Recruitmentbureau · Werving en selectie
Plaatsing van kandidaten
Breng elke vacature op dezelfde manier van intakegesprek naar geaccepteerd aanbod, zonder ongecontroleerde cv's of feedback die uitblijft. De hiring manager bevestigt het profiel en legt feedback op gesprekken vast via een openbare link, en er gaat geen profiel naar de klant voordat de shortlist is goedgekeurd.
- Doorlooptijd: 3 tot 6 weken
- Hoe vaak: Voor elke nieuwe vacature
- Stappen: 10 stappen
- AI-agents: 2 AI-agents
- Goedkeuringen: 2 goedkeuringen
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Elke recruiter doet de intake anders, en na twee weken sourcen blijkt het profiel niet te kloppen.
Er gaat een cv uit voordat iemand toestemming of eerdere voordrachten heeft gecontroleerd.
Feedback op gesprekken blijft een week in de inbox van de hiring manager liggen.
Functieprofielen, vacatureteksten en kandidaatprofielen worden voor elke vacature opnieuw geschreven.
Met dit sjabloon
Elke vacature begint met dezelfde intake, en de hiring manager bevestigt het profiel voordat het sourcen begint.
Toestemming en eerdere voordrachten worden gecontroleerd, en er gaat niets uit voordat de shortlist is goedgekeurd.
De hiring manager legt feedback vast via de openbare link, en de open stap laat zien wie aan zet is.
AI-agents stellen ze op uit de intake- en screeningsnotities, en een mens controleert elk concept.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een klant gaat akkoord met de voorwaarden voor een nieuwe vacature. De accountmanager start een uitvoering met de klant, de functietitel en de beoogde startdatum.
- 1
Voer het intakegesprek
Dag 1Accountmanager · Team
Loop de functie door met de hiring manager: wat de persoon gaat doen, de onmisbare vaardigheden, de salarisrange en de gespreksrondes. Leg de antwoorden vast in de uitvoering.
Checklist
- Feeafspraken voor deze vacature bevestigd
- Beoogde startdatum afgesproken
- Contactgegevens hiring manager vastgelegd
In te vullen velden
- Functietitel (verplicht)
- Salarisrange (verplicht)
- Onmisbare vaardigheden en ervaring (verplicht)
- Gespreksrondes (verplicht)
- 2
Stel het functieprofiel en de vacaturetekst op
Dag 1Profielschrijver · AI-agent
De profielschrijver maakt van de intakeantwoorden een functieprofiel voor de hiring manager en een vacaturetekst voor kandidaten, en zet de vragen op een rij die na de intake nog openstaan.
In te vullen velden
- Concept functieprofiel (verplicht)
- Concept vacaturetekst (verplicht)
Gecontroleerd door: De accountmanager corrigeert en keurt het profiel en de vacaturetekst goed in stap 3.
- 3
Controleer het profiel en stuur het naar de hiring manager
Dag 2Accountmanager · Team
Corrigeer het conceptprofiel en de vacaturetekst aan de hand van uw intakenotities, keur ze goed en mail het goedgekeurde profiel met de openbare link naar de hiring manager.
Checklist
- Salarisrange en eisen kloppen met de intake
- Vacaturetekst is neutraal en inclusief geformuleerd
- Profiel en openbare link naar de hiring manager gestuurd
Goedkeuring: De stap van de hiring manager blijft vergrendeld tot de accountmanager het profiel goedkeurt.
- 4
Hiring manager bevestigt het profiel
Dag 2 tot 3Hiring manager · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de hiring manager het profiel dat de accountmanager mailde, of noteert hij wat er moet veranderen, en noemt hij wie er per ronde in het gesprek zit.
Checklist
- Profiel gelezen
- Salarisrange bevestigd
In te vullen velden
- Gesprekspanel per ronde (verplicht)
- Wijzigingen in het profiel
- 5
Kandidaten sourcen en screenen
Verborgen voor de openbare linkWeek 1 tot 2Senior recruiter · Team
Zoek in uw database, uw netwerk en via de vacaturetekst, en screen elke kandidaat telefonisch of via video. Schrijf screeningsnotities voor elke kandidaat die u wilt voordragen.
Checklist
- Salarisverwachting bevestigd
- Opzegtermijn bevestigd
- Toestemming voor voordracht bij deze klant vastgelegd
- Nog niet bij deze klant voorgedragen
In te vullen velden
- Aantal gescreende kandidaten
- Screeningsnotities voor de shortlist (verplicht)
- 6
Schrijf de kandidaatprofielen
Week 2Kandidaatprofielschrijver · AI-agent
De kandidaatprofielschrijver maakt van de screeningsnotities een kort profiel per kandidaat: ervaring per onmisbare eis, salarisverwachting, opzegtermijn en open punten. Hij rangschikt of wijst niemand af.
In te vullen velden
- Concept kandidaatprofielen (verplicht)
Gecontroleerd door: De managing director controleert in stap 7 elk profiel aan de hand van de screeningsnotities, voordat hij de shortlist goedkeurt.
- 7
Keur de shortlist goed
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Managing director · Team
Controleer elk profiel aan de hand van de screeningsnotities en het functieprofiel, corrigeer wat niet klopt en keur de shortlist goed die naar de klant gaat.
