Agencia de marketing · Atención al cliente
Baja de un cliente
Cierra la relación con un cliente de forma limpia, con cada cuenta entregada y nada pendiente. El cliente confirma en un enlace público que ha asumido sus cuentas y archivos, los accesos de la agencia se retiran en una fecha registrada, y las opiniones de salida se convierten en lecciones para el equipo.
- Duración: 2 a 6 semanas
- Frecuencia: Para cada cliente que se va
- Pasos: 9 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
El cliente pide su cuenta publicitaria meses después, y nadie sabe de quién es.
Los usuarios de la agencia siguen en las cuentas del cliente mucho después del contrato.
A la factura final le faltan horas o inversión en medios prepagada.
El cliente se va y nadie aprende por qué.
Con la plantilla
Cada cuenta y archivo está en la lista, y el cliente confirma su acceso de administrador.
Los accesos de la agencia se retiran en una fecha registrada.
Finanzas liquida horas, costes e inversión en medios en una sola factura final.
Las opiniones de salida y las lecciones quedan registradas en la ejecución.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Un cliente comunica la baja o decide no renovar. El account manager inicia una ejecución con el nombre del cliente y el último día del contrato.
- 1
Confirmar la fecha de fin y el plan de traspaso
Día 1Account manager · Equipo
Confirma con el cliente el último día del contrato, acuerda qué entregas se terminarán todavía, e informa al equipo.
Lista de verificación
- Plazo de preaviso revisado
- Últimas entregas acordadas
- Equipo informado
Campos que rellenar
- Nombre del cliente (obligatorio)
- Último día del contrato (obligatorio)
- Motivo de la baja (obligatorio)
- Correo del contacto del cliente (obligatorio)
- 2
Enumerar cada cuenta y archivo que hay que traspasar
Días 1 a 3Coordinador de proyecto · Equipo
Enumera las cuentas publicitarias, la analítica, los perfiles sociales, los dominios y los archivos que la agencia gestiona para el cliente, con quién es hoy su propietario.
Lista de verificación
- Cuentas publicitarias y de analítica enumeradas
- Perfiles sociales y dominios enumerados
- Archivos finales y fuente enumerados
Campos que rellenar
- Cuentas y archivos que hay que traspasar (obligatorio)
- Campañas activas y su fecha de fin
- Enlace a la carpeta del cliente (obligatorio)
- 3
Redactar el resumen de traspaso
Día 3Redactor de traspasos · Agente de IA
El redactor de traspasos redacta el resumen a partir de la ejecución: lo que se entregó, las campañas activas, los puntos abiertos, y cada cuenta y archivo con su nuevo propietario.
Campos que rellenar
- Borrador del resumen de traspaso (obligatorio)
Revisión humana: El account manager corrige y aprueba el resumen en el paso 4.
- 4
Aprobar y enviar el resumen de traspaso
Día 4Account manager · Equipo
Compara el resumen con la lista de cuentas y las campañas, corrígelo y apruébalo. Después envíalo al cliente por correo junto con el enlace público.
Lista de verificación
- Cada cuenta y archivo enumerado
- Campañas activas y fechas de fin correctas
- Puntos abiertos asignados
Aprobación: Nada llega al cliente hasta que el account manager aprueba el resumen de traspaso.
- 5
El cliente asume las cuentas y los archivos
Días 5 a 10Contacto del cliente · Enlace público
Con el resumen de traspaso que le envió por correo el account manager, el cliente confirma en el enlace público que tiene acceso de administrador a cada cuenta y a los archivos, e indica el nuevo propietario.
Lista de verificación
- Acceso de administrador a las cuentas publicitarias confirmado
- Acceso de administrador a la analítica confirmado
- Archivos finales y fuente recibidos
Campos que rellenar
- Correo del nuevo propietario de las cuentas (obligatorio)
- Lo que aún falta
- 6
Detener las campañas y retirar los accesos de la agencia
Último día del contratoCoordinador de proyecto · Equipo
Pausa o traspasa las campañas activas según lo acordado, y después elimina de las cuentas y herramientas del cliente cada usuario de la agencia, cada contraseña guardada y cada freelance.
