Recruitmentbureau · Klantbeheer
Garantieclaim na plaatsing
Vertrekt een geplaatste kandidaat binnen de garantieperiode, beslis de claim dan volgens uw voorwaarden in plaats van aan de telefoon. De klant legt via een openbare link vast wat er gebeurde, elke voorwaarde wordt gecontroleerd, en er wordt niets toegezegd tot de managing director beslist.
- Doorlooptijd: 1 tot 2 weken
- Hoe vaak: Voor elke garantieclaim
- Stappen: 9 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
De accountmanager belooft aan de telefoon een terugbetaling voordat de voorwaarden zijn bekeken.
Niemand controleert of de fee op tijd is betaald of de reden van vertrek onder de garantie valt.
De lezing van de klant over wat er gebeurde staat verspreid over e-mails.
Er gaat een creditnota uit, maar de commissie van de recruiter wordt nooit aangepast.
Met dit sjabloon
Er wordt niets toegezegd tot de managing director over de claim beslist.
De betaling en elke garantievoorwaarde worden gecontroleerd vóór de beslissing.
De klant legt vertrekdatum, reden en voorkeur vast via de openbare link.
Creditnota of vervanging en de aanpassing van de commissie lopen in dezelfde uitvoering.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een klant meldt dat een geplaatste kandidaat binnen de garantieperiode is vertrokken of ontslagen. De accountmanager start een uitvoering met de plaatsing en de vertrekdatum.
- 1
Leg de claim vast
Dag 1Accountmanager · Team
Leg de plaatsing, de startdatum en de door de klant gemelde vertrekdatum vast, en stuur de klant de openbare link.
Checklist
- Plaatsing en factuur gevonden
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
In te vullen velden
- Geplaatste kandidaat en functie (verplicht)
- Startdatum (verplicht)
- Gemelde vertrekdatum (verplicht)
- Gefactureerde fee (verplicht)
- 2
Klant bevestigt wat er is gebeurd
Dag 1 tot 3Contactpersoon klant · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de klant de vertrekdatum, waarom het dienstverband eindigde en of hij liever een vervanging of een terugbetaling wil.
In te vullen velden
- Reden einde dienstverband (verplicht)
- Wat er is gebeurd (verplicht)
- Gewenste uitkomst (verplicht)
- 3
Hoor de kant van de kandidaat
Verborgen voor de openbare linkDag 2 tot 4Recruiter · Team
Bel de kandidaat om te begrijpen waarom hij vertrok, en leg alleen vast wat voor de claim telt, zoals een functie of voorwaarden die na de start zijn veranderd.
Checklist
- Kandidaat gebeld
- Lezing vergeleken met die van de klant
In te vullen velden
- Notities die voor de claim tellen
- 4
Controleer of de fee binnen de termijn is betaald
Dag 2 tot 4Financieel administrateur · Team
Controleer of de plaatsingsfee volledig en op tijd is betaald, omdat uw garantie daarvan kan afhangen.
Checklist
- Factuur en betaling gevonden
- Eerdere creditnota's gecontroleerd
In te vullen velden
- Fee betaald op (verplicht)
- Betaald binnen de betaaltermijn
- 5
Toets de claim aan uw voorwaarden
Dag 4Claimcontroleur · AI-agent
De claimcontroleur legt de data, de reden van vertrek en de betaling naast de garantievoorwaarden uit zijn instructies, en noemt elke voorwaarde als voldaan, niet voldaan of onduidelijk.
In te vullen velden
- Toetsing van de claim (verplicht)
Gecontroleerd door: De managing director controleert elke voorwaarde aan de hand van het contract en beslist in stap 6.
- 6
Beslis over de claim
Verborgen voor de openbare linkDag 5Managing director · Team
Controleer elke voorwaarde aan de hand van de algemene voorwaarden en beslis: een gratis vervanging, een terugbetaling volgens uw staffel, of geen claim.
Checklist
- Elke voorwaarde getoetst aan het contract
- Klantrelatie meegewogen
In te vullen velden
- Beslissing (verplicht)
- Bedrag terugbetaling
- Reden van de beslissing (verplicht)
Goedkeuring: Er wordt niets aan de klant toegezegd tot de managing director over de claim beslist.
- 7
Laat de klant de beslissing weten
Dag 5Accountmanager · Team
Licht de beslissing en de vervolgstappen telefonisch toe en stuur daarna de schriftelijke bevestiging.
Checklist
- Beslissing telefonisch toegelicht
- Schriftelijke bevestiging verstuurd
In te vullen velden
- Bevestiging verstuurd op (verplicht)
- 8
Klant bevestigt de vervolgstap
Week 2Contactpersoon klant · Openbare link
Via de openbare link bevestigt de klant dat hij akkoord is met de uitkomst die de accountmanager schriftelijk bevestigde en, bij een vervanging, of de functie is veranderd.
In te vullen velden
- Akkoord met de uitkomst (verplicht)
- Wijzigingen in de functie
- 9
Start de vervanging of maak de creditnota op
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Accountmanager · Team
Start bij een vervanging een nieuwe plaatsingsuitvoering op de oorspronkelijke voorwaarden. Laat bij een terugbetaling finance de creditnota opmaken, en geef in beide gevallen de aanpassing van de commissie door aan finance.
Checklist
- Vervangende uitvoering gestart of creditnota opgemaakt
- Aanpassing commissie doorgegeven aan finance
In te vullen velden
- Vervangende search gestart op
- Nummer creditnota
Klaar wanneer
De claim is beslist volgens uw voorwaarden, de klant heeft een vervangende search of een creditnota, en de commissie is aangepast, met de beslissing vastgelegd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Claimcontroleur
Legt de claim naast de garantievoorwaarden in uw contract en noemt welke zijn voldaan.
Wat hij doet
- Leest de data, de reden van vertrek en de betaalstatus in de uitvoering
- Toetst ze aan de garantievoorwaarden uit de instructies van zijn stap
- Noemt elke voorwaarde als voldaan, niet voldaan of onduidelijk
- Schrijft de toetsing in zijn stap
Gecontroleerd door: De managing director controleert elke voorwaarde aan de hand van het contract en beslist in stap 6.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Toets de claim aan uw algemene voorwaarden voordat u iets toezegt, en leg de beslissing vast. Stap 4 tot 6 controleren de betaling, leggen de claim naast uw garantievoorwaarden en eindigen met de beslissing van de managing director.
Vraag de klant wat hij liever heeft, en beslis daarna op basis van uw voorwaarden en de relatie. De klant legt zijn voorkeur vast in stap 2, en in stap 6 kiest de managing director voor vervanging, terugbetaling of geen claim, met de reden.
Leg de data, de reden van vertrek en de betaling van uw fee naast de voorwaarden in uw contract. Stap 4 bevestigt of de fee binnen de termijn is betaald, en in stap 5 noemt de claimcontroleur elke voorwaarde als voldaan, niet voldaan of onduidelijk.
Laat de klant de vertrekdatum, de reden en de gewenste uitkomst op één plek bevestigen. In stap 2 legt de klant alle drie vast via de openbare link, zodat de claim begint bij zijn eigen lezing.
Laat AI de claim naast uw voorwaarden leggen en laat de beslissing bij een mens. De claimcontroleur zet elke voorwaarde op een rij in stap 5, en de managing director controleert dat en beslist over de claim in stap 6.
Regel de commissie in dezelfde uitvoering die de claim afhandelt, zodat die niet wordt vergeten. Stap 9 start de vervanging of maakt de creditnota op, en de checklist geeft de aanpassing van de commissie door aan finance.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.