Agence marketing · Service client
Fin de collaboration avec un client
Terminez une relation client proprement, avec chaque compte transféré et rien en suspens. Le client confirme via un lien public qu'il a repris ses comptes et ses fichiers, les accès de l'agence sont retirés à une date enregistrée, et les retours de départ deviennent des enseignements pour l'équipe.
- Durée: 2 à 6 semaines
- Fréquence: Pour chaque client qui part
- Étapes: 9 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Le client réclame son compte publicitaire des mois plus tard, et personne ne sait à qui il appartient.
Des utilisateurs de l'agence restent sur les comptes du client longtemps après le contrat.
La facture finale oublie des heures ou du budget média prépayé.
Le client part et personne ne sait pourquoi.
Avec le modèle
Chaque compte et fichier est listé, et le client confirme son accès administrateur.
Les accès de l'agence sont retirés à une date enregistrée.
La comptabilité solde heures, frais et budget média dans une seule facture finale.
Les retours de départ et les enseignements sont enregistrés dans l'exécution.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un client donne son préavis ou décide de ne pas renouveler. Le responsable de compte lance une exécution avec le nom du client et le dernier jour du contrat.
- 1
Confirmer la date de fin et le plan de passation
Jour 1Responsable de compte · Équipe
Confirmez le dernier jour du contrat avec le client, convenez des livrables qui seront encore terminés, et informez l'équipe.
Checklist
- Préavis vérifié
- Derniers livrables convenus
- Équipe informée
Champs à remplir
- Nom du client (obligatoire)
- Dernier jour du contrat (obligatoire)
- Raison du départ (obligatoire)
- E-mail du contact client (obligatoire)
- 2
Lister chaque compte et fichier à transférer
Jours 1 à 3Coordinateur de projet · Équipe
Listez les comptes publicitaires, l'analytics, les profils sociaux, les domaines et les fichiers que l'agence gère pour le client, avec leur propriétaire actuel.
Checklist
- Comptes publicitaires et analytics listés
- Profils sociaux et domaines listés
- Fichiers finaux et sources listés
Champs à remplir
- Comptes et fichiers à transférer (obligatoire)
- Campagnes en cours et leur date de fin
- Lien vers le dossier client (obligatoire)
- 3
Rédiger la synthèse de passation
Jour 3Rédacteur de passation · Agent IA
Le rédacteur de passation rédige la synthèse à partir de l'exécution : ce qui a été livré, les campagnes en cours, les points ouverts, et chaque compte et fichier avec son nouveau propriétaire.
Champs à remplir
- Brouillon de la synthèse de passation (obligatoire)
Contrôle humain: Le responsable de compte corrige et approuve la synthèse à l'étape 4.
- 4
Approuver et envoyer la synthèse de passation
Jour 4Responsable de compte · Équipe
Comparez la synthèse à la liste des comptes et aux campagnes, corrigez-la et approuvez-la. Envoyez-la ensuite au client par e-mail avec le lien public.
Checklist
- Chaque compte et fichier listé
- Campagnes en cours et dates de fin exactes
- Points ouverts attribués
Approbation: Rien n'est envoyé au client tant que le responsable de compte n'a pas approuvé la synthèse de passation.
- 5
Le client reprend ses comptes et ses fichiers
Jours 5 à 10Contact client · Lien public
À partir de la synthèse de passation reçue par e-mail du responsable de compte, le client confirme via le lien public qu'il a un accès administrateur à chaque compte et aux fichiers, et indique le nouveau propriétaire.
Checklist
- Accès administrateur aux comptes publicitaires confirmé
- Accès administrateur à l'analytics confirmé
- Fichiers finaux et sources reçus
Champs à remplir
- E-mail du nouveau propriétaire des comptes (obligatoire)
- Ce qui manque encore
- 6
Arrêter les campagnes et retirer les accès de l'agence
Dernier jour du contratCoordinateur de projet · Équipe
Mettez en pause ou transférez les campagnes en cours comme convenu, puis retirez des comptes et outils du client chaque utilisateur de l'agence, chaque mot de passe enregistré et chaque freelance.
Checklist
- Campagnes en pause ou transférées
- Utilisateurs de l'agence retirés de chaque compte
- Mots de passe enregistrés supprimés
- Accès des freelances retirés
Champs à remplir
- Accès retirés le (obligatoire)
- 7
Envoyer la facture finale
Après le dernier jour du contratResponsable financier · Équipe
Facturez les dernières heures et les derniers frais, soldez le budget média prépayé et arrêtez le forfait dans la facturation.
Checklist
- Dernières heures et frais inclus
- Budget média prépayé soldé
- Forfait arrêté dans la facturation
Champs à remplir
- Montant de la facture finale (obligatoire)
- Facture finale payée
- 8
Le client donne son avis de départ
Après le dernier jour du contratContact client · Lien public
Via le lien public, le client note la collaboration avec l'agence et dit ce qui aurait dû être différent.
Champs à remplir
- Note de la collaboration (obligatoire)
- Ce que nous aurions dû faire autrement
- 9
Clôturer le compte et partager les enseignements
Masqué sur le lien publicDeux semaines après la finDirecteur de clientèle · Équipe
Lisez les retours, notez les enseignements pour l'équipe et marquez le client comme ancien client dans le CRM.
Checklist
- Retours lus
- Enseignements partagés avec l'équipe
- Client marqué comme ancien client dans le CRM
Champs à remplir
- Enseignements pour l'équipe (obligatoire)
- Ouvert à retravailler ensemble
Terminé quand
Le client a un accès administrateur à chaque compte et fichier, les accès de l'agence sont retirés, la facture finale est envoyée et les retours de départ sont enregistrés.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Rédacteur de passation
Rédige la synthèse de passation que le client reçoit à la fin du contrat.
Ce qu'il fait
- Lit la date de fin, la liste des comptes et fichiers et les campagnes en cours dans l'exécution
- Liste chaque compte et fichier avec son nouveau propriétaire
- Liste ce qui a été livré et ce qui reste ouvert
- Enregistre le brouillon dans son étape
Contrôle humain: Le responsable de compte corrige et approuve la synthèse à l'étape 4.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Transférez tout dans un ordre fixe : le plan, une synthèse de passation, les comptes, les accès, la facture finale et les retours. Les étapes 1 à 9 suivent cet ordre, et le client confirme la reprise et donne son avis via un lien public.
Listez chaque compte géré par l'agence et faites confirmer au client son accès administrateur avant de retirer le vôtre. L'étape 2 liste les comptes, l'étape 5 enregistre la confirmation du client, et seulement ensuite l'étape 6 retire les accès de l'agence.
Supprimez chaque utilisateur de l'agence, chaque mot de passe enregistré et chaque compte de freelance, et notez la date. La checklist de l'étape 6 couvre chacun de ces points, et la date est enregistrée dans l'exécution.
Ce qui a été livré, les campagnes en cours, les points ouverts, et chaque compte et fichier avec son nouveau propriétaire. À l'étape 3 le rédacteur de passation le rédige à partir de l'exécution, et à l'étape 4 le responsable de compte le vérifie et l'approuve avant son envoi au client.
Demandez une seule fois, à la fin, avec une note et une question ouverte. À l'étape 8 le client note l'agence via le lien public et dit ce qui aurait dû être différent, et l'étape 9 transforme les réponses en enseignements pour l'équipe.
Soldez les heures, les frais et le budget média prépayé dans une seule facture finale, et arrêtez le forfait dans la facturation. La checklist de l'étape 7 couvre chacun de ces points avant la clôture du compte.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.