Marketingbureau · Klantbeheer
Klant-offboarding
Rond een klantrelatie netjes af, met elk account overgedragen en niets dat openblijft. De klant bevestigt via een openbare link dat hij zijn accounts en bestanden heeft overgenomen, de toegang van het bureau wordt op een vastgelegde datum ingetrokken, en de exitfeedback wordt lessen voor het team.
- Doorlooptijd: 2 tot 6 weken
- Hoe vaak: Voor elke klant die vertrekt
- Stappen: 9 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
De klant vraagt maanden later om zijn advertentieaccount, en niemand weet wie de eigenaar is.
Bureaugebruikers blijven lang na het contract op klantaccounts staan.
In de eindfactuur ontbreken uren of vooruitbetaald mediabudget.
De klant vertrekt en niemand leert waarom.
Met dit sjabloon
Elk account en bestand staat op de lijst, en de klant bevestigt zijn beheerdersrechten.
De toegang van het bureau wordt ingetrokken op een vastgelegde datum.
Finance rekent uren, kosten en mediabudget af in één eindfactuur.
De exitfeedback en de lessen staan in de uitvoering.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een klant zegt op of besluit niet te verlengen. De accountmanager start een uitvoering met de klantnaam en de laatste contractdag.
- 1
Bevestig de einddatum en het overdrachtsplan
Dag 1Accountmanager · Team
Bevestig de laatste contractdag met de klant, spreek af welke opleveringen nog worden afgemaakt, en informeer het team.
Checklist
- Opzegtermijn gecontroleerd
- Laatste opleveringen afgesproken
- Team geïnformeerd
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Laatste contractdag (verplicht)
- Reden van vertrek (verplicht)
- E-mail contactpersoon (verplicht)
- 2
Noteer elk account en bestand om over te dragen
Dag 1 tot 3Projectcoördinator · Team
Noteer de advertentieaccounts, analytics, socialmediaprofielen, domeinen en bestanden die het bureau voor de klant beheert, met wie nu de eigenaar is.
Checklist
- Advertentie- en analyticsaccounts genoteerd
- Socialmediaprofielen en domeinen genoteerd
- Definitieve en bronbestanden genoteerd
In te vullen velden
- Over te dragen accounts en bestanden (verplicht)
- Lopende campagnes en hun einddatum
- Link naar de klantmap (verplicht)
- 3
Stel de overdrachtssamenvatting op
Dag 3Overdrachtsschrijver · AI-agent
De overdrachtsschrijver stelt de samenvatting op uit de uitvoering: wat er is geleverd, de lopende campagnes, open punten, en elk account en bestand met de nieuwe eigenaar.
In te vullen velden
- Concept overdrachtssamenvatting (verplicht)
Gecontroleerd door: De accountmanager corrigeert en keurt de samenvatting goed in stap 4.
- 4
Keur de overdrachtssamenvatting goed en verstuur hem
Dag 4Accountmanager · Team
Toets de samenvatting aan de lijst met accounts en de campagnes, corrigeer en keur hem goed. Mail hem daarna naar de klant, samen met de openbare link.
Checklist
- Elk account en bestand genoteerd
- Lopende campagnes en einddata kloppen
- Open punten toegewezen
Goedkeuring: Er gaat niets naar de klant tot de accountmanager de overdrachtssamenvatting goedkeurt.
- 5
Klant neemt de accounts en bestanden over
Dag 5 tot 10Contactpersoon klant · Openbare link
Aan de hand van de overdrachtssamenvatting die de accountmanager heeft gemaild, bevestigt de klant via de openbare link dat hij beheerdersrechten heeft op elk account en de bestanden, en noemt hij de nieuwe eigenaar.
Checklist
- Beheerdersrechten op de advertentieaccounts bevestigd
- Beheerdersrechten op analytics bevestigd
- Definitieve en bronbestanden ontvangen
In te vullen velden
- E-mail nieuwe accounteigenaar (verplicht)
- Wat ontbreekt er nog
- 6
Stop de campagnes en trek de bureautoegang in
Laatste contractdagProjectcoördinator · Team
Pauzeer de lopende campagnes of draag ze over zoals afgesproken, en verwijder daarna elke bureaugebruiker, elk opgeslagen wachtwoord en elke freelancer uit de accounts en tools van de klant.
