Recruitmentbureau · Compliance
AVG-verzoek van een kandidaat
Beantwoord het verzoek van een kandidaat om zijn persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen, op tijd en volledig. De kandidaat bevestigt via een openbare link wat het verzoek omvat, elk systeem wordt doorzocht, en er wordt niets verstuurd of verwijderd tot de privacy officer het antwoord goedkeurt.
- Doorlooptijd: Maximaal een maand
- Hoe vaak: Voor elk AVG-verzoek van een kandidaat
- Stappen: 10 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Verzoeken komen in de inbox van een recruiter terecht en worden vergeten.
Iemand doorzoekt de database en mist oude e-mails en spreadsheets.
Gegevens worden verwijderd voordat iemand heeft gekeken wat bewaard moet blijven.
Elk antwoord wordt vanaf nul geschreven.
Met dit sjabloon
Elk verzoek wordt op de dag van ontvangst geregistreerd met zijn uiterste datum.
De zoektocht dekt elk systeem en elke klant aan wie de kandidaat is voorgesteld.
Er wordt niets verwijderd tot de privacy officer het antwoord goedkeurt.
Een AI-agent stelt het antwoord op uit de bevindingen, en de privacy officer controleert het.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een kandidaat vraagt de persoonsgegevens die u van hem hebt in te zien, te corrigeren of te verwijderen. De privacy officer start een uitvoering met het verzoek en de datum van ontvangst.
- 1
Registreer het verzoek
Dag 1Privacy officer · Team
Leg vast wie het vraagt, om wat voor verzoek het gaat en wanneer het binnenkwam, stel de uiterste datum vast en stuur de kandidaat de openbare link.
Checklist
- Ontvangst bevestigd aan de kandidaat
- Openbare link naar de kandidaat gestuurd
In te vullen velden
- Naam kandidaat (verplicht)
- Soort verzoek (verplicht)
- Datum van ontvangst (verplicht)
- Antwoord uiterlijk op (verplicht)
- 2
Kandidaat bevestigt het verzoek
Dag 1 tot 3Kandidaat · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de kandidaat wat het verzoek omvat en onder welke e-mailadressen en telefoonnummers hij bekend kan zijn, zodat elk gegeven gevonden wordt.
Checklist
- Inhoud van het verzoek bevestigd
- Contactgegevens voor het antwoord bevestigd
In te vullen velden
- Wat het verzoek omvat (verplicht)
- Gebruikte e-mailadressen (verplicht)
- Gebruikte telefoonnummers
- 3
Controleer de identiteit van de kandidaat
Dag 2 tot 4Privacy officer · Team
Stel vast dat de persoon die het vraagt de kandidaat is, waar mogelijk met gegevens die u al hebt, voordat er iets wordt doorzocht of gedeeld.
Checklist
- Identiteit bevestigd met gegevens uit het dossier
- Niet meer identiteitsbewijs gevraagd dan nodig
In te vullen velden
- Hoe de identiteit is gecontroleerd (verplicht)
- 4
Zoek de gegevens van de kandidaat in elk systeem
Week 1Recruitmentcoördinator · Team
Doorzoek het recruitmentsysteem, inboxen, gedeelde mappen, spreadsheets en accounts op vacaturesites, en zet op een rij wat u hebt, waar, en welke klanten het hebben ontvangen.
Checklist
- Recruitmentsysteem doorzocht
- Inboxen en gedeelde mappen doorzocht
- Spreadsheets en vacaturesites doorzocht
In te vullen velden
- Gevonden gegevens en vindplaats (verplicht)
- Klanten aan wie de kandidaat is voorgesteld
- 5
Bepaal wat bewaard moet blijven
Week 2Privacy officer · Team
Bepaal per gegeven of het om een wettelijke reden bewaard moet blijven, zoals een lopend geschil of de fiscale bewaarplicht, of zoals gevraagd kan worden gecorrigeerd of verwijderd.
Checklist
- Wettelijke bewaarredenen gecontroleerd
- Klanten die geïnformeerd moeten worden op een rij
In te vullen velden
- Te bewaren gegevens en waarom (verplicht)
- Te corrigeren of verwijderen gegevens (verplicht)
- 6
Stel het antwoord op
Week 2Antwoordschrijver · AI-agent
De antwoordschrijver schrijft het antwoord op basis van het verzoek, de gevonden gegevens en de besluiten uit stap 5: wat u hebt en waarom, wie het ontving, en wat u corrigeert of verwijdert.