Lista de verificación
- Campañas pausadas o traspasadas
- Usuarios de la agencia eliminados de cada cuenta
- Contraseñas guardadas borradas
- Accesos de freelances retirados
Campos que rellenar
- Accesos retirados el (obligatorio)
- 7
Enviar la factura final
Tras el último día del contratoResponsable de finanzas · Equipo
Factura las últimas horas y costes, liquida la inversión en medios prepagada y detén el fee mensual en la facturación.
Lista de verificación
- Últimas horas y costes incluidos
- Inversión en medios prepagada liquidada
- Fee mensual detenido en la facturación
Campos que rellenar
- Importe de la factura final (obligatorio)
- Factura final pagada
- 8
El cliente da su opinión de salida
Tras el último día del contratoContacto del cliente · Enlace público
En el enlace público, el cliente valora el trabajo con la agencia y dice qué debería haber sido distinto.
Campos que rellenar
- Valoración del trabajo con nosotros (obligatorio)
- Qué deberíamos haber hecho distinto
- 9
Cerrar la cuenta y compartir las lecciones
Oculto en el enlace públicoDos semanas después del finDirector de cuentas · Equipo
Lee las opiniones, registra las lecciones para el equipo y marca al cliente como antiguo cliente en el CRM.
Lista de verificación
- Opiniones leídas
- Lecciones compartidas con el equipo
- Cliente marcado como antiguo cliente en el CRM
Campos que rellenar
- Lecciones para el equipo (obligatorio)
- Dispuesto a volver a trabajar juntos
Termina cuando
El cliente tiene acceso de administrador a cada cuenta y archivo, los accesos de la agencia están retirados, la factura final está enviada y las opiniones de salida quedan registradas.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Redactor de traspasos
Redacta el resumen de traspaso que recibe el cliente al final del contrato.
Qué hace
- Lee la fecha de fin, la lista de cuentas y archivos y las campañas activas de la ejecución
- Enumera cada cuenta y archivo con su nuevo propietario
- Enumera lo que se entregó y lo que sigue abierto
- Registra el borrador en su paso
Revisión humana: El account manager corrige y aprueba el resumen en el paso 4.
Preguntas que responde esta plantilla
Entrégalo todo en un orden fijo: el plan, un resumen de traspaso, las cuentas, los accesos, la factura final y las opiniones. Los pasos 1 a 9 siguen ese orden, y el cliente confirma el traspaso y da su opinión en un enlace público.
Enumera cada cuenta que gestiona la agencia y haz que el cliente confirme el acceso de administrador antes de retirar el tuyo. El paso 2 enumera las cuentas, el paso 5 registra la confirmación del cliente, y solo entonces el paso 6 retira los accesos de la agencia.
Elimina cada usuario de la agencia, cada contraseña guardada y cada cuenta de freelance, y registra la fecha en que lo hiciste. La lista de verificación del paso 6 cubre cada uno de estos puntos, y la fecha queda registrada en la ejecución.
Lo que se entregó, las campañas activas, los puntos abiertos, y cada cuenta y archivo con su nuevo propietario. En el paso 3 el redactor de traspasos lo redacta a partir de la ejecución, y en el paso 4 el account manager lo revisa y lo aprueba antes de que llegue al cliente.
Pregunta una sola vez, al final, con una valoración y una pregunta abierta. En el paso 8 el cliente valora a la agencia en el enlace público y dice qué debería haber sido distinto, y el paso 9 convierte las respuestas en lecciones para el equipo.
Liquida horas, costes e inversión en medios prepagada en una sola factura final, y detén el fee mensual en la facturación. La lista de verificación del paso 7 cubre cada uno de estos puntos antes de cerrar la cuenta.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.