Adviesbureau · Uitvoering van opdrachten
Stuurgroepvergadering
Bereid elke stuurgroep voor met een statusstuk dat de partner heeft goedgekeurd, en ga de deur uit met besluiten die de klant heeft bevestigd. Workstreamleiders en de klant rapporteren in één uitvoering, een AI-agent schrijft de statussamenvatting, en de opdrachtgever bevestigt de besluiten via een openbare link.
- Doorlooptijd: 2 tot 3 weken
- Hoe vaak: Vóór elke stuurgroep, vaak maandelijks
- Stappen: 9 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
De engagement manager is twee dagen bezig updates na te jagen voor de presentatie.
De vergadering eindigt met een discussie maar zonder vastgelegd besluit.
De status blijft groen tot de week voor een deadline.
Niemand weet zeker waarmee de klant heeft ingestemd.
Met dit sjabloon
Workstreamleiders en de klant rapporteren in dezelfde uitvoering, en een AI-agent schrijft de samenvatting.
Elk besluit staat in het stuk als opties met een aanbeveling, en de uitkomst wordt vastgelegd.
De partner keurt de gerapporteerde status goed, met de risico's van elke workstream in beeld.
De opdrachtgever bevestigt de besluiten en acties via de openbare link.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Er is over twee weken een stuurgroepvergadering. De engagement manager start een uitvoering met de vergaderdatum en de besluiten die de opdracht nodig heeft.
- 1
Leg de agenda en de benodigde besluiten vast
Dag 1Engagement manager · Team
Leg de vergaderdatum, de deelnemers en de besluiten vast die de opdracht van de stuurgroep nodig heeft, en vraag elke workstreamleider en de projectleider bij de klant om een update.
Checklist
- Uitnodiging verstuurd
- Workstreamleiders om een update gevraagd
- Openbare link naar de projectleider bij de klant gestuurd
In te vullen velden
- Vergaderdatum (verplicht)
- Deelnemers
- Besluiten die de stuurgroep moet nemen (verplicht)
- 2
Rapporteer de voortgang van de workstream
Dag 1 tot 5Workstreamleider · Team
Leg de voortgang ten opzichte van de planning vast, de volgende mijlpalen en de risico's en issues van uw workstream, met de status.
Checklist
- Voortgang getoetst aan de planning
- Risico's en issues bijgewerkt
In te vullen velden
- Status van de workstream (verplicht)
- Voortgang sinds de vorige vergadering (verplicht)
- Risico's en issues (verplicht)
- Volgende mijlpalen
- 3
Deel de voortgang aan de kant van de klant
Dag 1 tot 5Projectleider bij de klant · Openbare link
Via de openbare link legt de projectleider bij de klant de voortgang van de eigen acties van de klant vast, en elke verandering aan zijn kant die de stuurgroep moet weten.
Checklist
- Klantacties uit de vorige vergadering nagelopen
In te vullen velden
- Voortgang van de klantacties (verplicht)
- Veranderingen aan de kant van de klant
- 4
Schrijf de statussamenvatting
Dag 6Statusschrijver · AI-agent
De statusschrijver maakt van de updates van de workstreams en de klant een conceptsamenvatting: algemene status, voortgang, grootste risico's en de besluiten die de stuurgroep moet nemen.
In te vullen velden
- Conceptsamenvatting (verplicht)
- Te escaleren risico's
Gecontroleerd door: De engagement manager toetst de samenvatting aan de updates in stap 5, en de verantwoordelijk partner keurt het stuk goed in stap 6.
- 5
Bouw het stuurgroepstuk
Dag 6 tot 8Engagement manager · Team
Toets de samenvatting aan de updates en bouw daarna het stuk met de status, de risico's en elk besluit als opties met een aanbeveling.
Checklist
- Samenvatting getoetst aan de updates
- Elk besluit heeft opties en een aanbeveling
- Status van budget en planning opgenomen
In te vullen velden
- Link naar het stuurgroepstuk (verplicht)
- 6
Keur het stuk goed
Verborgen voor de openbare linkDag 9Verantwoordelijk partner · Team
Lees het stuk, toets de aanbevelingen en de status die het bureau rapporteert, en keur het goed voor de stuurgroep.
