Adviesbureau · Uitvoering van opdrachten
Meerwerkaanvraag
Maak van elk verzoek om extra werk een afgesproken wijziging in scope, tarief en planning voordat het team het werk doet. De klant beschrijft de wijziging via een openbare link, een AI-agent schrijft de meerwerkopdracht, de partner keurt de prijs goed en de opdrachtgever beslist via dezelfde link.
- Doorlooptijd: 3 tot 7 dagen
- Hoe vaak: Voor elk verzoek buiten de afgesproken scope
- Stappen: 7 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Extra werk wordt als gunst gedaan en nooit gefactureerd.
De klant herinnert zich dat hij met minder instemde dan het team leverde.
Meerwerkopdrachten worden onder tijdsdruk vanaf nul geschreven.
Goedgekeurd meerwerk bereikt het budget of de factuur nooit.
Met dit sjabloon
Elk verzoek krijgt een inschatting, een prijs en een besluit van de klant voordat het werk begint.
De opdrachtgever legt zijn besluit over de meerwerkopdracht vast via de openbare link.
Een AI-agent schrijft het concept, en de verantwoordelijk partner keurt het goed.
Goedgekeurd meerwerk gaat in dezelfde uitvoering naar de planning, het budget en de facturatie.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De klant vraagt om werk dat niet in de opdrachtomschrijving staat. De engagement manager start een uitvoering en stuurt de openbare link naar de projectleider bij de klant.
- 1
Beschrijf de gevraagde wijziging
Dag 1Projectleider bij de klant · Openbare link
Via de openbare link beschrijft de projectleider bij de klant het extra werk, waarom het nodig is en wanneer, en deelt hij een link naar materiaal dat het toelicht.
In te vullen velden
- Wat u nodig hebt (verplicht)
- Waarom het nodig is
- Nodig op
- Link naar toelichtend materiaal
- 2
Toets het verzoek aan de opdrachtomschrijving
Dag 1 tot 2Engagement manager · Team
Leg het verzoek naast de getekende scope, inclusief aannames en uitsluitingen, en leg vast of het een wijziging is en welke bepaling dat laat zien.
Checklist
- Opdrachtomschrijving nagelezen
- Aannames en uitsluitingen nagelezen
In te vullen velden
- Binnen scope of wijziging (verplicht)
- Bepaling in de opdrachtomschrijving
- 3
Schat de impact in
Verborgen voor de openbare linkDag 2 tot 3Engagement manager · Team
Schat de extra dagen per rol in, het tarief en het effect op de planning en de andere opleveringen.
Checklist
- Dagen per rol ingeschat
- Effect op de planning gecontroleerd
- Beschikbaarheid van het team gecontroleerd
In te vullen velden
- Extra dagen (verplicht)
- Extra tarief (verplicht)
- Effect op planning en opleveringen (verplicht)
- 4
Schrijf de meerwerkopdracht
Dag 3Meerwerkschrijver · AI-agent
De meerwerkschrijver maakt van het verzoek van de klant en de inschatting een concept-meerwerkopdracht: de wijziging, de reden, het tarief, de nieuwe data en de aannames.
In te vullen velden
- Concept-meerwerkopdracht (verplicht)
Gecontroleerd door: De verantwoordelijk partner controleert, corrigeert en keurt het concept goed in stap 5.
- 5
Keur de meerwerkopdracht goed
Verborgen voor de openbare linkDag 3 tot 4Verantwoordelijk partner · Team
Toets het concept aan het verzoek en de inschatting, corrigeer het en keur het tarief en de voorwaarden goed die het bureau aanbiedt.
Checklist
- Concept klopt met het verzoek
- Tarief dekt de extra dagen
- Aannames zijn duidelijk
In te vullen velden
- Link naar de definitieve meerwerkopdracht (verplicht)
Goedkeuring: De meerwerkopdracht gaat niet naar de klant tot de verantwoordelijk partner hem goedkeurt.
- 6
Keur de wijziging goed of wijs hem af
Dag 4 tot 7Opdrachtgever · Openbare link
De engagement manager mailt de goedgekeurde meerwerkopdracht naar de opdrachtgever, die zijn besluit vastlegt via de openbare link, met een inkoopordernummer als zijn organisatie dat vraagt.
Checklist
- Meerwerkopdracht gelezen
In te vullen velden
- Besluit (verplicht)
- Inkoopordernummer
- Reden bij afwijzing
- 7
Werk planning, budget en facturatie bij
Dag 7Engagement manager · Team
Zet goedgekeurd meerwerk in de planning, het budget en het factuurschema, en vertel het team wat er verandert. Wijst de klant af, leg dan vast dat het werk buiten de scope blijft.
Checklist
- Planning bijgewerkt
- Budget en facturatie bijgewerkt
- Team geïnformeerd
In te vullen velden
- Nummer van de meerwerkopdracht (verplicht)
Klaar wanneer
De opdrachtgever heeft de meerwerkopdracht goedgekeurd of afgewezen, en goedgekeurd meerwerk staat in de planning, het budget en de facturatie.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Meerwerkschrijver
Maakt van het verzoek van de klant en de inschatting een concept-meerwerkopdracht.
Wat hij doet
- Leest het verzoek van de klant uit stap 1
- Leest de scopecontrole en de inschatting uit stap 2 en 3
- Schrijft een concept-meerwerkopdracht in het format uit de instructies van zijn stap
- Rondt zijn stap af, zodat de partner het kan beoordelen
Gecontroleerd door: De verantwoordelijk partner controleert, corrigeert en keurt het concept goed in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Behandel elk verzoek om extra werk als een wijziging met een eigen inschatting, prijs en besluit van de klant, voordat het team het doet. Stap 1 tot 6 brengen elk verzoek van de beschrijving van de klant tot het besluit van de opdrachtgever over een geprijsde meerwerkopdracht.
Schat de extra dagen per rol en het effect op de planning in, en prijs op basis van de dagen, niet op wat acceptabel voelt. Stap 3 legt de extra dagen, het tarief en het effect op de planning vast, en in stap 5 keurt de verantwoordelijk partner het tarief goed.
Mail de meerwerkopdracht en laat de klant zijn besluit vastleggen in de uitvoering, in plaats van alleen op de e-mail te antwoorden. In stap 6 keurt de opdrachtgever goed of wijst hij af via de openbare link, met een inkoopordernummer als zijn organisatie dat vraagt.
Leg het naast de getekende opdrachtomschrijving, inclusief de aannames en uitsluitingen, en noteer de bepaling die de doorslag geeft. Stap 2 legt vast of het verzoek een wijziging is en welke bepaling in de opdrachtomschrijving dat laat zien.
Laat AI een concept maken op basis van het verzoek van de klant en uw inschatting, en laat een partner het controleren voordat het de klant bereikt. In stap 4 schrijft de meerwerkschrijver het concept, en in stap 5 corrigeert en keurt de verantwoordelijk partner het goed.
Werk de planning, het budget en het factuurschema bij zodra de klant de wijziging goedkeurt. Stap 7 legt het nummer van de meerwerkopdracht vast en werkt alle drie bij, zodat het extra werk op de volgende factuur staat.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.