Automatiseringsbureau · Klantbeheer
Kwartaalcheck van automatiseringen
Laat supportklanten elk kwartaal zien wat hun automatiseringen deden, wat er misging en wat er straks kan breken. De klant deelt via een openbare link wat er aan zijn kant verandert, het rapport wordt goedgekeurd voordat hij het ziet, en elke verbetering die hij goedkeurt wordt gepland werk.
- Doorlooptijd: 2 tot 4 weken
- Hoe vaak: Elk kwartaal, voor elke supportklant
- Stappen: 8 stappen
- AI-agents: 1 AI-agent
- Goedkeuringen: 1 goedkeuring
Gratis plan, geen creditcard nodig.
Wat er verandert met dit sjabloon
Zonder sjabloon
Supportklanten horen alleen van het bureau als er iets stukgaat.
Inloggegevens verlopen en gekoppelde apps veranderen zonder waarschuwing.
Het reviewrapport wordt de avond voor het gesprek in elkaar gezet.
Ideeën voor verbeteringen raken na het gesprek in de vergetelheid.
Met dit sjabloon
Elk kwartaal krijgt de klant een rapport van wat er draaide, wat er misging en wat er aankomt.
Verlopende inloggegevens en aangekondigde wijzigingen worden elk kwartaal op een rij gezet en ingepland.
Een AI-agent schrijft het rapport op basis van de gezondheidsdata, en de solutions architect keurt het goed.
De klant keurt verbeteringen goed via de openbare link, en elke verbetering wordt een wijzigingsverzoek.
Het sjabloon, stap voor stap
Bij elke stap staat wie hem uitvoert: iemand in uw team, een AI-agent of de klant via een openbare link. Een goedkeuring houdt alle volgende stappen vergrendeld tot ze is gegeven.
- Uitgevoerd door uw team
- Uitgevoerd door een AI-agent
- Uitgevoerd door de klant, via een openbare link
Begint wanneer
Een kwartaal eindigt voor een klant met een supportcontract voor automatiseringen. De delivery manager start een uitvoering met de klantnaam en de datum van het reviewgesprek.
- 1
Plan de review en deel de link
Week 1Delivery manager · Team
Plan het reviewgesprek en stuur de contactpersoon bij de klant de openbare link naar de uitvoering, zodat hij kan vertellen wat er aan zijn kant verandert.
Checklist
- Reviewgesprek gepland
- Openbare link naar de contactpersoon gestuurd
In te vullen velden
- Klantnaam (verplicht)
- Datum reviewgesprek (verplicht)
- E-mail contactpersoon bij de klant (verplicht)
- 2
Deel wat er in uw bedrijf verandert
Week 1Contactpersoon bij de klant · Openbare link
Via de openbare link noteert de klant wijzigingen in zijn systemen en processen, plannen voor het volgende kwartaal en hoe goed de automatiseringen hem hebben geholpen.
Checklist
- Komende systeemwijzigingen genoteerd
- Processen die u hierna wilt automatiseren genoteerd
In te vullen velden
- Wijzigingen in uw systemen of processen (verplicht)
- Plannen voor het volgende kwartaal
- Hoe goed de automatiseringen u hielpen (verplicht)
- 3
Verzamel de gezondheidsdata
Week 1 tot 2Automation engineer · Team
Leg per automatisering het aantal runs vast, de storingen en hun oorzaak, inloggegevens die volgend kwartaal verlopen en wijzigingen die gekoppelde apps hebben aangekondigd.
Checklist
- Runs en storingen per automatisering genoteerd
- Inloggegevens die volgend kwartaal verlopen genoteerd
- Aangekondigde wijzigingen in gekoppelde apps gecontroleerd
- Gebruik ten opzichte van abonnementslimieten gecontroleerd
In te vullen velden
- Gezondheidsdata per automatisering (verplicht)
- Storingen dit kwartaal (verplicht)
- Link naar de export van de rungeschiedenis
- 4
Schrijf het gezondheidsrapport
Week 2Rapportschrijver · AI-agent
De rapportschrijver maakt van de input van de klant en de gezondheidsdata een rapport: wat er draaide, wat er misging en waarom, risico's voor het volgende kwartaal en voorgestelde verbeteringen.
In te vullen velden
- Conceptrapport (verplicht)
Gecontroleerd door: De solutions architect corrigeert en keurt het rapport goed in stap 5.
- 5
Keur het rapport en de voorstellen goed
Verborgen voor de openbare linkWeek 2Solutions architect · Team
Corrigeer het rapport, toets elk risico aan de gezondheidsdata en bepaal welke verbeteringen u voorstelt en tegen welke prijs.
