Agencia de marketing · Atención al cliente
Solicitud de cambio de alcance
Deja de hacer trabajo extra gratis sin discutir el alcance con el cliente. Cada petición se compara con el contrato, el trabajo fuera de alcance tiene un presupuesto aprobado antes de empezar, y el cliente registra su decisión en un enlace público.
- Duración: 3 a 7 días
- Frecuencia: Para cada petición fuera del contrato
- Pasos: 8 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
El trabajo extra se hace como un favor y nunca se factura.
Que algo esté dentro del alcance depende de a quién pregunte el cliente.
Los presupuestos salen sin que nadie revise el precio ni la capacidad del equipo.
Más tarde nadie sabe quién aprobó un cambio.
Con la plantilla
Cada petición fuera de alcance tiene presupuesto, y los cambios aprobados van en la próxima factura.
Cada petición se compara con el contrato siempre de la misma manera.
El director de cuentas aprueba cada presupuesto antes de que lo vea el cliente.
La decisión del cliente y quién aprobó quedan registrados en la ejecución.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Un cliente pide un trabajo que no está en el fee mensual ni en el contrato. El account manager inicia una ejecución con la petición tal como la describió el cliente.
- 1
Registrar la petición
Día 1Account manager · Equipo
Registra la petición con las palabras del cliente y lo que el fee mensual o el contrato incluye para esa área.
Lista de verificación
- Petición confirmada con el cliente
- Contrato revisado para esa área
Campos que rellenar
- Nombre del cliente (obligatorio)
- La petición (obligatorio)
- Lo que incluye el contrato (obligatorio)
- Necesario para
- 2
Comparar la petición con el alcance
Oculto en el enlace públicoDía 1Revisor de alcance · Agente de IA
El revisor de alcance compara la petición con lo que incluye el contrato, la divide en trabajo dentro y fuera de alcance y enumera las preguntas abiertas.
Campos que rellenar
- Dentro del alcance (obligatorio)
- Fuera del alcance (obligatorio)
- Preguntas para el cliente
Revisión humana: El jefe de proyecto compara el reparto con el contrato en el paso 3.
- 3
Estimar el trabajo fuera de alcance
Oculto en el enlace públicoDías 2 a 3Jefe de proyecto · Equipo
Compara el reparto con el contrato y luego estima las horas y la fecha de entrega más temprana con quienes harían el trabajo.
Lista de verificación
- Reparto comparado con el contrato
- Horas estimadas con el equipo
- Efecto en el trabajo en curso anotado
Campos que rellenar
- Horas estimadas (obligatorio)
- Precio (obligatorio)
- Fecha de entrega más temprana (obligatorio)
- Efecto en el trabajo en curso
- 4
Aprobar el presupuesto
Oculto en el enlace públicoDía 3Director de cuentas · Equipo
Compara el precio con las tarifas y la fecha de entrega con la capacidad del equipo, y aprueba el presupuesto.
Lista de verificación
- El precio sigue las tarifas
- La fecha encaja con la capacidad del equipo
- Plazos en curso protegidos
Aprobación: Ningún presupuesto llega al cliente hasta que el director de cuentas aprueba el precio y la fecha.
- 5
Enviar el presupuesto
Día 4Account manager · Equipo
Envía al cliente el presupuesto y el enlace público, y explica qué añade el cambio y qué desplaza.
Lista de verificación
- Presupuesto enviado
- Enlace público enviado al contacto del cliente
- Parte dentro del alcance confirmada al cliente
Campos que rellenar
- Enlace al presupuesto (obligatorio)
- 6
El cliente acepta o rechaza el presupuesto
Días 4 a 7Contacto del cliente · Enlace público
El cliente lee el presupuesto que le envió por correo el account manager y registra en el enlace público si lo acepta o lo rechaza, quién lo aprobó y un número de pedido si lo usa.
Lista de verificación
- Presupuesto leído
- Responsable del presupuesto de acuerdo
Campos que rellenar
- Decisión (obligatorio)
- Aprobado por (obligatorio)
- Número de pedido
- 7
Planificar el trabajo aprobado
Día 7Jefe de proyecto · Equipo
Revisa la decisión del cliente. Si está aprobado, añade el trabajo al plan del proyecto y comunica las nuevas fechas al equipo; si está rechazado, anótalo y completa el paso.
Lista de verificación
- Decisión del cliente revisada
- Trabajo añadido al plan del proyecto
- Nuevas fechas comunicadas al equipo
Campos que rellenar
- Fecha de inicio prevista
- 8
Añadir el cambio a la próxima factura
Próxima facturaciónResponsable de finanzas · Equipo
Añade el cambio aprobado a la próxima factura del cliente con el número de pedido, para que el trabajo extra se facture en cuanto se acuerda. Si el cliente lo rechazó, completa el paso sin línea de factura.
Lista de verificación
- Línea de factura añadida
- Número de pedido en la factura
- El precio coincide con el presupuesto aprobado
Campos que rellenar
- Mes de facturación
Termina cuando
El cliente ha aceptado o rechazado el presupuesto por escrito, el trabajo aprobado está planificado y en la próxima factura, y la decisión queda registrada.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Revisor de alcance
Compara la petición del cliente con lo que incluye el contrato y la divide en trabajo dentro y fuera de alcance.
Qué hace
- Lee la petición y el alcance del contrato registrados en el paso 1
- Enumera qué partes están dentro del alcance y cuáles no
- Redacta las preguntas que el equipo necesita resolver para estimar
- Registra el resultado en su paso
Revisión humana: El jefe de proyecto compara el reparto con el contrato en el paso 3.
Preguntas que responde esta plantilla
Trata cada petición fuera del contrato como un cambio con su propio presupuesto y aprobación por escrito. El paso 2 divide cada petición en trabajo dentro y fuera de alcance, y no se planifica nada hasta que el cliente aprueba el presupuesto en el paso 6.
Muestra lo que incluye el contrato junto a lo que ha pedido, y ofrece un precio y una fecha para el resto. El paso 1 registra ambas cosas, y el presupuesto del paso 5 explica qué añade el cambio y qué desplaza.
Estima las horas con quienes harán el trabajo, aplica tus tarifas y haz que una segunda persona lo apruebe. El paso 3 registra las horas y el precio, y el paso 4 es el control de aprobación del director de cuentas antes de enviar el presupuesto.
Deja que la IA compare la petición con el contrato y proponga un reparto, y que una persona decida. En el paso 2 el revisor de alcance redacta las listas de dentro y fuera de alcance, y en el paso 3 el jefe de proyecto las compara con el contrato.
Haz que la facturación sea un paso del cambio, no algo de lo que finanzas se entera a final de mes. El paso 8 añade el cambio aprobado a la próxima factura con el número de pedido del paso 6.
Lleva una ejecución por cada solicitud de cambio, con el presupuesto, la decisión y el nombre de quien la aprobó. El paso 6 registra la decisión del cliente y quién aprobó, así en la renovación puedes mostrar cada cambio y su precio.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.