Adviesbureau · Uitvoering van opdrachten
Oplevering en klantakkoord
Breng een opdracht van getekende opdrachtomschrijving naar een eindrapport waarop de klant akkoord heeft gegeven, zonder data na te jagen per e-mail of concepten te sturen die de partner nog niet heeft gezien. De klant deelt data en geeft akkoord via een openbare link, en het rapport blijft intern tot de verantwoordelijk partner het goedkeurt.
- Doorlooptijd: 4 tot 8 weken
- Hoe vaak: Voor elke opdracht
- Stappen: 10 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Data komt in stukjes binnen van verschillende mensen bij de klant, en de analyse begint te laat.
Een presentatie gaat vrijdagavond laat naar de klant, voordat de partner hem heeft gezien.
"Ziet er goed uit" in een call is het enige bewijs dat de klant het rapport heeft geaccepteerd.
Een consultant is een dag bezig om interviewnotities in thema's te gieten.
Met dit sjabloon
De projectleider bij de klant werkt het dataverzoek af via één link, en een gat blokkeert de uitvoering in week 2.
Het rapport blijft intern tot de verantwoordelijk partner het goedkeurt.
De opdrachtgever geeft akkoord via de openbare link, en de beslissing staat in de uitvoering met naam en tijdstip.
Een AI-agent zet de thema's op papier, en de senior consultant toetst ze aan de notities.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De opdrachtomschrijving is getekend. De engagement manager start een uitvoering met de klantnaam, de opdrachtgever en de kickoffdatum.
- 1
Bevestig de scope en deel de link van de opdracht
Dag 1Engagement manager · Team
Leg de getekende opdrachtomschrijving naast het team en de data, en stuur de openbare link naar de uitvoering naar de projectleider bij de klant, zodat die ziet wat de opdracht van hem nodig heeft.
Checklist
- Opdrachtomschrijving getekend
- Opdrachtteam bevestigd
- Openbare link naar de projectleider bij de klant gestuurd
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- E-mail opdrachtgever (verplicht)
- Kickoffdatum (verplicht)
- Datum laatste stuurgroep (verplicht)
- 2
Houd de kickoff met de opdrachtgever
Week 1Verantwoordelijk partner · Team
Spreek doelen, succescriteria en governance af met de opdrachtgever, en loop het dataverzoek en de interviewlijst door.
Checklist
- Succescriteria afgesproken
- Dataverzoek doorgelopen
- Geïnterviewden en data afgesproken
In te vullen velden
- Afgesproken scope en succescriteria (verplicht)
- Geïnterviewden en data (verplicht)
- 3
Deel de opgevraagde data
Week 1 tot 2Projectleider bij de klant · Openbare link
Via de openbare link vinkt de projectleider bij de klant elk item van het dataverzoek af, deelt hij een link naar de plek waar de data staat en noemt hij wie verantwoordelijk is voor wat nog moet komen.
Checklist
- Financiële data over de hele periode
- Operationele data voor elke locatie
- Organogram
- Contactpersonen voor interviews bevestigd
In te vullen velden
- Link naar de datamap (verplicht)
- Data die nog moet komen, en van wie
- 4
Controleer of de data compleet is
Week 2Analist · Team
Open elke dataset en controleer dekking, periode en velddefinities. Ontbreekt er iets, zet de uitvoering dan op geblokkeerd en noteer wat er ontbreekt en wie het bij de klant moet leveren.
Checklist
- Elke locatie of bedrijfsonderdeel gedekt
- Data over een volledige periode
- Velddefinities duidelijk
In te vullen velden
- Ontbrekende data en eigenaar
- 5
Houd de interviews met stakeholders
Week 2 tot 3Senior consultant · Team
Houd de afgesproken interviews en leg de kernpunten van elk interview vast in de uitvoering, met een link naar de volledige notities.
Checklist
- Elk afgesproken interview gehouden
- Kernpunten per interview vastgelegd
In te vullen velden
- Interviewnotities (verplicht)
- Link naar de volledige interviewnotities
- 6
Vat de thema's uit de interviews samen
Week 3Interviewsamenvatter · AI-agent
De interviewsamenvatter ordent de interviewnotities in thema's, noteert welke stakeholders elk thema noemden en zet de beweringen op een rij die aan de data getoetst moeten worden.
In te vullen velden
- Thema's uit de interviews (verplicht)
- Te controleren beweringen
Gecontroleerd door: De senior consultant toetst de thema's aan de interviewnotities in stap 7, voordat ze in het rapport komen.