Checklist
- Status eerlijk gerapporteerd
- Aanbevelingen afgestemd
In te vullen velden
- Notities van de partner
Goedkeuring: Het stuk gaat niet naar de stuurgroep tot de verantwoordelijk partner het goedkeurt.
- 7
Stuur het stuk en houd de vergadering
Dag 10 tot 14Engagement manager · Team
Stuur het goedgekeurde stuk vóór de vergadering naar de deelnemers, leid de vergadering, leg elk besluit en elke actie vast met eigenaar en datum, en mail het verslag naar de opdrachtgever.
Checklist
- Stuk vóór de vergadering verstuurd
- Elk besluit vastgelegd
In te vullen velden
- Genomen besluiten (verplicht)
- Acties met eigenaar en datum (verplicht)
- 8
Bevestig de besluiten en acties
Dag 14Opdrachtgever · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de opdrachtgever de besluiten en acties uit het verslag dat de engagement manager stuurde, of noteert hij wat anders is afgesproken.
In te vullen velden
- Bevestiging (verplicht)
- Wat anders is afgesproken
- 9
Werk de planning van de opdracht bij
Week 3Engagement manager · Team
Werk de planning en het risicolog bij met de bevestigde besluiten, en start een scopewijziging als een besluit de scope heeft veranderd.
Checklist
- Planning bijgewerkt
- Risicolog bijgewerkt
- Scopewijziging gestart indien nodig
In te vullen velden
- Link naar de bijgewerkte planning
Klaar wanneer
De opdrachtgever heeft de besluiten en acties uit de vergadering bevestigd, en de planning van de opdracht is bijgewerkt.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Statusschrijver
Maakt van de updates van de workstreams en de klant een conceptsamenvatting voor de stuurgroep.
Wat hij doet
- Leest de benodigde besluiten uit stap 1
- Leest de workstreamupdates uit stap 2 en de updates van de klant uit stap 3
- Schrijft een conceptsamenvatting en de te escaleren risico's in zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat het stuk kan worden gebouwd
Gecontroleerd door: De engagement manager toetst de samenvatting aan de updates in stap 5, en de verantwoordelijk partner keurt het stuk goed in stap 6.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Begin bij de besluiten die u van de stuurgroep nodig hebt, en verzamel daarna de status van elke workstream en van de klant voordat u gaat schrijven. Stap 1 tot 3 verzamelen de benodigde besluiten, de workstreamupdates en de updates van de klant in één uitvoering, en stap 5 bouwt daaruit het stuk.
Zet elk besluit in het stuk als opties met een aanbeveling, en leg de uitkomst vast in de vergadering zelf. Stap 5 vraagt om opties en een aanbeveling voor elk besluit, en stap 7 legt elk besluit vast met de acties, eigenaren en data.
Laat AI de workstreamupdates samenvoegen tot een eerste concept, en houd de gerapporteerde status een menselijke keuze. In stap 4 schrijft de statusschrijver de samenvatting, en in stap 5 toetst de engagement manager die aan de updates voordat de partner het stuk goedkeurt.
Laat de partner de status goedkeuren die het bureau rapporteert, met de risico's van elke workstream voor zich. Stap 6 is een goedkeuringscontrole: het stuk gaat niet naar de stuurgroep tot de verantwoordelijk partner het goedkeurt.
Vraag de opdrachtgever direct na de vergadering de besluiten en acties schriftelijk te bevestigen. In stap 8 bevestigt de opdrachtgever ze via de openbare link, of noteert hij wat anders is afgesproken.
Geef de klant een eigen stap om vóór elke vergadering over zijn acties te rapporteren. In stap 3 legt de projectleider bij de klant via een openbare link de voortgang van de klantacties vast, zodat het stuk beide kanten van de planning laat zien.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.