Agence marketing · Service client
Changement de périmètre
Arrêtez le travail gratuit en plus, sans débat avec le client sur le périmètre. Chaque demande est comparée au contrat, le travail hors périmètre reçoit un devis approuvé avant que quiconque ne commence, et le client enregistre sa décision via un lien public.
- Durée: 3 à 7 jours
- Fréquence: Pour chaque demande hors contrat
- Étapes: 8 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Le travail en plus est fait pour rendre service et jamais facturé.
Qu'une demande soit incluse ou non dépend de la personne à qui le client s'adresse.
Les devis partent sans que personne ne vérifie le prix ou la capacité de l'équipe.
Plus tard, personne ne sait qui a validé un changement.
Avec le modèle
Chaque demande hors périmètre reçoit un devis, et les changements acceptés vont sur la prochaine facture.
Chaque demande est comparée au contrat, toujours de la même manière.
Le directeur de clientèle approuve chaque devis avant que le client ne le voie.
La décision du client et son signataire sont enregistrés dans l'exécution.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un client demande un travail qui ne figure ni dans le forfait mensuel ni dans le contrat. Le responsable de compte lance une exécution avec la demande telle que le client l'a formulée.
- 1
Enregistrer la demande
Jour 1Responsable de compte · Équipe
Enregistrez la demande avec les mots du client, et ce que le forfait mensuel ou le contrat prévoit pour ce sujet.
Checklist
- Demande confirmée avec le client
- Contrat vérifié sur ce sujet
Champs à remplir
- Nom du client (obligatoire)
- La demande (obligatoire)
- Ce que prévoit le contrat (obligatoire)
- Souhaité pour le
- 2
Comparer la demande au périmètre
Masqué sur le lien publicJour 1Vérificateur de périmètre · Agent IA
Le vérificateur de périmètre compare la demande à ce que prévoit le contrat, la sépare en travail inclus et hors périmètre, et liste les questions ouvertes.
Champs à remplir
- Inclus (obligatoire)
- Hors périmètre (obligatoire)
- Questions pour le client
Contrôle humain: Le chef de projet compare le découpage au contrat à l'étape 3.
- 3
Chiffrer le travail hors périmètre
Masqué sur le lien publicJours 2 à 3Chef de projet · Équipe
Comparez le découpage au contrat, puis estimez les heures et la date de livraison au plus tôt avec les personnes qui feraient le travail.
Checklist
- Découpage comparé au contrat
- Heures estimées avec l'équipe
- Effet sur le travail en cours noté
Champs à remplir
- Heures estimées (obligatoire)
- Prix (obligatoire)
- Date de livraison au plus tôt (obligatoire)
- Effet sur le travail en cours
- 4
Approuver le devis
Masqué sur le lien publicJour 3Directeur de clientèle · Équipe
Comparez le prix à la grille tarifaire et la date de livraison à la capacité de l'équipe, et approuvez le devis.
Checklist
- Prix conforme à la grille tarifaire
- Date compatible avec la capacité de l'équipe
- Échéances en cours protégées
Approbation: Aucun devis n'est envoyé au client tant que le directeur de clientèle n'a pas approuvé le prix et la date.
- 5
Envoyer le devis
Jour 4Responsable de compte · Équipe
Envoyez au client le devis et le lien public, en expliquant ce que le changement ajoute et ce qu'il décale.
Checklist
- Devis envoyé
- Lien public envoyé au contact client
- Partie incluse confirmée au client
Champs à remplir
- Lien vers le devis (obligatoire)
- 6
Le client accepte ou refuse le devis
Jours 4 à 7Contact client · Lien public
Le client lit le devis que le responsable de compte lui a envoyé par e-mail et enregistre via le lien public s'il l'accepte ou le refuse, qui l'a validé et un numéro de bon de commande s'il en utilise un.
Checklist
- Devis lu
- Accord du responsable du budget
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Validé par (obligatoire)
- Numéro de bon de commande
- 7
Planifier le travail accepté
Jour 7Chef de projet · Équipe
Vérifiez la décision du client. S'il a accepté, ajoutez le travail au planning du projet et communiquez les nouvelles dates à l'équipe ; s'il a refusé, notez-le et terminez l'étape.
Checklist
- Décision du client vérifiée
- Travail ajouté au planning du projet
- Nouvelles dates communiquées à l'équipe
Champs à remplir
- Date de début prévue
- 8
Ajouter le changement à la prochaine facture
Prochaine facturationResponsable financier · Équipe
Ajoutez le changement accepté à la prochaine facture du client avec le numéro de bon de commande, pour que le travail en plus soit facturé dès qu'il est convenu. Si le client a refusé, terminez l'étape sans ligne de facture.
Checklist
- Ligne de facture ajoutée
- Numéro de bon de commande sur la facture
- Prix conforme au devis accepté
Champs à remplir
- Mois de facturation
Terminé quand
Le client a accepté ou refusé le devis par écrit, le travail accepté est planifié et figure sur la prochaine facture, et la décision est enregistrée.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Vérificateur de périmètre
Compare la demande du client à ce que prévoit le contrat et la sépare en travail inclus et hors périmètre.
Ce qu'il fait
- Lit la demande et le périmètre du contrat enregistrés à l'étape 1
- Liste les parties incluses et celles qui ne le sont pas
- Rédige les questions auxquelles l'équipe doit répondre pour chiffrer
- Enregistre le résultat dans son étape
Contrôle humain: Le chef de projet compare le découpage au contrat à l'étape 3.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Traitez chaque demande hors contrat comme un changement, avec son propre devis et un accord écrit. L'étape 2 sépare chaque demande en travail inclus et hors périmètre, et rien n'est planifié tant que le client n'a pas accepté le devis à l'étape 6.
Montrez ce que le contrat prévoit à côté de ce qu'il a demandé, et proposez un prix et une date pour le reste. L'étape 1 enregistre les deux, et le devis de l'étape 5 explique ce que le changement ajoute et ce qu'il décale.
Estimez les heures avec les personnes qui feront le travail, appliquez votre grille tarifaire et faites approuver par une deuxième personne. L'étape 3 enregistre les heures et le prix, et l'étape 4 est le contrôle d'approbation du directeur de clientèle avant l'envoi du devis.
Laissez l'IA comparer la demande au contrat et proposer un découpage, et laissez une personne trancher. À l'étape 2 le vérificateur de périmètre rédige les listes inclus et hors périmètre, et à l'étape 3 le chef de projet les compare au contrat.
Faites de la facturation une étape du changement, pas une information que la comptabilité découvre en fin de mois. L'étape 8 ajoute le changement accepté à la prochaine facture avec le numéro de bon de commande de l'étape 6.
Tenez une exécution par demande de changement, avec le devis, la décision et le nom de la personne qui l'a validé. L'étape 6 enregistre la décision du client et son signataire, pour qu'au renouvellement vous puissiez montrer chaque changement et son prix.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.