Automatiseringsbureau · Klantbeheer
Offboarding van een automatiseringsklant
Rond de samenwerking met een automatiseringsklant netjes af, zonder dat er nog iets draait op accounts of sleutels van het bureau. De klant benoemt de nieuwe eigenaar en bevestigt de overdracht via een openbare link, en op de einddatum wordt de toegang van het bureau op elk platform ingetrokken.
- Doorlooptijd: 2 tot 4 weken
- Hoe vaak: Voor elke klant die vertrekt
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Automatiseringen draaien nog maanden op accounts van het bureau nadat de klant vertrok.
API-sleutels van het bureau blijven in de automatiseringen van de klant staan.
Het nieuwe team van de klant krijgt een map met exports en geen uitleg.
Engineers hebben nog toegang tot de systemen van een oud-klant.
Met dit sjabloon
Elke automatisering gaat over naar accounts van de klant, gecontroleerd met een live run.
Inloggegevens van het bureau worden vóór de overdracht op een rij gezet en vervangen.
De klant krijgt een goedgekeurd overdrachtspakket met een runbook per automatisering.
De toegang van het bureau wordt op de einddatum op elk platform ingetrokken.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een klant beëindigt zijn supportcontract of haalt zijn automatiseringen in huis. De delivery manager start een uitvoering met de klantnaam en de einddatum.
- 1
Bevestig de einddatum en deel de link
Dag 1Delivery manager · Team
Toets de opzegtermijn aan het contract, leg vast waarom de klant vertrekt en stuur de contactpersoon bij de klant de openbare link naar de uitvoering.
Checklist
- Opzegtermijn getoetst aan het contract
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
- Team ingelicht over de betrokken automatiseringen
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Einddatum support (verplicht)
- E-mail contactpersoon bij de klant (verplicht)
- Reden van vertrek (verplicht)
- 2
Benoem de nieuwe eigenaar en de ontvangende accounts
Week 1Contactpersoon bij de klant · Openbare link
Via de openbare link benoemt de klant wie de automatiseringen overneemt en bevestigt hij welke accounts elke automatisering en de facturatie van het platform gaan beheren.
Checklist
- Nieuwe eigenaar benoemd
- Eigen accounts aangemaakt op elk platform
- Platformfacturatie gaat naar uw accounts
In te vullen velden
- Naam nieuwe eigenaar (verplicht)
- E-mail nieuwe eigenaar (verplicht)
- Accounts die elke automatisering overnemen (verplicht)
- 3
Zet op een rij wat overgaat en wat stopt
Week 1Automation engineer · Team
Zet elke automatisering op een rij, met het account waarop die draait en de inloggegevens die ze gebruikt, en of die naar de klant gaat of op de einddatum wordt uitgezet.
Checklist
- Elke automatisering op een rij gezet
- Inloggegevens van het bureau op een rij gezet
- Uit te zetten automatiseringen afgesproken met de klant
In te vullen velden
- Overdrachtsinventaris (verplicht)
- Link naar de workflowexports (verplicht)
- 4
Schrijf het overdrachtspakket
Week 1Overdrachtsschrijver · AI-agent
De overdrachtsschrijver maakt van de inventaris een overdrachtspakket: per automatisering wat die doet, waar die draait, welke inloggegevens vervangen moeten worden en hoe u haar pauzeert.
In te vullen velden
- Concept overdrachtspakket (verplicht)
Gecontroleerd door: De solutions architect corrigeert en keurt het overdrachtspakket goed in stap 5.
- 5
Keur het overdrachtspakket goed
Week 2Solutions architect · Team
Corrigeer het pakket aan de hand van de inventaris en de runbooks, en zorg dat niets wat van het bureau is ontbreekt.
Checklist
- Elke automatisering uit de inventaris is gedekt
- Inloggegevens van het bureau gemarkeerd voor vervanging
- Runbooks zijn actueel
In te vullen velden
- Link naar het definitieve overdrachtspakket (verplicht)
Goedkeuring: De overzetting blijft vergrendeld tot de solutions architect het overdrachtspakket goedkeurt.
