Marketingbureau · Klantbeheer
Retainerverlenging
Verleng retainers op resultaten, niet op een last-minute gesprek over de prijs. De evaluatie begint twee maanden voor de einddatum, de klant ziet wat de looptijd heeft opgeleverd, en zijn beslissing over de verlenging wordt vastgelegd via een openbare link.
- Doorlooptijd: 4 tot 8 weken
- Hoe vaak: Voor elke retainer, twee maanden voor het einde
- Stappen: 7 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
De verlenging komt pas ter sprake als het contract al is afgelopen.
Het verlengingsgesprek gaat over de prijs, niet over resultaten.
Fees blijven jaren gelijk terwijl het werk groeit.
Een mondeling ja komt nooit in het contract of op de factuur terecht.
Met dit sjabloon
Elke retainer start zijn verlengingsuitvoering twee maanden voor de einddatum.
De klant ziet een samenvatting van de doelen, resultaten en het werk van de looptijd.
Bestede tijd wordt vergeleken met de fee, en elke wijziging wordt goedgekeurd en uitgelegd.
De klant legt de beslissing vast, en finance werkt contract en facturatie daarmee bij.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een retainer loopt over twee maanden af. De accountdirector start een uitvoering met de klantnaam en de einddatum van het contract.
- 1
Start de verlengingsevaluatie
Week 1Accountdirector · Team
Controleer de contractvoorwaarden en de opzegtermijn, en leg de huidige fee vast zodat het team de looptijd kan evalueren.
Checklist
- Contractvoorwaarden gecontroleerd
- Opzegtermijn genoteerd
- Accountmanager gevraagd de looptijd te evalueren
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Einddatum contract (verplicht)
- Huidige maandfee (verplicht)
- Opzegtermijn
- 2
Evalueer de looptijd en de klantgezondheid
Verborgen voor de openbare linkWeek 1 tot 2Accountmanager · Team
Vergelijk de resultaten met de doelen in het contract, noteer het extra werk en de goedgekeurde wijzigingen van de looptijd, en beoordeel de gezondheid van de klant.
Checklist
- Maandrapporten doorgenomen
- Goedgekeurde scopewijzigingen geteld
- Bestede tijd vergeleken met de fee
In te vullen velden
- Resultaten ten opzichte van de contractdoelen (verplicht)
- Extra werk en wijzigingen deze looptijd
- Klantgezondheid (verplicht)
- 3
Stel de verlengingssamenvatting op
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Verlengingsschrijver · AI-agent
De verlengingsschrijver stelt een samenvatting van de looptijd voor de klant op en een opzet van het voorstel voor de volgende looptijd, op basis van de waarden in de uitvoering.
In te vullen velden
- Conceptsamenvatting van de looptijd (verplicht)
- Conceptopzet van het voorstel (verplicht)
Gecontroleerd door: De accountdirector corrigeert beide en keurt de fee goed in stap 4.
- 4
Bepaal de verlengingsvoorwaarden
Verborgen voor de openbare linkWeek 3Accountdirector · Team
Corrigeer de samenvatting en de opzet, bepaal de fee en de scope voor de volgende looptijd, en noteer waarom de fee verandert als dat zo is.
Checklist
- Samenvatting getoetst aan de rapporten
- Fee dekt de echt bestede tijd
- Doelen voor de volgende looptijd zijn haalbaar
In te vullen velden
- Voorgestelde maandfee (verplicht)
- Reden voor een feewijziging
Goedkeuring: Er gaat niets naar de klant tot de accountdirector de samenvatting, de scope en de fee goedkeurt.
- 5
Houd het verlengingsgesprek
Week 4Accountmanager · Team
Presenteer de samenvatting van de looptijd en het voorstel, en mail de klant daarna het voorstel samen met de openbare link voor zijn beslissing.
Checklist
- Samenvatting van de looptijd gepresenteerd
- Doelen voor de volgende looptijd besproken
- Voorstel en openbare link gemaild
In te vullen velden
- Datum gesprek (verplicht)
- Reactie van de klant op de looptijd (verplicht)
- 6
Klant beslist over de verlenging
Week 4 tot 6Contactpersoon klant · Openbare link
De klant leest het voorstel dat de accountmanager heeft gemaild, en legt via de openbare link vast of hij verlengt, wie tekent, de startdatum van de nieuwe looptijd en wat er moet veranderen.
Checklist
- Voorstel gelezen
- Verlengingscontract getekend
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Getekend door (verplicht)
- Startdatum nieuwe looptijd
- Wat moet er veranderen in de volgende looptijd
- 7
Werk contract en facturatie bij
Week 6Financieel manager · Team
Controleer de beslissing van de klant. Verlengt hij, zet dan de nieuwe fee in de facturatie en archiveer het getekende contract; vertrekt hij, noteer dan de einddatum en start een uitvoering voor klant-offboarding.
Checklist
- Beslissing van de klant gecontroleerd
- Nieuwe fee ingesteld in de facturatie
- Getekend contract gearchiveerd
In te vullen velden
- Link naar het getekende contract
- Nieuwe fee gaat in op
Klaar wanneer
De klant heeft de verlenging getekend of opgezegd, en de nieuwe fee, scope en startdatum, of de einddatum, zijn vastgelegd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Verlengingsschrijver
Maakt van de resultaten en het werk van de looptijd een eerste samenvatting en opzet van het voorstel.
Wat hij doet
- Leest de resultaten, het extra werk en de klantgezondheid uit stap 2
- Schrijft een samenvatting van de looptijd voor de klant
- Stelt een opzet op van het voorstel voor de volgende looptijd
- Legt beide vast in zijn stap
Gecontroleerd door: De accountdirector corrigeert beide en keurt de fee goed in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Begin ruim voor de opzegtermijn, met de resultaten van de looptijd op tafel. Deze uitvoering start twee maanden voor de einddatum, en stap 2 evalueert de resultaten voordat iemand over de prijs praat.
Laat de resultaten zien ten opzichte van de doelen in het contract, het geleverde werk en de goedgekeurde wijzigingen van de looptijd. Stap 2 legt ze vast, en in stap 3 maakt de verlengingsschrijver er een samenvatting van voor de klant.
Vergelijk de tijd die u echt hebt besteed met de fee, en leg de wijziging uit met het werk waarvoor hij betaalt. De checklist van stap 2 vergelijkt tijd met fee, en in stap 4 keurt de accountdirector de nieuwe fee goed en noteert hij de reden.
Beoordeel de gezondheid van de klant op resultaten, tevredenheid en extra werk, en kom in actie bij een zwakke score vóór het gesprek. Stap 2 legt de klantgezondheid vast, zodat de accountdirector klanten met risico ziet in stap 4.
Laat AI de samenvatting van de looptijd en de opzet van het voorstel opstellen uit wat uw team heeft vastgelegd, en houd de prijs bij een mens. De verlengingsschrijver stelt beide op in stap 3, en in stap 4 corrigeert de accountdirector ze en keurt hij de fee goed.
Vraag na het gesprek op één plek om de beslissing, de ondertekenaar en de startdatum. In stap 6 legt de klant die vast via de openbare link, en stap 7 werkt het contract en de facturatie bij op basis van die beslissing.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.