Checklist
- Campagnes gepauzeerd of overgedragen
- Bureaugebruikers uit elk account verwijderd
- Opgeslagen wachtwoorden gewist
- Toegang van freelancers ingetrokken
In te vullen velden
- Toegang ingetrokken op (verplicht)
- 7
Verstuur de eindfactuur
Na de laatste contractdagFinancieel manager · Team
Factureer de laatste uren en kosten, reken vooruitbetaald mediabudget af en stop de retainer in de facturatie.
Checklist
- Laatste uren en kosten opgenomen
- Vooruitbetaald mediabudget afgerekend
- Retainer gestopt in de facturatie
In te vullen velden
- Bedrag eindfactuur (verplicht)
- Eindfactuur betaald
- 8
Klant geeft exitfeedback
Na de laatste contractdagContactpersoon klant · Openbare link
Via de openbare link beoordeelt de klant de samenwerking met het bureau en zegt hij wat er anders had gemoeten.
In te vullen velden
- Beoordeling van de samenwerking (verplicht)
- Wat we anders hadden moeten doen
- 9
Sluit het account en deel de lessen
Verborgen voor de openbare linkTwee weken na het eindeAccountdirector · Team
Lees de feedback, leg de lessen voor het team vast en markeer de klant als oud-klant in het CRM.
Checklist
- Feedback gelezen
- Lessen gedeeld met het team
- Klant als oud-klant gemarkeerd in het CRM
In te vullen velden
- Lessen voor het team (verplicht)
- Open voor een nieuwe samenwerking
Klaar wanneer
De klant heeft beheerdersrechten op elk account en bestand, de toegang van het bureau is ingetrokken, de eindfactuur is verstuurd en de exitfeedback is vastgelegd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Overdrachtsschrijver
Stelt de overdrachtssamenvatting op die de klant aan het eind van het contract ontvangt.
Wat hij doet
- Leest de einddatum, de lijst met accounts en bestanden en de lopende campagnes in de uitvoering
- Noteert elk account en bestand met de nieuwe eigenaar
- Noteert wat er is geleverd en wat nog openstaat
- Legt het concept vast in zijn stap
Gecontroleerd door: De accountmanager corrigeert en keurt de samenvatting goed in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Draag alles over in een vaste volgorde: het plan, een overdrachtssamenvatting, de accounts, de toegang, de eindfactuur en feedback. Stap 1 tot 9 volgen die volgorde, en de klant bevestigt de overname en geeft feedback via een openbare link.
Noteer elk account dat het bureau beheert en laat de klant beheerdersrechten bevestigen voordat u die van uzelf intrekt. Stap 2 noteert de accounts, stap 5 legt de bevestiging van de klant vast, en pas daarna trekt stap 6 de toegang van het bureau in.
Verwijder elke bureaugebruiker, elk opgeslagen wachtwoord en elk freelanceraccount, en leg de datum vast. De checklist van stap 6 dekt elk van deze punten, en de datum staat in de uitvoering.
Wat er is geleverd, de lopende campagnes, open punten, en elk account en bestand met de nieuwe eigenaar. In stap 3 stelt de overdrachtsschrijver het op uit de uitvoering, en in stap 4 controleert de accountmanager het en keurt hij het goed voordat het naar de klant gaat.
Vraag het één keer, aan het eind, met een beoordeling en één open vraag. In stap 8 beoordeelt de klant het bureau via de openbare link en zegt hij wat er anders had gemoeten, en stap 9 maakt van de antwoorden lessen voor het team.
Reken uren, kosten en vooruitbetaald mediabudget af in één eindfactuur, en stop de retainer in de facturatie. De checklist van stap 7 dekt elk van deze punten voordat het account wordt gesloten.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.