Recruitmentbureau · Financiën
Facturatie van plaatsingsfees
Factureer elke plaatsingsfee op het juiste salaris en met het inkoopordernummer van de klant erop, en betaal alleen commissie op fees die binnen zijn. De klant bevestigt de factuurgegevens en zijn akkoord via een openbare link, en finance en de managing director keuren goed voordat er iets uitgaat.
- Doorlooptijd: Van startdatum tot uitbetaalde commissie
- Hoe vaak: Voor elke vaste plaatsing
- Stappen: 9 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 2 goedkeuringen
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Facturen gaan uit op het verkeerde salaris of zonder inkoopordernummer van de klant.
Niemand weet dat een factuur vastzit in de goedkeuring bij de klant tot hij te laat is.
Er wordt commissie betaald op fees die nooit zijn binnengekomen.
Finance rekent elke fee met de hand na vanuit de aanbiedingsbrief.
Met dit sjabloon
De klant bevestigt salaris, factuuradres en inkoopordernummer voordat de factuur wordt opgemaakt.
De klant legt vast of de factuur is goedgekeurd voor betaling, en wat haar ophoudt.
De commissie wordt na betaling berekend en goedgekeurd vóór de salarisrun.
Een AI-agent berekent de fee en stelt de factuur op, en finance controleert die.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een geplaatste kandidaat begint met werken. De accountmanager start een uitvoering met de plaatsing, het afgesproken salaris en de feeafspraken.
- 1
Leg de plaatsing en de feeafspraken vast
StartdatumAccountmanager · Team
Leg de start, het afgesproken salaris en het feepercentage uit de algemene voorwaarden vast, en stuur de klant de startdatum en het salaris met de openbare link.
Checklist
- Start bevestigd met de klant
- Fee gecontroleerd aan de getekende voorwaarden
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
In te vullen velden
- Geplaatste kandidaat en functie (verplicht)
- Startdatum (verplicht)
- Afgesproken jaarsalaris (verplicht)
- Feepercentage (verplicht)
- 2
Klant bevestigt de factuurgegevens
Dag 1 tot 3Contactpersoon klant · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de klant de startdatum en het salaris die de accountmanager stuurde, en geeft hij het factuuradres, de juiste entiteit en een eventueel inkoopordernummer door.
Checklist
- Startdatum bevestigd
- Salaris bevestigd
In te vullen velden
- E-mailadres voor facturen (verplicht)
- Te factureren entiteit en adres (verplicht)
- Inkoopordernummer
- 3
Bereken de fee en stel de factuur op
Dag 3Factuurcontroleur · AI-agent
De factuurcontroleur berekent de fee uit salaris en percentage, toetst die aan de voorwaarden uit zijn instructies, stelt de factuurregels en de begeleidende e-mail op, en signaleert ontbrekende gegevens.
In te vullen velden
- Berekening en factuurregels (verplicht)
- Concept begeleidende e-mail
Gecontroleerd door: De financieel administrateur controleert de berekening en keurt de factuur goed in stap 4.
- 4
Keur de factuur goed en verstuur haar
Dag 4Financieel administrateur · Team
Controleer de berekening en de gegevens, maak de factuur op in uw boekhoudsysteem en verstuur haar met de begeleidende e-mail.
Checklist
- Fee klopt met salaris en percentage
- Inkoopordernummer op de factuur
- Verstuurd naar het bevestigde e-mailadres
In te vullen velden
- Factuurnummer (verplicht)
- Vervaldatum (verplicht)
Goedkeuring: Het volgen van de betaling en de commissie blijven vergrendeld tot de financieel administrateur de factuur goedkeurt.
- 5
Klant bevestigt dat de factuur is goedgekeurd voor betaling
Week 2Contactpersoon klant · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de klant dat de factuur is goedgekeurd voor betaling, of noteert hij wat haar ophoudt.
