Cabinet de recrutement · Service client
Mise en jeu de la garantie de placement
Quand un candidat placé part pendant la période de garantie, tranchez la demande selon vos conditions plutôt qu'au téléphone. Le client saisit ce qui s'est passé via un lien public, chaque condition est vérifiée, et rien n'est promis avant la décision du directeur général.
- Durée: 1 à 2 semaines
- Fréquence: Pour chaque mise en jeu de la garantie
- Étapes: 9 étapes
- Agents IA: 1 agent IA
- Approbations: 1 approbation
Plan gratuit, sans carte de crédit.
Ce que ce modèle change
Sans le modèle
Le responsable de compte promet un remboursement au téléphone avant de lire les conditions.
Personne ne vérifie si les honoraires ont été payés à temps ou si le motif du départ est couvert.
La version du client est éparpillée dans plusieurs e-mails.
Un avoir est émis mais la commission du recruteur n'est jamais ajustée.
Avec le modèle
Rien n'est promis avant que le directeur général tranche la demande.
Le paiement et chaque condition de garantie sont vérifiés avant la décision.
Le client saisit la date de départ, le motif et sa préférence via le lien public.
L'avoir ou le remplacement et l'ajustement de commission passent par la même exécution.
Le modèle, étape par étape
Chaque étape indique qui la réalise : une personne de votre équipe, un agent IA ou le client via un lien public. Une approbation garde toutes les étapes suivantes verrouillées jusqu'à ce qu'elle soit donnée.
- Réalisé par votre équipe
- Réalisé par un agent IA
- Réalisé par le client, via un lien public
Démarre quand
Un client signale qu'un candidat placé est parti, ou a été remercié, pendant la période de garantie. Le responsable de compte lance une exécution avec le placement et la date de départ.
- 1
Enregistrer la demande
Jour 1Responsable de compte · Équipe
Enregistrez le placement, la date de prise de poste et la date de départ signalée par le client, et envoyez-lui le lien public.
Checklist
- Placement et facture retrouvés
- Lien public envoyé au contact client
Champs à remplir
- Candidat placé et poste (obligatoire)
- Date de prise de poste (obligatoire)
- Date de départ signalée (obligatoire)
- Honoraires facturés (obligatoire)
- 2
Le client confirme ce qui s'est passé
Jours 1 à 3Contact client · Lien public
Via le lien public, le client confirme la date de départ, la raison de la fin du contrat et s'il préfère un remplacement ou un remboursement.
Champs à remplir
- Motif de la fin du contrat (obligatoire)
- Ce qui s'est passé (obligatoire)
- Issue souhaitée (obligatoire)
- 3
Entendre la version du candidat
Masqué sur le lien publicJours 2 à 4Recruteur · Équipe
Appelez le candidat pour comprendre pourquoi il est parti, et ne notez que ce qui compte pour la demande, comme un poste ou des conditions modifiés après la prise de poste.
Checklist
- Candidat appelé
- Version comparée à celle du client
Champs à remplir
- Notes utiles pour la demande
- 4
Vérifier que les honoraires ont été payés dans les délais
Jours 2 à 4Responsable facturation · Équipe
Vérifiez si les honoraires de placement ont été payés en totalité et à temps, car votre garantie peut en dépendre.
Checklist
- Facture et paiement retrouvés
- Avoirs antérieurs vérifiés
Champs à remplir
- Honoraires payés le (obligatoire)
- Payés dans le délai de paiement
- 5
Confronter la demande à vos conditions
Jour 4Vérificateur de garantie · Agent IA
Le vérificateur de garantie compare les dates, le motif du départ et le paiement aux conditions de garantie de ses instructions, et classe chaque condition en remplie, non remplie ou incertaine.
Champs à remplir
- Vérification de la demande (obligatoire)
Contrôle humain: Le directeur général vérifie chaque condition au regard du contrat et tranche à l'étape 6.
- 6
Trancher la demande
Masqué sur le lien publicJour 5Directeur général · Équipe
Vérifiez chaque condition au regard des conditions générales et décidez : remplacement gratuit, remboursement selon votre barème, ou refus.