In te vullen velden
- Conceptantwoord (verplicht)
Gecontroleerd door: De privacy officer controleert het concept aan de hand van de gevonden gegevens en keurt het goed in stap 7.
- 7
Keur het antwoord goed
Week 2Privacy officer · Team
Controleer het concept aan de hand van de gevonden gegevens, haal alles over andere personen weg en keur het goed.
Checklist
- Elk systeem uit stap 4 gedekt
- Geen gegevens over andere personen in het antwoord
- Uiterste datum is nog haalbaar
Goedkeuring: Er wordt niets verwijderd of naar de kandidaat gestuurd tot de privacy officer het antwoord goedkeurt.
- 8
Corrigeer of verwijder de gegevens
Week 2 tot 3Recruitmentcoördinator · Team
Voer de goedgekeurde correcties en verwijderingen door in elk systeem, en informeer de klanten die de gegevens van de kandidaat ontvingen waar dat nodig is.
Checklist
- Wijzigingen in elk systeem doorgevoerd
- Klanten geïnformeerd waar nodig
- Niet-benaderen-notitie bewaard als de kandidaat dat vroeg
In te vullen velden
- Afgerond op (verplicht)
- 9
Verstuur het antwoord
Vóór de uiterste datumPrivacy officer · Team
Stuur het goedgekeurde antwoord op een veilige manier naar de kandidaat vóór de uiterste datum, en leg vast wanneer het is verstuurd.
Checklist
- Veilig verstuurd
- Verstuurd vóór de uiterste datum
In te vullen velden
- Antwoord verstuurd op (verplicht)
- 10
Kandidaat bevestigt ontvangst
Na het antwoordKandidaat · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de kandidaat dat hij het antwoord heeft ontvangen, of noteert hij wat volgens hem ontbreekt.
In te vullen velden
- Antwoord ontvangen (verplicht)
- Wat er ontbreekt
Klaar wanneer
De kandidaat heeft het goedgekeurde antwoord vóór de uiterste datum, correcties en verwijderingen zijn in elk systeem doorgevoerd, en de uitvoering legt vast wat er is gedaan en waarom.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Antwoordschrijver
Schrijft het antwoord aan de kandidaat op basis van het verzoek, de gevonden gegevens en de besluiten in de uitvoering.
Wat hij doet
- Leest het verzoek, de gevonden gegevens en wat bewaard blijft
- Volgt de opbouw van het antwoord uit de instructies van zijn stap
- Schrijft het conceptantwoord in zijn stap
- Signaleert elk deel van het verzoek dat nog niet is beantwoord
Gecontroleerd door: De privacy officer controleert het concept aan de hand van de gevonden gegevens en keurt het goed in stap 7.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Registreer het verzoek op de dag dat het binnenkomt, controleer wie het vraagt en doorzoek elk systeem voordat u antwoordt. Stap 1 tot 4 registreren het verzoek, verzamelen de gegevens van de kandidaat via de openbare link, controleren zijn identiteit en zetten elk gegeven dat u hebt op een rij.
Zet elke plek op een rij waar de gegevens van de kandidaat staan, ook inboxen en klanten aan wie u ze stuurde, voordat u iets verwijdert. Stap 4 brengt de gegevens en de klanten in kaart, en stap 8 voert de goedgekeurde verwijderingen door en informeert klanten waar dat moet.
Stel de uiterste datum vast op de dag dat het verzoek binnenkomt, meestal een maand onder de AVG, en houd die in beeld in de uitvoering. Stap 1 legt de ontvangstdatum en de uiterste datum vast, en stap 7 controleert de termijn voordat het antwoord wordt goedgekeurd.
Controleer per gegeven of er een wettelijke reden is om het te bewaren voordat u het corrigeert of verwijdert. In stap 5 legt de privacy officer vast wat blijft en waarom, en het antwoord uit stap 6 legt dat uit aan de kandidaat.
Laat AI het antwoord opstellen op basis van wat uw team heeft gevonden en besloten, en laat de privacy officer het controleren. De antwoordschrijver stelt het antwoord op in stap 6, en stap 7 is een goedkeuringscontrole voordat er iets wordt verstuurd of verwijderd.
Gebruik waar mogelijk gegevens die u al hebt, in plaats van nieuwe identiteitsbewijzen op te vragen. Stap 3 legt vast hoe de privacy officer de kandidaat heeft gecontroleerd, voordat stap 4 naar gegevens zoekt.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.