Recruitmentbureau · Werving en selectie
Referentiecheck van kandidaten
Neem referenties met toestemming van de kandidaat, stel elke referent dezelfde vragen en stuur de klant een rapport dat iemand heeft gecontroleerd. De kandidaat noemt zijn referenten via een openbare link, en het rapport gaat pas naar de klant nadat de accountmanager het heeft goedgekeurd.
- Doorlooptijd: 3 tot 7 dagen
- Hoe vaak: Voor elke kandidaat die de aanbodfase bereikt
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Referenten en toestemming worden aan de telefoon afgesproken en nergens vastgelegd.
Elke recruiter stelt referenten andere vragen.
Een kritisch punt van een referent bereikt de klant voordat de kandidaat is gehoord.
Er gaat een rapport met een ongecontroleerde bewering naar de klant.
Met dit sjabloon
De kandidaat noemt zijn referenten en geeft toestemming via de openbare link.
Elk referentiegesprek volgt dezelfde checklist en legt de antwoorden vast.
De reactie van de kandidaat wordt vastgelegd en staat in het rapport naast het punt.
Een AI-agent schrijft het rapport, en het gaat pas uit nadat de accountmanager het heeft goedgekeurd.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De klant wil een aanbod doen, onder voorbehoud van referenties. De recruiter start een uitvoering met de kandidaat, de functie en de referenties die de klant wil.
- 1
Vraag de kandidaat om referenten
Dag 1Recruiter · Team
Stuur de kandidaat de openbare link met een bericht welke referenties de klant wil, bijvoorbeeld zijn laatste twee leidinggevenden.
Checklist
- Kandidaat weet welke referenties nodig zijn
- Openbare link naar de kandidaat gestuurd
In te vullen velden
- Naam kandidaat (verplicht)
- Functie en klant (verplicht)
- Referenties die de klant wil (verplicht)
- 2
Kandidaat noemt referenten en geeft toestemming
Dag 1 tot 2Kandidaat · Openbare link
Via de openbare link noemt de kandidaat elke referent, met hoe ze samenwerkten en de contactgegevens, en geeft hij toestemming om contact op te nemen.
Checklist
- Referenten weten dat ze gebeld worden
- Contactgegevens gecontroleerd
In te vullen velden
- Referenten, relatie en contactgegevens (verplicht)
- Toestemming om deze referenten te benaderen (verplicht)
- Referenten die pas na een aanbod benaderd mogen worden
- 3
Neem de referenties af
Verborgen voor de openbare linkDag 2 tot 5Recruiter · Team
Bel elke referent, controleer wie hij is en hoe hij met de kandidaat werkte, stel elke keer dezelfde vragen en leg de antwoorden vast. Reageert een referent niet, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer wie.
Checklist
- Identiteit en relatie van de referent gecontroleerd
- Data en functietitel bevestigd
- Elke referent dezelfde vragen gesteld
In te vullen velden
- Aantal bereikte referenten (verplicht)
- Antwoorden per referent (verplicht)
- 4
Bespreek kritische punten met de kandidaat
Dag 5Recruiter · Team
Levert een referentie een kritisch punt op of klopt die niet met wat de kandidaat vertelde, bespreek het dan met de kandidaat en leg zijn reactie vast.
Checklist
- Antwoorden vergeleken met de screeningsnotities
- Kandidaat gehoord over elk punt
In te vullen velden
- Kritische punten
- Reactie van de kandidaat
- 5
Schrijf het referentierapport
Dag 5Referentiesamenvatter · AI-agent
De referentiesamenvatter zet de vastgelegde antwoorden om in een rapport per referent in uw standaardformat, voegt de reactie van de kandidaat op elk punt toe en signaleert waar antwoorden niet overeenkomen.
In te vullen velden
- Concept referentierapport (verplicht)
Gecontroleerd door: De accountmanager controleert het rapport aan de hand van de vastgelegde antwoorden en keurt het goed in stap 6.
- 6
Controleer en keur het rapport goed
Verborgen voor de openbare linkDag 6Accountmanager · Team
Vergelijk het rapport met de vastgelegde antwoorden, haal weg wat een referent niet heeft gezegd of wat de klant niet nodig heeft, en keur het goed.
Checklist
- Rapport klopt met de vastgelegde antwoorden
- Verschillen toegelicht
- Geen persoonsgegevens buiten wat de klant nodig heeft
Goedkeuring: Het rapport gaat pas naar de klant nadat de accountmanager het heeft goedgekeurd.
- 7
Stuur het rapport naar de klant
Dag 6Accountmanager · Team
Stuur het goedgekeurde rapport alleen naar de hiring manager, en laat de kandidaat weten dat de referenties rond zijn.
Checklist
- Rapport naar de hiring manager gestuurd
- Kandidaat weet dat de referenties rond zijn
In te vullen velden
- Verzonden op (verplicht)
- 8
Leg de beslissing van de klant vast
Week 2Accountmanager · Team
Leg vast of de klant het aanbod doorzet, en laat de kandidaat de uitkomst weten.
Checklist
- Beslissing bevestigd met de hiring manager
- Kandidaat kent de uitkomst
In te vullen velden
- Beslissing van de klant (verplicht)
- Reden, als het aanbod niet doorgaat
Klaar wanneer
De klant heeft het goedgekeurde referentierapport en heeft over het aanbod beslist, met de toestemming van de kandidaat en de antwoorden van elke referent in de uitvoering.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Referentiesamenvatter
Zet de vastgelegde antwoorden van de referenten om in een referentierapport in uw standaardformat.
Wat hij doet
- Leest de antwoorden van de referenten en de reactie van de kandidaat in de uitvoering
- Schrijft een onderdeel per referent in het format uit de instructies van zijn stap
- Signaleert data, functietitels of antwoorden die niet overeenkomen
- Rondt zijn stap af, zodat de accountmanager het kan controleren
Gecontroleerd door: De accountmanager controleert het rapport aan de hand van de vastgelegde antwoorden en keurt het goed in stap 6.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Controleer wie elke referent is, stel iedere referent dezelfde vragen en leg de antwoorden dezelfde dag vast. Stap 3 geeft de recruiter een vaste checklist voor elk gesprek en legt de antwoorden vast in de uitvoering.
Laat de kandidaat zijn referenten noemen en schriftelijk toestemming geven voordat u iemand belt. In stap 2 noemt de kandidaat zijn referenten en vinkt hij de toestemming aan via de openbare link, en hij kan aangeven wie u pas na een aanbod mag bellen.
Bespreek het punt met de kandidaat voordat de klant het ziet, en leg beide kanten vast. Stap 4 legt het punt en de reactie van de kandidaat vast, en het rapport uit stap 5 neemt beide op.
Keur elk rapport goed aan de hand van de vastgelegde antwoorden voordat het wordt verstuurd. Stap 6 is een goedkeuringscontrole: het rapport blijft bij de accountmanager tot hij het goedkeurt, en pas daarna verstuurt stap 7 het.
Laat AI de vastgelegde antwoorden in uw rapportformat zetten, en laat een mens het controleren aan de hand van de notities. De referentiesamenvatter schrijft het rapport in stap 5 en signaleert antwoorden die niet overeenkomen, en de accountmanager corrigeert en keurt het goed in stap 6.
Bewaar de toestemming, de antwoorden en de goedkeuring van elke check op één plek. De uitvoering legt de toestemming van de kandidaat vast in stap 2, de antwoorden van de referenten in stap 3 en de goedkeuring van de accountmanager in stap 6, elk met naam en tijdstip.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.