comissão na mesma execução que resolve a garantia, para que ela não seja esquecida. A etapa 9 inicia a reposição ou emite a nota de crédito, e o checklist dela passa o ajuste da comissão para o financeiro.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.