Checklist
- Toestemming vastgelegd voor elke kandidaat
- Profielen kloppen met de screeningsnotities
- Elke onmisbare eis gedekt of gesignaleerd
In te vullen velden
- Aantal kandidaten op de shortlist (verplicht)
Goedkeuring: Er gaat geen profiel of cv naar de klant tot de managing director de shortlist goedkeurt.
- 8
Draag de shortlist voor en plan de gesprekken
Week 3Accountmanager · Team
Stuur de goedgekeurde profielen en cv's naar de hiring manager, leg de datum vast als bewijs van voordracht en spreek gespreksmomenten af met het panel.
Checklist
- Profielen en cv's verstuurd
- Gespreksmomenten afgesproken
- Kandidaten voorbereid op hun gesprek
In te vullen velden
- Datum van voordracht (verplicht)
- Gespreksdata per kandidaat
- 9
Hiring manager legt feedback op de gesprekken vast
Week 3 tot 4Hiring manager · Openbare link
Via de openbare link legt de hiring manager na elke ronde feedback op elke kandidaat vast en beslist hij wie doorgaat. Zolang feedback ontbreekt, zet de accountmanager de uitvoering op geblokkeerd.
In te vullen velden
- Feedback per kandidaat (verplicht)
- Beslissing (verplicht)
- Voorkeurskandidaat
- 10
Spreek het aanbod af en bevestig de plaatsing
Week 5Accountmanager · Team
Spreek de voorwaarden van het aanbod af met de klant en de kandidaat, leg het geaccepteerde aanbod en de startdatum vast, en laat de andere kandidaten de uitkomst weten.
Checklist
- Voorwaarden met beide kanten afgesproken
- Kandidaat heeft schriftelijk geaccepteerd
- Startdatum met de klant bevestigd
- Andere kandidaten op de hoogte gebracht
In te vullen velden
- Geplaatste kandidaat (verplicht)
- Afgesproken salaris (verplicht)
- Startdatum (verplicht)
- Link naar de getekende acceptatie
Klaar wanneer
De kandidaat heeft het aanbod geaccepteerd en de startdatum staat vast, met elke voordracht, goedkeuring en alle feedback van de klant in de uitvoering.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Profielschrijver
Maakt van de intakeantwoorden een functieprofiel voor de hiring manager en een vacaturetekst voor kandidaten.
Wat hij doet
- Leest de functiegegevens die bij de intake zijn vastgelegd
- Volgt het format voor profiel en vacaturetekst uit de instructies van zijn stap
- Schrijft beide concepten in zijn stap
- Zet de vragen op een rij die na de intake nog openstaan
Gecontroleerd door: De accountmanager corrigeert en keurt het profiel en de vacaturetekst goed in stap 3.
Kandidaatprofielschrijver
Vat de screeningsnotities van de recruiter samen in een kort profiel per kandidaat, zonder iemand te rangschikken of af te wijzen.
Wat hij doet
- Leest de screeningsnotities en het functieprofiel in de uitvoering
- Zet de ervaring van elke kandidaat naast de onmisbare vaardigheden
- Schrijft de conceptprofielen in zijn stap
- Signaleert een ontbrekende salarisverwachting, opzegtermijn of toestemming
Gecontroleerd door: De managing director controleert in stap 7 elk profiel aan de hand van de screeningsnotities, voordat hij de shortlist goedkeurt.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Geef elke vacature dezelfde stappen, van intakegesprek tot geaccepteerd aanbod, met elke keer dezelfde vragen en controles. Dit sjabloon doorloopt stap 1 tot 10 voor elke vacature, en de uitvoering laat zien wie welke stap wanneer heeft afgerond.
Mail het profiel ter bevestiging naar de hiring manager, voordat uw recruiters tijd in sourcing steken. In stap 4 bevestigt de hiring manager het profiel en noemt hij het gesprekspanel via de openbare link, en het sourcen in stap 5 vertrekt vanuit dat bevestigde profiel.
Maak toestemming een checklistpunt voor elke kandidaat, en keur de shortlist goed voordat er iets uitgaat. Stap 5 legt de toestemming voor voordracht bij deze klant vast, en stap 7 is een goedkeuringscontrole: er gaat geen profiel of cv naar de klant tot de managing director de shortlist goedkeurt.
Controleer of de kandidaat nog niet bij deze klant is voorgedragen, en leg de datum van uw voordracht vast. Stap 5 controleert eerdere voordrachten, en stap 8 legt de datum van voordracht vast in de uitvoering als bewijs.
Geef de hiring manager één plek om feedback op elke kandidaat vast te leggen, en maak een ontbrekend antwoord zichtbaar. In stap 9 legt de hiring manager feedback en een beslissing vast via de openbare link, en zolang die stap openstaat zet de accountmanager de uitvoering op geblokkeerd, met de reden.
Laat AI teksten opstellen op basis van wat uw team heeft vastgelegd, en houd elke beslissing over een kandidaat bij een mens. De profielschrijver maakt in stap 2 het functieprofiel en de vacaturetekst en de kandidaatprofielschrijver vat in stap 6 de screeningsnotities samen, terwijl de managing director in stap 7 over de shortlist beslist.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.