Agence marketing · Service client
Renouvellement du forfait mensuel
Renouvelez vos forfaits sur la base des résultats, pas d'un appel de dernière minute sur le prix. Le bilan démarre deux mois avant l'échéance, le client voit ce que la période a apporté, et sa décision de renouveler est enregistrée via un lien public.
- Durée: 4 à 8 semaines
- Fréquence: Pour chaque forfait, deux mois avant son échéance
- Étapes: 7 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Le renouvellement est abordé quand le contrat est déjà terminé.
La réunion de renouvellement parle de prix, pas de résultats.
Les honoraires restent les mêmes pendant des années alors que le travail augmente.
Un oui oral n'arrive jamais jusqu'au contrat ni à la facture.
Avec le modèle
Chaque forfait lance son exécution de renouvellement deux mois avant l'échéance.
Le client voit un bilan des objectifs, des résultats et du travail de la période.
Le temps passé est comparé aux honoraires, et chaque changement est approuvé et justifié.
Le client enregistre sa décision, et la comptabilité met à jour le contrat et la facturation.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un forfait mensuel arrive à échéance dans deux mois. Le directeur de clientèle lance une exécution avec le nom du client et la date de fin du contrat.
- 1
Lancer le bilan de renouvellement
Semaine 1Directeur de clientèle · Équipe
Vérifiez les conditions du contrat et le préavis, et enregistrez les honoraires actuels pour que l'équipe puisse faire le bilan de la période.
Checklist
- Conditions du contrat vérifiées
- Préavis noté
- Bilan de la période demandé au responsable de compte
Champs à remplir
- Nom du client (obligatoire)
- Date de fin du contrat (obligatoire)
- Honoraires mensuels actuels (obligatoire)
- Préavis
- 2
Faire le bilan de la période et de la santé du compte
Masqué sur le lien publicSemaines 1 à 2Responsable de compte · Équipe
Comparez les résultats aux objectifs du contrat, listez le travail en plus et les changements validés de la période, et évaluez la santé du compte.
Checklist
- Rapports mensuels relus
- Changements de périmètre validés comptés
- Temps passé comparé aux honoraires
Champs à remplir
- Résultats par rapport aux objectifs du contrat (obligatoire)
- Travail en plus et changements de la période
- Santé du compte (obligatoire)
- 3
Rédiger le bilan de renouvellement
Masqué sur le lien publicSemaine 2Rédacteur de renouvellements · Agent IA
Le rédacteur de renouvellements rédige, à partir des valeurs de l'exécution, un bilan de la période pour le client et un plan de la proposition pour la période suivante.
Champs à remplir
- Brouillon du bilan de la période (obligatoire)
- Brouillon du plan de la proposition (obligatoire)
Contrôle humain: Le directeur de clientèle corrige les deux et approuve les honoraires à l'étape 4.
- 4
Fixer les conditions du renouvellement
Masqué sur le lien publicSemaine 3Directeur de clientèle · Équipe
Corrigez le bilan et le plan, fixez les honoraires et le périmètre de la période suivante, et notez pourquoi les honoraires changent s'ils changent.
Checklist
- Bilan comparé aux rapports
- Honoraires couvrant le temps réellement passé
- Objectifs de la période suivante réalistes
Champs à remplir
- Honoraires mensuels proposés (obligatoire)
- Raison d'un changement d'honoraires
Approbation: Rien n'est envoyé au client tant que le directeur de clientèle n'a pas approuvé le bilan, le périmètre et les honoraires.
- 5
Tenir la réunion de renouvellement
Semaine 4Responsable de compte · Équipe
Présentez le bilan de la période et la proposition, puis envoyez au client par e-mail la proposition avec le lien public pour sa décision.
Checklist
- Bilan de la période présenté
- Objectifs de la période suivante discutés
- Proposition et lien public envoyés par e-mail
Champs à remplir
- Date de la réunion (obligatoire)
- Avis du client sur la période (obligatoire)
- 6
Le client décide du renouvellement
Semaines 4 à 6Contact client · Lien public
Le client lit la proposition que le responsable de compte lui a envoyée par e-mail et enregistre via le lien public s'il renouvelle, qui signe, la date de début de la nouvelle période et ce qui doit changer.
Checklist
- Proposition lue
- Contrat de renouvellement signé
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Signé par (obligatoire)
- Date de début de la nouvelle période
- Ce qui doit changer à la période suivante
- 7
Mettre à jour le contrat et la facturation
Semaine 6Responsable financier · Équipe
Vérifiez la décision du client. S'il renouvelle, paramétrez les nouveaux honoraires dans la facturation et classez le contrat signé ; s'il part, notez la date de fin et lancez une exécution de fin de collaboration.
Checklist
- Décision du client vérifiée
- Nouveaux honoraires paramétrés dans la facturation
- Contrat signé classé
Champs à remplir
- Lien vers le contrat signé
- Nouveaux honoraires à partir du
Terminé quand
Le client a signé le renouvellement ou donné son préavis, et les nouveaux honoraires, le périmètre et la date de début, ou la date de fin, sont enregistrés.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de renouvellements
Transforme les résultats et le travail de la période en un premier bilan et un plan de proposition.
Ce qu'il fait
- Lit les résultats, le travail en plus et la santé du compte enregistrés à l'étape 2
- Rédige un bilan de la période pour le client
- Rédige un plan de la proposition pour la période suivante
- Enregistre les deux dans son étape
Contrôle humain: Le directeur de clientèle corrige les deux et approuve les honoraires à l'étape 4.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Commencez bien avant le préavis, avec les résultats de la période en main. Cette exécution démarre deux mois avant l'échéance, et l'étape 2 fait le bilan des résultats avant que quiconque ne parle de prix.
Montrez les résultats par rapport aux objectifs du contrat, le travail livré et les changements validés pendant la période. L'étape 2 les enregistre, et à l'étape 3 le rédacteur de renouvellements en fait un bilan de la période pour le client.
Comparez le temps réellement passé aux honoraires, et justifiez le changement par le travail qu'il paie. La checklist de l'étape 2 compare le temps et les honoraires, et à l'étape 4 le directeur de clientèle approuve les nouveaux honoraires et note la raison.
Évaluez la santé du compte selon les résultats, la satisfaction et le travail en plus, et agissez sur une note faible avant la réunion. L'étape 2 enregistre la santé du compte, pour que le directeur de clientèle voie les clients à risque à l'étape 4.
Laissez l'IA rédiger le bilan de la période et le plan de la proposition à partir de ce que votre équipe a enregistré, et gardez le prix pour une personne. Le rédacteur de renouvellements rédige les deux à l'étape 3, et à l'étape 4 le directeur de clientèle les corrige et approuve les honoraires.
Demandez après la réunion, au même endroit, la décision, le signataire et la date de début. À l'étape 6 le client les enregistre via le lien public, et l'étape 7 met à jour le contrat et la facturation selon cette décision.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.