Recruitmentbureau · Compliance
Onboarding en compliance van flexkrachten
Breng elke flexkracht van geaccepteerde opdracht naar de eerste werkdag, met identiteit, recht om te werken, referenties en de screening van de klant gecontroleerd en goedgekeurd. De flexkracht bevestigt zijn gegevens via een openbare link, en salarisadministratie en startbevestiging blijven vergrendeld tot de compliance manager goedkeurt.
- Doorlooptijd: 3 tot 10 dagen
- Hoe vaak: Voor elke nieuwe opdracht van een flexkracht
- Stappen: 10 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Gegevens, referenten en toestemming komen in stukjes binnen via e-mail en sms.
Een flexkracht begint op maandag terwijl een referentie of ID-controle nog openstaat.
Dossiers worden uit het hoofd gecontroleerd, zodat een ontbrekende check of aflopende vergunning erdoor glipt.
De eerste urenstaat is te laat omdat niemand de fiatteur heeft ingesteld.
Met dit sjabloon
De flexkracht bevestigt alles via één openbare link vóór dag één.
Salarisadministratie en startbevestiging blijven vergrendeld tot de compliance manager goedkeurt.
Een AI-agent zet ontbrekende en aflopende checks op een rij, en de compliance manager lost ze op.
Urenregistratie en fiatteur zijn ingericht vóór de startdatum.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een flexkracht accepteert een opdracht via uw bureau. De recruiter start een uitvoering met de flexkracht, de klant, de startdatum en de checks die de klant eist.
- 1
Leg de opdracht vast en stuur de flexkracht zijn link
Dag 1Recruiter · Team
Leg de opdracht vast die met de klant is afgesproken en de checks die de klant eist, en stuur de flexkracht de openbare link met een bericht over die checks en wat hij vóór dag één moet doen.
Checklist
- Voorwaarden van de opdracht bevestigd met de klant
- Openbare link naar de flexkracht gestuurd
In te vullen velden
- Flexkracht en klant (verplicht)
- Startdatum (verplicht)
- Verwachte einddatum
- Checks die de klant eist (verplicht)
- 2
Flexkracht bevestigt gegevens en toestemming
Dag 1 tot 3Flexkracht · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de flexkracht hoe hij bereikbaar is en in welke vorm hij werkt, via uw verloning of via zijn eigen bedrijf, noemt hij twee referenten en geeft hij toestemming voor de checks.
Checklist
- Identiteitsdocumenten klaar om te tonen
- Referenten akkoord met contact
In te vullen velden
- Mobiel nummer (verplicht)
- Werkvorm (verplicht)
- Referenten en hun contactgegevens (verplicht)
- Toestemming voor de checks vóór de start (verplicht)
- 3
Controleer identiteit en recht om te werken
Dag 2 tot 4Compliance officer · Team
Bekijk de originele documenten met de flexkracht, persoonlijk of via video waar de regels dat toestaan, en leg de controle vast. Bewaar kopieën in uw compliancesysteem, niet in de uitvoering.
Checklist
- Originele documenten gezien
- Kopie opgeslagen in het compliancesysteem
- Nieuwe controle gepland als de vergunning afloopt
In te vullen velden
- Datum van de controle (verplicht)
- Type document (verplicht)
- Vergunning geldig tot
- 4
Neem referenties af en voer de checks van de klant uit
Verborgen voor de openbare linkDag 2 tot 7Compliance officer · Team
Neem contact op met de referenten en voer elke check uit die de klant eist, zoals een VOG of een controle van diploma's, en leg de uitkomst van elke check vast.
Checklist
- Referenties afgenomen
- Elke door de klant geëiste check uitgevoerd
In te vullen velden
- Uitkomst referenties (verplicht)
- Uitgevoerde checks (verplicht)
- Notities bij de checks
- 5
Controleer of het dossier compleet is
Dag 7Compliancecontroleur · AI-agent
De compliancecontroleur vergelijkt de checks uit stap 3 en 4 met de checks die de klant eist, en noemt alles wat ontbreekt, tijdens de opdracht afloopt of onduidelijk is.
In te vullen velden
- Rapport volledigheid (verplicht)
Gecontroleerd door: De compliance manager lost de gaten op en keurt de flexkracht goed in stap 6.
- 6
Keur de start van de flexkracht goed
Dag 8Compliance manager · Team
Lees het rapport, los de genoemde gaten op en keur de flexkracht goed voor deze opdracht.
