Automatiseringsbureau · Support
Storingsafhandeling van een automatisering
Handel een mislukte of ontspoorde klantautomatisering elke keer even zorgvuldig af. De klant hoort dezelfde dag de feiten, geraakte records worden alleen volgens een goedgekeurd plan opnieuw verwerkt, en de klant bevestigt zijn data via een openbare link voordat de uitvoering sluit.
- Doorlooptijd: 1 tot 5 dagen
- Hoe vaak: Voor elke mislukte klantautomatisering
- Stappen: 11 stappen
- AI-agents: 2 AI-agents
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
De engineer lost de fout stilletjes op en de klant vindt de foute data een week later.
Mislukte records worden met de hand opnieuw gedraaid, en sommige staan daarna dubbel in het systeem van de klant.
Niemand weet precies welke records geraakt zijn.
Dezelfde storing komt terug na de volgende wijziging in een gekoppelde app.
Met dit sjabloon
De klant krijgt dezelfde dag een gecontroleerde update en bevestigt aan het eind zijn data.
Herverwerking volgt een goedgekeurd plan met een controle op dubbele records.
De engineer zet de geraakte records op een rij, en de klant controleert ze in zijn eigen systemen.
Elke storing eindigt met verbeteracties met een eigenaar en een bijgewerkt runbook.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Er gaat een storingsmelding af voor een klantautomatisering, of de klant meldt foute of ontbrekende data. De automation engineer start een uitvoering met de klant, de automatisering en wat er misging.
- 1
Registreer de storing en pauzeer de automatisering zo nodig
Uur 1Automation engineer · Team
Leg vast wat er misging en sinds wanneer. Schrijft de automatisering foute data, pauzeer haar dan zodat er geen records meer geraakt worden.
Checklist
- Storing bevestigd in de rungeschiedenis
- Automatisering gepauzeerd als die foute data schrijft
- Delivery manager ingelicht
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Automatisering (verplicht)
- Wat ging er mis (verplicht)
- Ernst (verplicht)
- 2
Zoek de geraakte records en de oorzaak
Uur 1 tot 4Automation engineer · Team
Gebruik de rungeschiedenis en logs om elk record te vinden dat mislukte, werd overgeslagen of fout werd geschreven, en noteer de oorzaak of wat u hebt uitgesloten.
Checklist
- Tijdvak van de storing bepaald
- Geraakte records op een rij gezet
- Oorzaak gevonden of afgebakend
In te vullen velden
- Aantal geraakte records (verplicht)
- Link naar de lijst met geraakte records (verplicht)
- Oorzaak (verplicht)
- Soort oorzaak (verplicht)
- 3
Schrijf de klantupdate
Uur 4Klantupdateschrijver · AI-agent
De klantupdateschrijver maakt van de storingsnotities een helder bericht: wat er gebeurde, welke records geraakt zijn, wat er al is gedaan en wat er nu gebeurt.
In te vullen velden
- Conceptupdate voor de klant (verplicht)
Gecontroleerd door: De delivery manager corrigeert de update en verstuurt hem in stap 4.
- 4
Verstuur de klantupdate
Uur 4Delivery manager · Team
Corrigeer de update zodat er alleen feiten in staan, en mail hem naar de klant met de lijst geraakte records en de openbare link naar de uitvoering.
Checklist
- Feiten kloppen met de notities van de engineer
- Geen gissingen over de oorzaak
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
In te vullen velden
- Verstuurde update (verplicht)
- 5
Bevestig de impact aan uw kant
Dag 1Contactpersoon bij de klant · Openbare link
Na het controleren van de gemailde lijst in zijn eigen systemen noteert de klant via de openbare link welke records hij als fout of ontbrekend ziet en of iemand al op foute data heeft gehandeld.
Checklist
- Geraakte records gecontroleerd in uw eigen systemen
- Tijdelijke oplossingen genoteerd
In te vullen velden
- Records die u als fout of ontbrekend ziet (verplicht)
- Heeft iemand op foute data gehandeld? (verplicht)
- Tijdelijke oplossingen
- 6
Herstel de oorzaak en plan de herverwerking
Dag 1 tot 2Automation engineer · Team
Herstel de oorzaak in de testomgeving, test de fix met de mislukte records en beschrijf hoe de geraakte records opnieuw worden verwerkt zonder dubbele records te maken.
Checklist
- Fix getest met de mislukte records
- Controle op dubbele records in het plan
- Verlopen inloggegevens of koppelingen vernieuwd
In te vullen velden
- Notities bij de fix (verplicht)
- Herverwerkingsplan (verplicht)
- 7
Keur de fix en het herverwerkingsplan goed
Dag 2Solutions architect · Team
Controleer of de fix de oorzaak wegneemt en of het herverwerkingsplan geen dubbele records kan maken of goede data kan overschrijven.
Checklist
- Fix neemt de oorzaak weg, niet alleen het symptoom
- Herverwerking kan geen dubbele records maken
- Vorige versie kan worden teruggezet
Goedkeuring: Herstarten en herverwerken blijven vergrendeld tot de solutions architect de fix en het plan goedkeurt.