Checklist
- Elk risico wordt onderbouwd door de gezondheidsdata
- Elke verbetering heeft een schatting
- Formulering past bij de klant
In te vullen velden
- Link naar het definitieve rapport (verplicht)
- Voorgestelde verbeteringen en schattingen (verplicht)
Goedkeuring: Er gaat niets naar de klant tot de solutions architect het rapport goedkeurt.
- 6
Houd het reviewgesprek
Week 3Delivery manager · Team
Neem het rapport, de risico's en de voorgestelde verbeteringen door met de klant, mail hem het rapport en spreek de prioriteiten voor het volgende kwartaal af.
Checklist
- Rapport doorgenomen
- Eigenaar en datum per risico afgesproken
- Prioriteiten voor het volgende kwartaal afgesproken
In te vullen velden
- Gespreksnotities (verplicht)
- 7
Kies de verbeteringen voor het volgende kwartaal
Week 3Contactpersoon bij de klant · Openbare link
Op basis van het rapport dat de delivery manager mailde, legt de klant via de openbare link vast welke verbeteringen hij goedkeurt en welke hij uitstelt.
In te vullen velden
- Verbeteringen die u goedkeurt (verplicht)
- Verbeteringen die u uitstelt
- Inkoopordernummer of referentie
- 8
Plan het vervolgwerk
Week 3 tot 4Delivery manager · Team
Start een wijzigingsverzoek voor elke goedgekeurde verbetering, plan het vernieuwen van inloggegevens en plan de volgende review.
Checklist
- Wijzigingsverzoek gestart per goedgekeurde verbetering
- Vernieuwen van inloggegevens ingepland
- Volgende review gepland
In te vullen velden
- Datum volgende review (verplicht)
Klaar wanneer
De klant heeft een goedgekeurd gezondheidsrapport besproken en de verbeteringen voor het volgende kwartaal gekozen, en elk gevonden risico heeft een eigenaar en een datum.
Pas het aan. Hernoem stappen, wijzig eigenaren en voeg checklistpunten, velden of goedkeuringen toe. Het sjabloon is een startpunt voor de manier waarop uw team werkt.
De AI-agents in dit sjabloon
Een agent werkt alleen aan zijn eigen stappen, en iemand in uw team controleert wat hij heeft gedaan. Alles wat een agent naar een gekoppelde app schrijft, wacht op goedkeuring tenzij u het toestaat.
Rapportschrijver
Maakt van de input van de klant en de gezondheidsdata een kwartaalrapport.
Wat hij doet
- Leest de input van de klant en de gezondheidsdata in de uitvoering
- Beschrijft wat er draaide, wat er misging en waarom, en de risico's voor het volgende kwartaal
- Stelt verbeteringen voor waarover de solutions architect beslist
- Legt het conceptrapport vast in zijn stap
Gecontroleerd door: De solutions architect corrigeert en keurt het rapport goed in stap 5.
Vragen die dit sjabloon beantwoordt
Controleer per automatisering het aantal runs, de storingen en hun oorzaak, inloggegevens die bijna verlopen, aangekondigde wijzigingen in gekoppelde apps en het gebruik ten opzichte van de limieten van het abonnement. Stap 3 heeft voor elk van deze punten een checklistitem, en stap 4 maakt van de resultaten een rapport.
Laat zien wat er draaide, wat er misging en hoe dat is opgelost, naast wat er volgend kwartaal waarschijnlijk verandert. Stap 4 schrijft dat rapport op basis van de gezondheidsdata, en in stap 6 neemt de delivery manager het met de klant door.
Kijk vooruit naar verlopende inloggegevens, aangekondigde wijzigingen in gekoppelde apps, limieten van platforms en wijzigingen in de eigen systemen van de klant. Stap 2 vraagt de klant via de openbare link naar komende wijzigingen, en stap 3 zet per automatisering de verlopende inloggegevens en aangekondigde wijzigingen op een rij.
Laat AI van de gezondheidsdata en de input van de klant een eerste rapport maken, en laat een expert het goedkeuren voordat de klant het ziet. In stap 4 schrijft de rapportschrijver het rapport en stelt hij verbeteringen voor, en stap 5 is een goedkeuringscontrole waarin de solutions architect het corrigeert.
Stel verbeteringen voor die uit de eigen data van de klant komen, en laat hem schriftelijk kiezen. In stap 7 keurt de klant elke verbetering goed of stelt hij die uit via de openbare link, en stap 8 start voor elke goedgekeurde verbetering een wijzigingsverzoek.
Review de automatiseringen van elke supportklant één keer per kwartaal, en eerder als zijn systemen veranderen. Stap 8 plant de volgende review voordat de uitvoering sluit, zodat er geen kwartaal wordt overgeslagen.
Voer deze workflow uit in OKiDO
Richt de stappen, eigenaren en goedkeuringen één keer in en start daarna een uitvoering voor elke nieuwe zaak.