Checklist
- Recht om te werken geldig voor de hele opdracht
- Referenties akkoord
- Elke door de klant geëiste check afgerond
Goedkeuring: Salarisadministratie en startbevestiging blijven vergrendeld tot de compliance manager de flexkracht goedkeurt.
- 7
Richt verloning en urenregistratie in
Dag 8Salarisadministrateur · Team
Zet de flexkracht in de salarisadministratie met het afgesproken tarief, verzamel bankgegevens in uw salarissysteem en richt de urenregistratie in met de fiatteur van de klant.
Checklist
- Bankgegevens verzameld in het salarissysteem
- Urenregistratie ingericht
In te vullen velden
- Uurtarief (verplicht)
- E-mail van de fiatteur van de uren (verplicht)
- Personeelsnummer
- 8
Bevestig de start met de klant
Dag 9Recruiter · Team
Laat de klant weten dat de flexkracht mag beginnen, bevestig begintijd, plaats en het aanspreekpunt voor de eerste dag, en stuur die gegevens met de uitleg over de urenregistratie naar de flexkracht.
Checklist
- Klant weet dat de flexkracht is goedgekeurd
- Startgegevens en urenregistratie naar de flexkracht gestuurd
In te vullen velden
- Begintijd en plaats (verplicht)
- Aanspreekpunt bij de klant op de eerste dag (verplicht)
- 9
Flexkracht bevestigt dat hij klaar is voor dag één
Dag 9Flexkracht · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de flexkracht de startafspraken en de uitleg over de urenregistratie die de recruiter stuurde, en noteert hij vragen voordat hij begint.
Checklist
- Begintijd en plaats bevestigd
- Urenregistratie begrepen
In te vullen velden
- Vragen voor de start
- 10
Check-in na de eerste dag
Eerste werkdagRecruiter · Team
Bel de flexkracht na zijn eerste dag en leg vast wat er met de klant opgelost moet worden.
Checklist
- Flexkracht gebeld
- Problemen doorgegeven aan de klant
In te vullen velden
- Notities eerste dag (verplicht)
Klaar wanneer
Elke check vóór de start is goedgekeurd, salaris en urenregistratie zijn ingericht, en de flexkracht is begonnen met de afspraken voor de eerste dag bevestigd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Compliancecontroleur
Vergelijkt de checks in de uitvoering met wat de klant eist, en zet op een rij wat ontbreekt.
Wat hij doet
- Leest de eisen van de klant en de checks uit eerdere stappen
- Vergelijkt vervaldata met de looptijd van de opdracht
- Noemt ontbrekende, aflopende of onduidelijke punten
- Schrijft het rapport in zijn stap
Gecontroleerd door: De compliance manager lost de gaten op en keurt de flexkracht goed in stap 6.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Doorloop per opdracht één onboarding, van geaccepteerde opdracht tot eerste werkdag, waarbij de flexkracht zijn eigen stappen afrondt. Dit sjabloon doorloopt stap 1 tot 10 voor elke flexkracht, en de uitvoering laat zien wie wat heeft gecontroleerd en goedgekeurd.
Stuur de flexkracht één link met alles wat u vóór dag één nodig hebt. In stap 2 bevestigt de flexkracht via de openbare link zijn contactgegevens, zijn werkvorm, zijn referenten en zijn toestemming.
Bekijk de originele documenten zelf, leg vast wie ze wanneer heeft gecontroleerd en plan een nieuwe controle als de vergunning afloopt. Stap 3 legt de datum, het type document en een eventuele vervaldatum vast, terwijl kopieën in uw compliancesysteem blijven.
Laat de start afhangen van een compliancegoedkeuring, niet van de datum in de agenda. Stap 6 is een goedkeuringscontrole: salarisadministratie en startbevestiging blijven vergrendeld tot de compliance manager de flexkracht goedkeurt.
Laat AI het dossier op gaten controleren en laat de goedkeuring bij een mens. In stap 5 zet de compliancecontroleur ontbrekende, aflopende of onduidelijke checks naast de eisen van de klant, en in stap 6 lost de compliance manager ze op en beslist.
Richt salaris en de fiatteur van de uren in vóór de start, en bevestig de urenregistratie met de flexkracht. Stap 7 legt het uurtarief en de fiatteur bij de klant vast, en in stap 9 bevestigt de flexkracht via de openbare link dat hij weet hoe hij zijn uren indient.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.