Adviesbureau · Kwaliteit en kennis
Afsluiting en evaluatie van een opdracht
Sluit elke opdracht op dezelfde manier af: feedback van de klant verzameld, lessen vastgelegd, een referentiecase die het bureau kan hergebruiken, de slotfactuur verstuurd en een vervolg gepland. De klant geeft feedback via een openbare link, een AI-agent schrijft de lessen en de referentiecase, en de partner keurt goed wat het bureau bewaart.
- Doorlooptijd: 1 tot 2 weken
- Hoe vaak: Aan het einde van elke opdracht
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Het team gaat door naar de volgende opdracht en niemand vraagt de klant hoe het ging.
Lessons learned blijven in iemands hoofd zitten.
Het voorstelteam vindt geen recente referentiecase om te hergebruiken.
Niemand belt de klant weer tot die een nieuw budget heeft.
Met dit sjabloon
De klant beoordeelt de opdracht via een openbare link in de week na het akkoord.
De teamevaluatie en de feedback van de klant worden geschreven lessen die de partner goedkeurt.
Elke opdracht eindigt met een goedgekeurde referentiecase in de bibliotheek van het bureau.
De partner legt een vervolgdatum vast en elk mogelijk vervolgwerk.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De klant heeft akkoord gegeven op de definitieve oplevering. De engagement manager start een uitvoering met de klantnaam en de datum van het akkoord.
- 1
Vat de opdracht samen en vraag om feedback
Dag 1Engagement manager · Team
Leg vast wat de opdracht moest bereiken, hoe het team het aanpakte en wat het opleverde, en stuur de openbare link naar de opdrachtgever voor feedback.
Checklist
- Openbare link naar de opdrachtgever gestuurd
- Definitieve opleveringen gearchiveerd
In te vullen velden
- Datum van het akkoord (verplicht)
- Samenvatting: probleem, aanpak en resultaat (verplicht)
- Verbruikte dagen tegen het budget
- 2
Geef feedback op de opdracht
Dag 1 tot 5Opdrachtgever · Openbare link
Via de openbare link beoordeelt de opdrachtgever de opdracht, zegt hij wat werkte en wat het bureau anders moet doen, en of het bureau hem als klant mag noemen.
In te vullen velden
- Algemeen cijfer (verplicht)
- Wat goed werkte
- Wat we anders moeten doen
- Mogen we u noemen in onze referenties? (verplicht)
- 3
Houd de teamevaluatie
Verborgen voor de openbare linkWeek 1Engagement manager · Team
Houd een korte evaluatie met het team en leg vast wat te herhalen, wat te veranderen en waarom het budget uitkwam waar het uitkwam.
Checklist
- Elk teamlid uitgenodigd
- Budgetafwijking besproken
In te vullen velden
- Notities teamevaluatie (verplicht)
- 4
Schrijf de lessen en de referentiecase
Week 1Afsluitschrijver · AI-agent
De afsluitschrijver voegt de feedback van de klant en de notities van de evaluatie samen tot lessen, en schrijft op basis van de samenvatting een korte referentiecase: het probleem, de aanpak en het resultaat, zonder vertrouwelijke details.
In te vullen velden
- Lessen (verplicht)
- Concept-referentiecase (verplicht)
Gecontroleerd door: De verantwoordelijk partner controleert beide en haalt in stap 5 alles weg wat vertrouwelijk is.
- 5
Keur de lessen en de referentiecase goed
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Verantwoordelijk partner · Team
Toets de lessen en de referentiecase aan de feedback en de notities, haal alles weg wat vertrouwelijk is en keur goed wat het bureau bewaart.
Checklist
- Niets vertrouwelijks in de referentiecase
- Keuze van de klant over vermelding gerespecteerd
- Lessen zijn concreet
In te vullen velden
- Notities van de partner
Goedkeuring: Er komt niets in de referentiebibliotheek van het bureau tot de verantwoordelijk partner het goedkeurt.
- 6
Sla de referentiecase op en deel de lessen
Week 2Bureaumanager · Team
Zet de goedgekeurde referentiecase in de referentiebibliotheek, deel de lessen met de praktijkgroep en werk de methode bij waar een les die verandert.
Checklist
- Referentiecase opgeslagen
- Lessen gedeeld met de praktijkgroep
- Methode bijgewerkt indien nodig
In te vullen velden
- Link naar de referentiecase in de bibliotheek (verplicht)
- 7
Verstuur de slotfactuur en sluit de opdracht
Week 2Bureaumanager · Team
Maak de slotfactuur, geef het team vrij in de resourceplanning en sluit de opdrachtcode.
Checklist
- Slotfactuur gemaakt
- Team vrijgegeven in de resourceplanning
- Opdrachtcode gesloten
In te vullen velden
- Nummer van de slotfactuur (verplicht)
- 8
Plan het vervolg met de klant
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Verantwoordelijk partner · Team
Bepaal wanneer u de opdrachtgever spreekt over de resultaten en zijn volgende behoeften, en leg elk vervolgwerk vast dat u ziet.
In te vullen velden
- Vervolgdatum (verplicht)
- Mogelijk vervolgwerk
Klaar wanneer
De slotfactuur is verstuurd, de feedback van de klant en de lessen zijn vastgelegd, een goedgekeurde referentiecase staat in de bibliotheek van het bureau en er is een vervolgdatum.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Afsluitschrijver
Maakt van de feedback van de klant en de teamevaluatie lessen en een concept-referentiecase.
Wat hij doet
- Leest de samenvatting van de opdracht uit stap 1
- Leest de feedback van de klant en zijn keuze over vermelding uit stap 2
- Leest de notities van de teamevaluatie uit stap 3
- Schrijft de lessen en een concept-referentiecase in zijn stap
Gecontroleerd door: De verantwoordelijk partner controleert beide en haalt in stap 5 alles weg wat vertrouwelijk is.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Sluit elke opdracht af met dezelfde stappen: feedback van de klant, een teamevaluatie, lessen en een referentiecase, de slotfactuur en een vervolgdatum. Stap 1 tot 8 doorlopen die afsluiting op volgorde, vanaf de dag dat de klant akkoord geeft.
Vraag het de opdrachtgever direct na het akkoord, met een cijfer en twee open vragen. In stap 2 geeft de opdrachtgever feedback via een openbare link en zegt hij of het bureau hem als klant mag noemen.
Schrijf aan het einde van elke opdracht een korte referentiecase, nu de details nog vers zijn, en sla die op zodra een partner hem goedkeurt. In stap 4 schrijft de afsluitschrijver de referentiecase, stap 5 is de goedkeuring van de partner en stap 6 zet hem in de bibliotheek.
Leg concrete lessen van de klant en het team vast, en pas de methode aan als een les daarom vraagt. Stap 3 en 4 leggen de lessen vast en vatten ze samen, en stap 6 werkt de methode bij waar dat nodig is.
Vraag het schriftelijk aan het einde van de opdracht en bewaar het antwoord bij de referentiecase. In stap 2 legt de opdrachtgever zijn keuze vast via de openbare link, en in stap 5 controleert de partner of de referentiecase die respecteert.
Plan het volgende gesprek met de klant voordat het team verdergaat, op basis van de resultaten en zijn feedback. Stap 8 legt de vervolgdatum vast en elk vervolgwerk dat de partner ziet.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.