In te vullen velden
- Status van de factuur (verplicht)
- Wat de betaling ophoudt
- 6
Volg de betaling en leg haar vast
VervaldatumFinancieel administrateur · Team
Controleer op de vervaldatum of er is betaald, maan als dat niet zo is, en zet de uitvoering op geblokkeerd met de reden als de betaling wordt betwist.
Checklist
- Betaling aan de factuur gekoppeld
- Herinneringen verstuurd bij te late betaling
In te vullen velden
- Betaald op (verplicht)
- Ontvangen bedrag (verplicht)
- 7
Bereken de commissie van de recruiter
Verborgen voor de openbare linkNa betalingFinancieel administrateur · Team
Bereken de commissie volgens uw commissieregeling, inclusief een eventuele verdeling tussen recruiters.
Checklist
- Regels van de regeling toegepast
- Verdeling akkoord bij beide recruiters
In te vullen velden
- Commissiebedrag (verplicht)
- Recruiters en verdeling (verplicht)
- 8
Keur de commissie goed
Verborgen voor de openbare linkNa betalingManaging director · Team
Controleer de commissie aan de hand van de regeling en de ontvangen betaling, en keur haar goed voor de volgende salarisrun.
Checklist
- Fee volledig betaald
- Berekening volgt de regeling
- Garantieperiode meegewogen
Goedkeuring: De commissie gaat pas naar de salarisadministratie nadat de managing director haar heeft goedgekeurd.
- 9
Geef de commissie door aan de salarisadministratie
Verborgen voor de openbare linkSalarisrunFinancieel administrateur · Team
Stuur de goedgekeurde commissie naar de salarisadministratie en laat de recruiters weten in welke salarisrun die zit.
Checklist
- Commissie doorgegeven aan de salarisadministratie
- Recruiters geïnformeerd
In te vullen velden
- Salarismaand (verplicht)
Klaar wanneer
De fee is betaald en aan de factuur gekoppeld, en de commissie van de recruiter is goedgekeurd en doorgegeven aan de salarisadministratie.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Factuurcontroleur
Berekent de plaatsingsfee uit de waarden in de uitvoering en stelt de factuurregels en de begeleidende e-mail op.
Wat hij doet
- Leest het salaris, het feepercentage en de factuurgegevens in de uitvoering
- Berekent de fee en toetst die aan de voorwaarden uit zijn instructies
- Stelt de factuurregels en de begeleidende e-mail op
- Signaleert een ontbrekend inkoopordernummer of factuurgegeven
Gecontroleerd door: De financieel administrateur controleert de berekening en keurt de factuur goed in stap 4.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Baseer de fee op het salaris en het percentage dat de klant heeft bevestigd, en controleer de berekening voordat de factuur uitgaat. In stap 2 bevestigt de klant het salaris en de factuurgegevens, en stap 4 is een goedkeuringscontrole op de berekening en de factuur.
Vraag de klant om het inkoopordernummer en het factuuradres voordat u de factuur opmaakt. In stap 2 legt de klant beide vast via de openbare link, en stap 4 controleert of ze op de factuur staan.
Laat de klant bevestigen dat de factuur is goedgekeurd voor betaling, en volg op vanaf de vervaldatum. In stap 5 legt de klant de status van de factuur vast via de openbare link, en stap 6 maant bij te late betaling en zet de uitvoering op geblokkeerd als de betaling wordt betwist.
Bereken de commissie nadat de betaling is gekoppeld, en laat haar goedkeuren voor de salarisrun. Stap 7 berekent de commissie zodra stap 6 de betaling vastlegt, en stap 8 is de goedkeuringscontrole van de managing director.
Laat AI rekenen en opstellen, en houd de goedkeuring bij finance. De factuurcontroleur berekent de fee en stelt de factuurregels op in stap 3, en de financieel administrateur controleert en keurt ze goed in stap 4.
Leg de verdeling vast bij het berekenen van de commissie, en laat beide recruiters akkoord geven vóór de goedkeuring. Stap 7 legt de recruiters en hun verdeling vast, met hun akkoord op de checklist, voordat de managing director goedkeurt in stap 8.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.