Marketingbureau · Klantbeheer
Scopewijziging
Stop met gratis extra werk, zonder discussie met de klant over de scope. Elk verzoek wordt getoetst aan het contract, werk buiten de scope krijgt een goedgekeurde offerte voordat iemand begint, en de klant legt zijn beslissing vast via een openbare link.
- Doorlooptijd: 3 tot 7 dagen
- Hoe vaak: Voor elk verzoek buiten het contract
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Extra werk wordt als gunst gedaan en nooit gefactureerd.
Of iets binnen de scope valt, hangt af van wie de klant het vraagt.
Offertes gaan de deur uit zonder dat iemand de prijs of de capaciteit controleert.
Later kan niemand zeggen wie een wijziging heeft goedgekeurd.
Met dit sjabloon
Elk verzoek buiten de scope krijgt een offerte, en goedgekeurde wijzigingen gaan op de volgende factuur.
Elk verzoek wordt elke keer op dezelfde manier aan het contract getoetst.
De accountdirector keurt elke offerte goed voordat de klant hem ziet.
De beslissing van de klant en de goedkeurder staan in de uitvoering.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een klant vraagt om werk dat niet in de retainer of de opdrachtomschrijving staat. De accountmanager start een uitvoering met het verzoek zoals de klant het beschreef.
- 1
Leg het verzoek vast
Dag 1Accountmanager · Team
Leg het verzoek vast in de woorden van de klant, en wat de retainer of de opdrachtomschrijving voor dit onderdeel omvat.
Checklist
- Verzoek bevestigd met de klant
- Contract voor dit onderdeel nagekeken
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Het verzoek (verplicht)
- Wat het contract omvat (verplicht)
- Nodig op
- 2
Toets het verzoek aan de scope
Verborgen voor de openbare linkDag 1Scopecontroleur · AI-agent
De scopecontroleur vergelijkt het verzoek met wat het contract omvat, splitst het in werk binnen en buiten de scope en noteert de open vragen.
In te vullen velden
- Binnen de scope (verplicht)
- Buiten de scope (verplicht)
- Vragen aan de klant
Gecontroleerd door: De projectmanager toetst de splitsing aan het contract in stap 3.
- 3
Schat het werk buiten de scope
Verborgen voor de openbare linkDag 2 tot 3Projectmanager · Team
Toets de splitsing aan het contract en schat daarna de uren en de vroegste leverdatum met de mensen die het werk zouden doen.
Checklist
- Splitsing getoetst aan het contract
- Uren geschat met het team
- Gevolgen voor lopend werk genoteerd
In te vullen velden
- Geschatte uren (verplicht)
- Prijs (verplicht)
- Vroegste leverdatum (verplicht)
- Gevolgen voor lopend werk
- 4
Keur de offerte goed
Verborgen voor de openbare linkDag 3Accountdirector · Team
Toets de prijs aan de tarieven en de leverdatum aan de capaciteit van het team, en keur de offerte goed.
Checklist
- Prijs volgt de tarieven
- Leverdatum past bij de capaciteit van het team
- Lopende deadlines beschermd
Goedkeuring: Er gaat geen offerte naar de klant tot de accountdirector de prijs en de datum goedkeurt.
- 5
Verstuur de offerte
Dag 4Accountmanager · Team
Stuur de klant de offerte en de openbare link, en leg uit wat de wijziging toevoegt en wat ze verschuift.
Checklist
- Offerte verstuurd
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
- Deel binnen de scope bevestigd aan de klant
In te vullen velden
- Link naar de offerte (verplicht)
- 6
Klant keurt de offerte goed of wijst hem af
Dag 4 tot 7Contactpersoon klant · Openbare link
De klant leest de offerte die de accountmanager heeft gemaild, en legt via de openbare link vast of hij die goedkeurt of afwijst, wie heeft goedgekeurd en een inkoopordernummer als hij dat gebruikt.
Checklist
- Offerte gelezen
- Budgethouder akkoord
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Goedgekeurd door (verplicht)
- Inkoopordernummer
- 7
Plan het goedgekeurde werk in
Dag 7Projectmanager · Team
Controleer de beslissing van de klant. Is het goedgekeurd, zet het werk dan in de projectplanning en geef het team de nieuwe data door; is het afgewezen, noteer dat en rond de stap af.
Checklist
- Beslissing van de klant gecontroleerd
- Werk in de projectplanning gezet
- Nieuwe data aan het team doorgegeven
In te vullen velden
- Geplande startdatum
- 8
Zet de wijziging op de volgende factuur
Volgende factuurrondeFinancieel manager · Team
Zet de goedgekeurde wijziging op de volgende factuur van de klant met het inkoopordernummer, zodat extra werk wordt gefactureerd zodra het is afgesproken. Heeft de klant afgewezen, rond de stap dan af zonder factuurregel.
Checklist
- Factuurregel toegevoegd
- Inkoopordernummer op de factuur
- Prijs klopt met de goedgekeurde offerte
In te vullen velden
- Factuurmaand
Klaar wanneer
De klant heeft de offerte schriftelijk goedgekeurd of afgewezen, goedgekeurd werk is ingepland en staat op de volgende factuur, en de beslissing is vastgelegd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Scopecontroleur
Vergelijkt het verzoek van de klant met wat het contract omvat en splitst het in werk binnen en buiten de scope.
Wat hij doet
- Leest het verzoek en de contractscope uit stap 1
- Noteert welke delen binnen de scope vallen en welke niet
- Stelt de vragen op die het team moet beantwoorden om te kunnen schatten
- Legt het resultaat vast in zijn stap
Gecontroleerd door: De projectmanager toetst de splitsing aan het contract in stap 3.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Behandel elk verzoek buiten het contract als een wijziging met een eigen offerte en schriftelijke goedkeuring. Stap 2 splitst elk verzoek in werk binnen en buiten de scope, en er wordt niets ingepland tot de klant de offerte goedkeurt in stap 6.
Laat zien wat het contract omvat naast wat de klant vroeg, en bied voor de rest een prijs en een datum. Stap 1 legt beide vast, en de offerte in stap 5 legt uit wat de wijziging toevoegt en wat ze verschuift.
Schat de uren met de mensen die het werk doen, pas uw tarieven toe en laat een tweede persoon goedkeuren. Stap 3 legt de uren en de prijs vast, en stap 4 is de goedkeuringscontrole van de accountdirector voordat de offerte de deur uitgaat.
Laat AI het verzoek met het contract vergelijken en een splitsing voorstellen, en laat een mens beslissen. In stap 2 stelt de scopecontroleur de lijsten binnen en buiten de scope op, en in stap 3 toetst de projectmanager ze aan het contract.
Maak facturatie een stap van de wijziging, niet iets waar finance aan het eind van de maand van hoort. Stap 8 zet de goedgekeurde wijziging op de volgende factuur, met het inkoopordernummer uit stap 6.
Houd één uitvoering per wijzigingsverzoek bij, met de offerte, de beslissing en de naam van wie goedkeurde. Stap 6 legt de beslissing van de klant en de goedkeurder vast, zodat u bij de verlenging elke wijziging en de prijs kunt laten zien.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.