Checklist
- Chaque condition vérifiée au regard du contrat
- Relation client prise en compte
Champs à remplir
- Décision (obligatoire)
- Montant du remboursement
- Raison de la décision (obligatoire)
Approbation: Rien n'est promis au client tant que le directeur général n'a pas tranché la demande.
- 7
Annoncer la décision au client
Jour 5Responsable de compte · Équipe
Expliquez la décision et la suite par téléphone, puis envoyez la confirmation écrite.
Checklist
- Décision expliquée par téléphone
- Confirmation écrite envoyée
Champs à remplir
- Confirmation envoyée le (obligatoire)
- 8
Le client confirme la suite
Semaine 2Contact client · Lien public
Via le lien public, le client confirme qu'il accepte l'issue confirmée par écrit par le responsable de compte et, en cas de remplacement, indique si le poste a changé.
Champs à remplir
- Issue acceptée (obligatoire)
- Changements du poste
- 9
Lancer le remplacement ou émettre l'avoir
Masqué sur le lien publicSemaine 2Responsable de compte · Équipe
En cas de remplacement, lancez une nouvelle exécution de placement aux conditions d'origine. En cas de remboursement, faites émettre l'avoir par la comptabilité, et dans les deux cas transmettez-lui l'ajustement de commission.
Checklist
- Remplacement lancé ou avoir émis
- Ajustement de commission transmis à la comptabilité
Champs à remplir
- Recherche de remplacement lancée le
- Numéro de l'avoir
Terminé quand
La demande est tranchée selon vos conditions, le client a une recherche de remplacement ou un avoir, et la commission est ajustée, avec la décision enregistrée.
Adaptez-le. Renommez les étapes, changez les responsables et ajoutez des points de checklist, des champs ou des approbations. Le modèle est un point de départ pour la façon de travailler de votre équipe.
Les agents IA de ce modèle
Un agent ne travaille que sur ses propres étapes, et une personne de votre équipe vérifie ce qu'il a fait. Tout ce qu'un agent écrit dans une application connectée attend une approbation, sauf si vous l'autorisez.
Vérificateur de garantie
Confronte la demande aux conditions de garantie de votre contrat et indique lesquelles sont remplies.
Ce qu'il fait
- Lit les dates, le motif du départ et l'état du paiement dans l'exécution
- Les compare aux conditions de garantie indiquées dans les instructions de son étape
- Classe chaque condition en remplie, non remplie ou incertaine
- Rédige la vérification dans son étape
Contrôle humain: Le directeur général vérifie chaque condition au regard du contrat et tranche à l'étape 6.
Les questions auxquelles ce modèle répond
Vérifiez la demande au regard de vos conditions générales avant de promettre quoi que ce soit, et consignez la décision. Les étapes 4 à 6 vérifient le paiement, comparent la demande à vos conditions de garantie et se terminent par la décision du directeur général.
Demandez au client ce qu'il préfère, puis décidez selon vos conditions et la relation. Le client indique sa préférence à l'étape 2, et à l'étape 6 le directeur général choisit le remplacement, le remboursement ou le refus, avec la raison.
Comparez les dates, le motif du départ et le paiement de vos honoraires aux conditions de votre contrat. L'étape 4 confirme si les honoraires ont été payés dans les délais, et à l'étape 5 le vérificateur de garantie classe chaque condition en remplie, non remplie ou incertaine.
Demandez au client de confirmer la date de départ, le motif et l'issue souhaitée au même endroit. À l'étape 2, le client saisit les trois via le lien public, et la demande part de sa propre version.
Laissez l'IA confronter la demande à vos conditions et gardez la décision pour une personne. Le vérificateur de garantie liste chaque condition à l'étape 5, et le directeur général la vérifie et tranche à l'étape 6.
Réglez la commission dans la même exécution que la demande de garantie, pour qu'elle ne soit pas oubliée. L'étape 9 lance le remplacement ou émet l'avoir, et sa checklist transmet l'ajustement de commission à la comptabilité.
Exécutez ce workflow dans OKiDO
Configurez les étapes, les responsables et les approbations une fois, puis lancez une exécution pour chaque nouveau cas.