Automatiseringsbureau · Klantbeheer
Onboarding voor een supportcontract op automatiseringen
Begin een maandelijks supportcontract terwijl u precies weet welke automatiseringen u beheert en in welke staat ze zijn. De klant zet zijn automatiseringen op een rij en geeft toegang via een openbare link, elke automatisering wordt geaudit voordat u iets belooft, en storingsmeldingen komen vanaf dag één bij uw team binnen.
- Doorlooptijd: 2 tot 3 weken
- Hoe vaak: Voor elke nieuwe supportklant
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
De support begint op basis van een lijst automatiseringen die de klant half kent.
Het bureau hoort pas van een storing als de klant klaagt.
Logins komen binnen als gedeelde wachtwoorden in een chatbericht.
Niemand heeft afgesproken welke automatiseringen het contract dekt.
Met dit sjabloon
Elke automatisering is geïnventariseerd, geaudit en binnen of buiten de scope geplaatst.
Storingsmeldingen van elke gedekte automatisering komen binnen in het supportkanaal, getest op dag één.
De klant geeft het bureau via de openbare link een eigen login op elk platform.
De klant bevestigt de goedgekeurde scope en contactpersonen voordat de support begint.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
De klant tekent een maandelijks supportcontract voor automatiseringen. De delivery manager start een uitvoering met de klantnaam, het supportpakket en de startdatum.
- 1
Verwelkom de klant en deel de onboardinglink
Dag 1Delivery manager · Team
Stuur het welkomstbericht met de openbare link naar de uitvoering, zodat de klant ziet welke automatiseringen, toegang en contactpersonen u van hem nodig hebt.
Checklist
- Welkomstbericht verstuurd
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
- Automation engineer toegewezen
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Supportpakket (verplicht)
- Startdatum support (verplicht)
- E-mail contactpersoon bij de klant (verplicht)
- 2
Zet uw automatiseringen op een rij en geef toegang
Dag 1 tot 5Contactpersoon bij de klant · Openbare link
Via de openbare link zet de klant elke te ondersteunen automatisering op een rij, met het platform waarop die draait en wie ervan afhankelijk is, en geeft hij het bureau toegang tot elk platform.
Checklist
- Toegang gegeven op elk automatiseringsplatform
- Bureau heeft een eigen login, geen gedeelde
- Eigenaar van de facturatie per platform benoemd
In te vullen velden
- Te ondersteunen automatiseringen (verplicht)
- Link naar bestaande documentatie
- Telefoonnummer voor dringende storingen (verplicht)
- E-mail escalatiecontact (verplicht)
- 3
Audit elke automatisering
Week 1 tot 2Automation engineer · Team
Open elke automatisering en controleer de recente rungeschiedenis, foutafhandeling, meldingen en de gebruikte inloggegevens. Noteer wat ongedocumenteerd of kwetsbaar is, en zet de uitvoering op geblokkeerd als er toegang ontbreekt.
Checklist
- Recente rungeschiedenis bekeken
- Foutafhandeling en meldingen gecontroleerd
- Inloggegevens en hun eigenaren genoteerd
- Bijna verlopen inloggegevens genoteerd
In te vullen velden
- Geaudite automatiseringen (verplicht)
- Auditbevindingen (verplicht)
- Fixes nodig vóór de start van de support
- 4
Schrijf de inventaris van de automatiseringen
Week 2Inventarisschrijver · AI-agent
De inventarisschrijver maakt van de lijst van de klant en de auditbevindingen een inventaris: per automatisering het doel, de trigger, de systemen, het risiconiveau en de ontbrekende documentatie.
In te vullen velden
- Conceptinventaris (verplicht)
Gecontroleerd door: De solutions architect corrigeert de inventaris en keurt de supportscope goed in stap 5.
- 5
Keur de supportscope goed
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Solutions architect · Team
Corrigeer de inventaris en bepaal welke automatiseringen zoals ze zijn gedekt worden, welke eerst fixes nodig hebben en welke buiten de scope vallen, en mail de klant daarna de goedgekeurde inventaris en de escalatiecontacten.