- 7
Stel het conceptrapport op
Week 3 tot 5Senior consultant · Team
Toets de thema's aan de interviewnotities en bouw daarna het rapport op het sjabloon van het bureau, met een bron voor elk getal.
Checklist
- Thema's getoetst aan de notities
- Elk getal heeft een bron
- Aanbevelingen volgen uit de analyse
In te vullen velden
- Link naar het conceptrapport (verplicht)
- Link naar het model
- 8
Beoordeel en keur het rapport goed
Verborgen voor de openbare linkWeek 5Verantwoordelijk partner · Team
Lees het conceptrapport en het model, noteer wat er moet veranderen en keur het rapport goed als het klaar is voor de klant.
Checklist
- Getallen sluiten aan op het model
- Scope klopt met de opdrachtomschrijving
- Aanbevelingen waar het bureau achter staat
In te vullen velden
- Notities partnerreview
Goedkeuring: Het rapport blijft intern tot de verantwoordelijk partner het goedkeurt.
- 9
Presenteer de bevindingen en spreek de laatste wijzigingen af
Week 6Engagement manager · Team
Presenteer samen met de verantwoordelijk partner de bevindingen aan de opdrachtgever en de stuurgroep, leg de afgesproken wijzigingen vast en mail het eindrapport naar de opdrachtgever.
Checklist
- Afgesproken wijzigingen verwerkt in het eindrapport
- Eindrapport naar de opdrachtgever gemaild
In te vullen velden
- Met de klant afgesproken wijzigingen (verplicht)
- Link naar het eindrapport (verplicht)
- 10
Geef akkoord op het eindrapport
Week 6Opdrachtgever · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de opdrachtgever dat het eindrapport dat de engagement manager mailde de afgesproken scope dekt, en legt hij zijn beslissing vast, met wat er nog moet veranderen als hij nog geen akkoord geeft.
Checklist
- Eindrapport doorgenomen
- Afgesproken scope gedekt
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Naam en functie van wie akkoord geeft (verplicht)
- Wat er nog moet veranderen
Klaar wanneer
De opdrachtgever heeft akkoord gegeven op het eindrapport, en elk dataverzoek, elke review en de acceptatie staan vastgelegd in de uitvoering.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Interviewsamenvatter
Maakt van de interviewnotities in de uitvoering thema's en te controleren beweringen.
Wat hij doet
- Leest de interviewnotities die in stap 5 zijn vastgelegd
- Ordent wat stakeholders zeiden in thema's, met wie elk thema noemde
- Zet beweringen op een rij die het team aan de data moet toetsen
- Schrijft de thema's in zijn stap en rondt die af
Gecontroleerd door: De senior consultant toetst de thema's aan de interviewnotities in stap 7, voordat ze in het rapport komen.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Maak van het dataverzoek een checklist die de klant zelf afwerkt, en maak elk gat zichtbaar in de eerste twee weken. In stap 3 vinkt de projectleider bij de klant elk item af via een openbare link, en in stap 4 zet de analist de uitvoering op geblokkeerd en noteert hij wat ontbreekt en wie het moet leveren.
Maak de partnerreview een controle waar het rapport niet omheen kan, geen afspraak in iemands agenda. Stap 8 is een goedkeuringscontrole: de presentatie en het akkoord van de klant blijven vergrendeld tot de verantwoordelijk partner het rapport goedkeurt.
Laat de opdrachtgever zijn beslissing vastleggen bij het eindrapport zelf, niet in een vergadering of een e-mailwisseling. In stap 10 geeft de opdrachtgever akkoord via de openbare link, en de uitvoering bewaart zijn beslissing, zijn naam en het tijdstip.
Laat AI de interviewnotities in thema's ordenen en houd het oordeel bij de consultant die de interviews heeft gehouden. In stap 6 zet de interviewsamenvatter de thema's en de te controleren beweringen op een rij, en in stap 7 toetst de senior consultant ze aan de notities voordat er iets in het rapport komt.
Bewaar de partnerreview en de acceptatie van de klant bij hetzelfde overzicht als het werk zelf. De uitvoering toont de goedkeuring van de verantwoordelijk partner in stap 8 en het akkoord van de opdrachtgever in stap 10, elk met naam en tijdstip.
Spreek doelen, succescriteria en governance af met de opdrachtgever, en loop het dataverzoek en de interviewlijst door terwijl iedereen aan tafel zit. Stap 2 legt de afgesproken scope en de geïnterviewden vast in de uitvoering, zodat elke volgende stap werkt vanuit wat is afgesproken.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.