Marketingbureau · Klantbeheer
Maandelijks marketingrapport
Stuur elke retainerklant een gecontroleerd maandrapport, zonder het elke keer vanaf nul op te bouwen. De cijfers en de notities van het team gaan in vaste velden, een AI-agent stelt de samenvatting op, en de klant bepaalt via een openbare link de prioriteiten voor volgende maand.
- Doorlooptijd: 5 tot 8 werkdagen
- Hoe vaak: Elke maand, voor elke retainerklant
- Stappen: 7 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Elk rapport wordt vanaf nul opgebouwd, een paar dagen te laat.
Rapporten gaan de deur uit met cijfers die niemand met de platforms heeft vergeleken.
De klant leest het rapport, of niet, en er wordt niets besloten.
U merkt pas dat een klant ontevreden is als hij opzegt.
Met dit sjabloon
Cijfers en notities gaan in vaste velden, en een AI-agent stelt de samenvatting op.
De accountmanager controleert elk cijfer aan de hand van het dashboard voordat het rapport wordt verstuurd.
De klant bepaalt via de openbare link de prioriteiten voor volgende maand, en het gesprek legt de afgesproken acties vast.
De klant beoordeelt elke maand, en een lage beoordeling wordt dezelfde dag gemeld.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De maand is afgesloten. De accountmanager start voor elke retainerklant een uitvoering met de rapportagemaand.
- 1
Verzamel de cijfers van de maand
Dag 1 tot 2Marketinganalist · Team
Werk het rapportagedashboard bij met de resultaten van de maand uit de advertentieplatforms, analytics en het CRM, en noteer hier de belangrijkste cijfers.
Checklist
- Elk actief kanaal opgenomen
- Cijfers kloppen met de platforms
- Gaten in de tracking genoteerd
In te vullen velden
- Rapportagemaand (verplicht)
- Link naar het rapportagedashboard (verplicht)
- Uitgaven deze maand (verplicht)
- Resultaten ten opzichte van het doel (verplicht)
- 2
Noteer het gedane werk en wat er veranderde
Dag 2Campagnemanager · Team
Noteer wat het team deze maand heeft geleverd, welke tests er liepen en wat buiten de invloed van het bureau de resultaten heeft beïnvloed.
Checklist
- Werk van elk kanaal toegevoegd
- Testresultaten genoteerd
In te vullen velden
- Geleverd werk deze maand (verplicht)
- Tests en wijzigingen
- Externe factoren
- 3
Stel de samenvatting van het rapport op
Dag 3Rapportschrijver · AI-agent
De rapportschrijver stelt de samenvatting op: resultaten ten opzichte van het doel, wat ze heeft veroorzaakt, het geleverde werk en drie aanbevelingen voor volgende maand.
In te vullen velden
- Conceptsamenvatting (verplicht)
- Conceptaanbevelingen (verplicht)
Gecontroleerd door: De accountmanager controleert de cijfers en keurt het rapport goed in stap 4.
- 4
Controleer en keur het rapport goed
Verborgen voor de openbare linkDag 4Accountmanager · Team
Controleer elk cijfer in de samenvatting aan de hand van het dashboard, corrigeer de tekst en keur het rapport goed.
Checklist
- Cijfers kloppen met het dashboard
- Zwakke resultaten toegelicht, niet verstopt
- Aanbevelingen passen binnen het budget
Goedkeuring: Het rapport wordt pas verstuurd als de accountmanager het goedkeurt.
- 5
Verstuur het rapport en plan het evaluatiegesprek
Dag 5Accountmanager · Team
Mail de klant het goedgekeurde rapport samen met de openbare link, zodat hij de maand kan beoordelen en de vragen kan beantwoorden vóór het gesprek.
Checklist
- Rapport verstuurd
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
- Evaluatiegesprek gepland
In te vullen velden
- Datum evaluatiegesprek (verplicht)
- 6
Klant beoordeelt de maand en bepaalt prioriteiten
Dag 5 tot 7Contactpersoon klant · Openbare link
Via de openbare link beoordeelt de klant de maand, noteert hij komende acties, lanceringen of budgetwijzigingen, en noemt hij zijn prioriteiten voor volgende maand.
Checklist
- Rapport gelezen
- Budget voor volgende maand bevestigd
In te vullen velden
- Beoordeling van deze maand (verplicht)
- Komende acties en wijzigingen
- Prioriteiten voor volgende maand (verplicht)
- Vragen voor het gesprek
- 7
Houd het evaluatiegesprek en spreek het plan voor volgende maand af
Dag 8Accountmanager · Team
Bespreek het rapport, de beoordeling en de prioriteiten van de klant, en spreek de acties voor volgende maand af. Meld een lage beoordeling dezelfde dag bij de accountdirector.
Checklist
- Aanbevelingen besproken
- Prioriteiten van de klant afgesproken
- Acties verdeeld in het team
- Lage beoordeling gemeld bij de accountdirector
In te vullen velden
- Afgesproken acties voor volgende maand (verplicht)
- Budget voor volgende maand (verplicht)
Klaar wanneer
De klant heeft het goedgekeurde rapport, heeft de maand beoordeeld en de prioriteiten voor volgende maand bepaald, en de afgesproken acties staan vast.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Rapportschrijver
Maakt van de cijfers van de maand en de notities van het team een eerste samenvatting met aanbevelingen.
Wat hij doet
- Leest de cijfers en notities uit stap 1 en 2
- Schrijft de samenvatting in het format uit de instructies van zijn stap
- Stelt aanbevelingen voor volgende maand op
- Rondt zijn stap af, zodat de beoordeling kan beginnen
Gecontroleerd door: De accountmanager controleert de cijfers en keurt het rapport goed in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Verzamel de cijfers en de notities van het team in vaste velden, en stel de samenvatting daaruit op. Stap 1 en 2 leggen de resultaten en het gedane werk vast, en in stap 3 stelt de rapportschrijver de samenvatting op die de accountmanager controleert.
Resultaten ten opzichte van het doel, wat ze heeft veroorzaakt, het geleverde werk en aanbevelingen voor volgende maand. Stap 3 stelt precies die onderdelen op, en de checklist van stap 4 zorgt dat elk cijfer klopt met het dashboard.
Laat iemand de samenvatting naast het brondashboard leggen voordat het rapport de deur uitgaat. In stap 4 controleert de accountmanager elk cijfer aan de hand van het dashboard, en versturen blijft vergrendeld tot hij het rapport goedkeurt.
Zeg wat er gebeurde, waarom, en wat u gaat veranderen, in het rapport zelf en niet alleen in het gesprek. De checklist van stap 4 vraagt de accountmanager zwakke resultaten toe te lichten, en stap 7 legt de afgesproken acties voor volgende maand vast.
Vraag elke maand om een beoordeling en kom direct in actie bij een lage score. In stap 6 beoordeelt de klant de maand via de openbare link, en in stap 7 wordt een lage beoordeling dezelfde dag gemeld bij de accountdirector.
Stel elke maand dezelfde vragen, op dezelfde plek, vóór het evaluatiegesprek. In stap 6 noteert de klant via de openbare link komende acties, lanceringen en budgetwijzigingen, en stap 7 verwerkt ze in het plan voor volgende maand.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.