- 6
Zet de automatiseringen over en vervang de inloggegevens
Week 2 tot 3Automation engineer · Team
Zet elke automatisering over naar de accounts van de klant, vervang inloggegevens van het bureau door die van de klant, controleer één live run per automatisering en mail de nieuwe eigenaar het goedgekeurde overdrachtspakket en de exports.
Checklist
- Automatiseringen overgezet naar de accounts van de klant
- Inloggegevens van het bureau vervangen
- Eén live run per automatisering gecontroleerd
In te vullen velden
- Overgezette automatiseringen (verplicht)
- Uitgezette automatiseringen
- 7
Bevestig dat u alles hebt
Week 3Contactpersoon bij de klant · Openbare link
De klant controleert of de automatiseringen op zijn accounts draaien en of het gemailde overdrachtspakket en de exports compleet zijn, en bevestigt dat via de openbare link of noteert wat ontbreekt.
Checklist
- Automatiseringen draaien op uw accounts
- Overdrachtspakket en exports ontvangen
- U weet hoe u elke automatisering pauzeert
In te vullen velden
- Overdracht geaccepteerd (verplicht)
- Wat ontbreekt nog
- 8
Trek de toegang van het bureau in en sluit het account af
EinddatumDelivery manager · Team
Trek de toegang van het bureau in op elk platform van de klant, stop de storingsmeldingen, verstuur de laatste factuur en leg vast wat het bureau heeft geleerd.
Checklist
- Toegang van het bureau ingetrokken op elk platform
- Storingsmeldingen naar het bureau gestopt
- Klantdata verwijderd zoals afgesproken
- Laatste factuur verstuurd
In te vullen velden
- Toegang ingetrokken op (verplicht)
- Lessen voor het bureau
Klaar wanneer
Elke automatisering draait op accounts van de klant, de klant heeft het overdrachtspakket geaccepteerd, de toegang van het bureau is ingetrokken en de laatste factuur is verstuurd.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Overdrachtsschrijver
Maakt van de inventaris van de engineer een overdrachtspakket voor de nieuwe eigenaar bij de klant.
Wat hij doet
- Leest de overdrachtsinventaris en de gegevens van de nieuwe eigenaar in de uitvoering
- Beschrijft per automatisering wat die doet, waar die draait, welke inloggegevens vervangen moeten worden en hoe u haar pauzeert
- Legt het conceptpakket vast in zijn stap en rondt die af
Gecontroleerd door: De solutions architect corrigeert en keurt het overdrachtspakket goed in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Ze gaan over naar accounts van de klant, met de inloggegevens van het bureau vervangen en een overdrachtspakket per automatisering. Stap 6 zet elke automatisering over en vervangt de inloggegevens van het bureau, en in stap 7 bevestigt de klant via de openbare link dat alles op zijn accounts draait.
Geef ze een inventaris, de workflowexports en een runbook per automatisering, en controleer na de overstap een live run. Stap 3 en 4 maken de inventaris en het overdrachtspakket, en stap 6 controleert na de overzetting één live run per automatisering.
Zet vóór de overstap elke inlog van het bureau op een rij, en vervang die door een inlog van de klant. Stap 3 zet ze op een rij, en stap 6 vervangt ze voordat de klant de overdracht in stap 7 bevestigt.
Trek de toegang pas in nadat de klant de overdracht heeft bevestigd, platform voor platform, inclusief de storingsmeldingen. Stap 8 heeft een checklistitem voor platformtoegang, storingsmeldingen en het verwijderen van data, en legt de datum vast waarop de toegang is ingetrokken.
Laat AI van de inventaris van de engineer een overdrachtspakket maken, en laat de solutions architect het goedkeuren vóór de overzetting. In stap 4 schrijft de overdrachtsschrijver per automatisering wat die doet, waar die draait, welke inloggegevens vervangen moeten worden en hoe u haar pauzeert, en stap 5 is de goedkeuringscontrole.
Leg elke keer op dezelfde plek vast waarom een klant vertrekt en wat het bureau anders zou doen. Stap 1 legt de reden van vertrek vast, en stap 8 legt de lessen voor het bureau vast als de uitvoering sluit.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.