Checklist
- Elke automatisering is gedekt, gedekt na fixes of uitgesloten
- Reactietijden passen bij het supportpakket
- Fixes geprijsd of inbegrepen
In te vullen velden
- Link naar de definitieve inventaris (verplicht)
- Uitgesloten automatiseringen en waarom
Goedkeuring: Het inrichten van de bewaking en de bevestiging door de klant blijven vergrendeld tot de solutions architect de supportscope goedkeurt.
- 6
Richt bewaking en storingsmeldingen in
Week 2Automation engineer · Team
Stuur de storingsmeldingen van elke gedekte automatisering naar het supportkanaal van het bureau en laat per automatisering één testmelding afgaan.
Checklist
- Storingsmeldingen naar het supportkanaal gestuurd
- Eén testmelding per automatisering ontvangen
- Vervaldata van inloggegevens in de agenda
In te vullen velden
- Geteste meldingen (verplicht)
- Notities over de bewaking
- 7
Bevestig de supportscope en contactpersonen
Week 2 tot 3Contactpersoon bij de klant · Openbare link
De klant leest de inventaris die het bureau mailde, en bevestigt daarna via de openbare link welke automatiseringen gedekt zijn en wie het bureau belt als er iets misgaat.
Checklist
- Gedekte automatiseringen gelezen
- Escalatiecontacten kloppen
- U weet hoe u een storing meldt
In te vullen velden
- Scope bevestigd (verplicht)
- Vragen of correcties
- 8
Houd de supportkickoff en plan de eerste review
Week 3Delivery manager · Team
Neem met de klant door hoe hij een storing meldt, wat de reactietijden zijn en welke fixes de eerste maand gebeuren, en plan de eerste gezondheidscheck.
Checklist
- Melden van storingen uitgelegd
- Fixes voor de eerste maand afgesproken
- Eerste gezondheidscheck gepland
In te vullen velden
- Datum eerste gezondheidscheck (verplicht)
- Notities kickoff
Klaar wanneer
Elke automatisering binnen de scope is geïnventariseerd, geaudit en bewaakt, storingsmeldingen komen bij het bureau binnen en de klant heeft de supportscope en contactpersonen bevestigd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Inventarisschrijver
Maakt van de lijst van de klant en de auditbevindingen een inventaris van de te ondersteunen automatiseringen.
Wat hij doet
- Leest de lijst met automatiseringen van de klant en de auditbevindingen in de uitvoering
- Beschrijft per automatisering het doel, de trigger, de systemen, het risico en de ontbrekende documentatie
- Legt de conceptinventaris vast in zijn stap en rondt die af
Gecontroleerd door: De solutions architect corrigeert de inventaris en keurt de supportscope goed in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Zet elke automatisering binnen de scope op een rij, audit die, spreek af wat gedekt is en richt storingsmeldingen in voordat de support begint. Stap 2 en 3 verzamelen en auditen de automatiseringen, en stap 5 keurt de supportscope goed voordat de bewaking in stap 6 wordt ingericht.
Audit elke automatisering voordat u support belooft: rungeschiedenis, foutafhandeling, meldingen, inloggegevens en ontbrekende documentatie. Stap 3 bevat die auditchecklist, en stap 5 bepaalt welke automatiseringen zoals ze zijn gedekt worden, welke eerst fixes nodig hebben en welke buiten de scope vallen.
Vraag voor het bureau een eigen login op elk platform in plaats van een gedeeld wachtwoord, en noteer wie de facturatie van elk platform beheert. In stap 2 geeft de klant die toegang via de openbare link, met elk van deze punten op de checklist.
Stuur de storingsmeldingen van elke gedekte automatisering naar uw supportkanaal en test één melding per automatisering. Stap 6 doet precies dat, legt vast hoeveel meldingen zijn getest en zet de vervaldata van inloggegevens in de agenda.
Laat AI van de lijst van de klant en de audit van de engineer een eerste inventaris maken, en laat de solutions architect de scope bepalen. In stap 4 schrijft de inventarisschrijver per automatisering het doel, de trigger, de systemen, het risico en de ontbrekende documentatie, en in stap 5 corrigeert en keurt de solutions architect die goed.
Markeer elke automatisering als gedekt, gedekt na fixes of uitgesloten, met de reactietijden van het supportpakket, en laat de klant dat bevestigen. Stap 5 is een goedkeuringscontrole voor die scope, en in stap 7 bevestigt de klant die via de openbare link.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.