- 8
Herstart de automatisering en verwerk de records opnieuw
Dag 2Automation engineer · Team
Zet de fix live, herstart de automatisering, verwerk de geraakte records opnieuw en controleer elk record aan de hand van de lijst.
Checklist
- Fix live gezet
- Automatisering herstart
- Elk geraakt record opnieuw verwerkt of hersteld
In te vullen velden
- Opnieuw verwerkte records (verplicht)
- Met de hand herstelde records
- 9
Bevestig dat uw data klopt
Dag 2 tot 3Contactpersoon bij de klant · Openbare link
Via de openbare link controleert de klant de opnieuw verwerkte records in zijn eigen systemen en bevestigt hij dat de data klopt, of noteert hij wat nog fout is.
In te vullen velden
- Data klopt (verplicht)
- Wat is nog fout
- 10
Schrijf de incidentevaluatie
Dag 3Evaluatieschrijver · AI-agent
De evaluatieschrijver vat de uitvoering samen: tijdlijn, oorzaak, impact, fix en voorgestelde verbeteracties.
In te vullen velden
- Conceptevaluatie (verplicht)
Gecontroleerd door: De solutions architect corrigeert de evaluatie en legt de verbeteracties vast in stap 11.
- 11
Leg de verbeteracties vast
Verborgen voor de openbare linkDag 3 tot 5Solutions architect · Team
Corrigeer de evaluatie, bepaal welke verbeteracties er komen en wie elke actie oppakt, en voeg het nieuwe storingsgeval toe aan het runbook.
Checklist
- Evaluatie gecorrigeerd
- Elke verbeteractie heeft een eigenaar
- Runbook dekt het nieuwe storingsgeval
In te vullen velden
- Verbeteracties en eigenaren (verplicht)
- Link naar het bijgewerkte runbook (verplicht)
Klaar wanneer
De automatisering draait weer correct, elk geraakt record is hersteld, de klant heeft zijn data bevestigd en de verbeteracties hebben een eigenaar.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Klantupdateschrijver
Maakt van de storingsnotities van de engineer een heldere update voor de klant.
Wat hij doet
- Leest de storing, de oorzaak en de geraakte records die in de uitvoering zijn ingevuld
- Beschrijft wat er gebeurde, wat er geraakt is en wat er nu gebeurt
- Legt de conceptupdate vast in zijn stap en rondt die af
Gecontroleerd door: De delivery manager corrigeert de update en verstuurt hem in stap 4.
Evaluatieschrijver
Vat de hele uitvoering samen in een korte incidentevaluatie.
Wat hij doet
- Leest de waarden en checklists van elke eerdere stap
- Beschrijft de tijdlijn, oorzaak, impact en fix
- Stelt verbeteracties voor waarover een mens beslist
- Legt de conceptevaluatie vast in zijn stap
Gecontroleerd door: De solutions architect corrigeert de evaluatie en legt de verbeteracties vast in stap 11.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Pauzeer de automatisering als die foute data schrijft, zoek elk geraakt record, vertel de klant wat u weet en ga pas daarna herstellen en opnieuw verwerken. Stap 1 en 2 pauzeren de automatisering en zetten de geraakte records op een rij, en stap 4 stuurt de klant een gecontroleerde update voordat er een fix live gaat.
Schrijf een herverwerkingsplan met een controle op dubbele records en laat een tweede persoon het goedkeuren voordat er iets opnieuw draait. Stap 6 vraagt om dat plan naast de fix, en stap 7 is een goedkeuringscontrole die de herstart vergrendeld houdt tot de solutions architect beide goedkeurt.
Stuur dezelfde dag de feiten: wat er gebeurde, welke records geraakt zijn, wat u al hebt gedaan en wanneer de klant weer van u hoort. Stap 3 schrijft die update op basis van de notities van de engineer, en in stap 4 haalt de delivery manager er elke gok uit en mailt hij hem met de openbare link naar de klant.
Bepaal het tijdvak van de storing, zet elk record op een rij dat mislukte, werd overgeslagen of fout werd geschreven, en laat de klant zijn kant controleren. Stap 2 zet de geraakte records op een rij, stap 4 mailt die lijst naar de klant, en in stap 5 bevestigt de klant via de openbare link wat hij als fout of ontbrekend ziet.
Onderzoek elke storing op de oorzaak en geef elke verbeteractie een eigenaar. Stap 10 schrijft de incidentevaluatie, en in stap 11 legt de solutions architect de verbeteracties vast en voegt hij het nieuwe storingsgeval toe aan het runbook.
Laat AI de klantupdate en de incidentevaluatie schrijven op basis van de notities van de engineer, en houd een mens tussen de AI en de klant. Stap 3 schrijft de update die de delivery manager in stap 4 corrigeert, en stap 10 schrijft de evaluatie die de solutions architect in stap 11 corrigeert.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.