Agencia de marketing · Atención al cliente
Renovación del fee mensual
Renueva los contratos de fee mensual por resultados, no con una llamada de última hora sobre el precio. La revisión empieza dos meses antes de la fecha de fin, el cliente ve lo que dio el periodo, y su decisión de renovar queda registrada en un enlace público.
- Duración: 4 a 8 semanas
- Frecuencia: Para cada fee mensual, dos meses antes de que termine
- Pasos: 7 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
La renovación se plantea cuando el contrato ya ha terminado.
La reunión de renovación habla de precio, no de resultados.
Los honorarios no cambian en años mientras el trabajo crece.
Un sí de palabra nunca llega al contrato ni a la factura.
Con la plantilla
Cada fee mensual inicia su ejecución de renovación dos meses antes de la fecha de fin.
El cliente ve un resumen de los objetivos, resultados y trabajo del periodo.
El tiempo dedicado se compara con los honorarios, y cada cambio se aprueba y se explica.
El cliente registra la decisión, y finanzas actualiza el contrato y la facturación con ella.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
A un contrato de fee mensual le quedan dos meses. El director de cuentas inicia una ejecución con el nombre del cliente y la fecha de fin del contrato.
- 1
Iniciar la revisión de la renovación
Semana 1Director de cuentas · Equipo
Revisa las condiciones del contrato y el plazo de preaviso, y registra los honorarios actuales para que el equipo pueda revisar el periodo.
Lista de verificación
- Condiciones del contrato revisadas
- Plazo de preaviso anotado
- Revisión del periodo pedida al account manager
Campos que rellenar
- Nombre del cliente (obligatorio)
- Fecha de fin del contrato (obligatorio)
- Honorarios mensuales actuales (obligatorio)
- Plazo de preaviso
- 2
Revisar el periodo y la salud de la cuenta
Oculto en el enlace públicoSemanas 1 a 2Account manager · Equipo
Compara los resultados con los objetivos del contrato, enumera el trabajo extra y los cambios aprobados del periodo, y valora la salud de la cuenta.
Lista de verificación
- Informes mensuales revisados
- Cambios de alcance aprobados contados
- Tiempo dedicado comparado con los honorarios
Campos que rellenar
- Resultados frente a los objetivos del contrato (obligatorio)
- Trabajo extra y cambios del periodo
- Salud de la cuenta (obligatorio)
- 3
Redactar el resumen de renovación
Oculto en el enlace públicoSemana 2Redactor de renovaciones · Agente de IA
El redactor de renovaciones redacta, con los valores de la ejecución, un resumen del periodo para el cliente y un esquema de la propuesta para el siguiente periodo.
Campos que rellenar
- Borrador del resumen del periodo (obligatorio)
- Borrador del esquema de la propuesta (obligatorio)
Revisión humana: El director de cuentas corrige ambos y aprueba los honorarios en el paso 4.
- 4
Decidir las condiciones de renovación
Oculto en el enlace públicoSemana 3Director de cuentas · Equipo
Corrige el resumen y el esquema, fija los honorarios y el alcance del siguiente periodo, y anota por qué cambian los honorarios si cambian.
Lista de verificación
- Resumen comparado con los informes
- Los honorarios cubren el tiempo realmente dedicado
- Objetivos del siguiente periodo realistas
Campos que rellenar
- Honorarios mensuales propuestos (obligatorio)
- Motivo de un cambio de honorarios
Aprobación: Nada llega al cliente hasta que el director de cuentas aprueba el resumen, el alcance y los honorarios.
- 5
Celebrar la reunión de renovación
Semana 4Account manager · Equipo
Presenta el resumen del periodo y la propuesta, y después envía al cliente por correo la propuesta junto con el enlace público para su decisión.
Lista de verificación
- Resumen del periodo presentado
- Objetivos del siguiente periodo comentados
- Propuesta y enlace público enviados
Campos que rellenar
- Fecha de la reunión (obligatorio)
- Opinión del cliente sobre el periodo (obligatorio)
- 6
El cliente decide sobre la renovación
Semanas 4 a 6Contacto del cliente · Enlace público
El cliente lee la propuesta que le envió por correo el account manager y registra en el enlace público si renueva, quién firma, la fecha de inicio del nuevo periodo y qué debería cambiar.
Lista de verificación
- Propuesta leída
- Contrato de renovación firmado
Campos que rellenar
- Decisión (obligatorio)
- Firmado por (obligatorio)
- Fecha de inicio del nuevo periodo
- Qué debería cambiar en el siguiente periodo
- 7
Actualizar el contrato y la facturación
Semana 6Responsable de finanzas · Equipo
Revisa la decisión del cliente. Si renueva, configura los nuevos honorarios en la facturación y archiva el contrato firmado; si se va, anota la fecha de fin e inicia una ejecución de baja del cliente.
Lista de verificación
- Decisión del cliente revisada
- Nuevos honorarios configurados en la facturación
- Contrato firmado archivado
Campos que rellenar
- Enlace al contrato firmado
- Los nuevos honorarios empiezan el
Termina cuando
El cliente ha firmado la renovación o la ha rechazado, y quedan registrados los nuevos honorarios, el alcance y la fecha de inicio, o la fecha de fin.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de renovaciones
Convierte los resultados y el trabajo del periodo en un primer resumen y esquema de propuesta.
Qué hace
- Lee los resultados, el trabajo extra y la salud de la cuenta registrados en el paso 2
- Escribe un resumen del periodo para el cliente
- Redacta un esquema de la propuesta para el siguiente periodo
- Registra ambos en su paso
Revisión humana: El director de cuentas corrige ambos y aprueba los honorarios en el paso 4.
Preguntas que responde esta plantilla
Empieza mucho antes del plazo de preaviso, con los resultados del periodo en la mano. Esta ejecución empieza dos meses antes de la fecha de fin, y el paso 2 revisa los resultados antes de que nadie hable de precio.
Muestra los resultados frente a los objetivos del contrato, el trabajo entregado y los cambios aprobados durante el periodo. El paso 2 los registra, y en el paso 3 el redactor de renovaciones los convierte en un resumen del periodo para el cliente.
Compara el tiempo que de verdad dedicaste con los honorarios, y explica el cambio con el trabajo que paga. La lista de verificación del paso 2 compara tiempo y honorarios, y en el paso 4 el director de cuentas aprueba los nuevos honorarios y anota el motivo.
Valora la salud de la cuenta por resultados, satisfacción y trabajo extra, y actúa ante una nota floja antes de la reunión. El paso 2 registra la salud de la cuenta, así el director de cuentas ve los clientes en riesgo en el paso 4.
Deja que la IA redacte el resumen del periodo y el esquema de la propuesta con lo que registró tu equipo, y deja el precio en manos de una persona. El redactor de renovaciones redacta ambos en el paso 3, y en el paso 4 el director de cuentas los corrige y aprueba los honorarios.
Pide después de la reunión, en un solo lugar, la decisión, quién firma y la fecha de inicio. En el paso 6 el cliente los registra en el enlace público, y el paso 7 actualiza el contrato y la facturación según esa decisión.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.