Firma de reclutamiento · Atención al cliente
Reclamación de garantía de colocación
Cuando un candidato colocado se va dentro del periodo de garantía, decide la reclamación según tus condiciones y no por teléfono. El cliente registra lo ocurrido en un enlace público, se comprueba cada condición, y no se promete nada hasta que el director general decide.
- Duración: 1 a 2 semanas
- Frecuencia: Para cada reclamación de garantía
- Pasos: 9 pasos
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprobaciones: 1 aprobación
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Qué cambia con esta plantilla
Sin la plantilla
El gerente de cuenta promete un reembolso por teléfono antes de mirar las condiciones.
Nadie comprueba si los honorarios se pagaron a tiempo o si el motivo de salida está cubierto.
La versión del cliente sobre lo ocurrido está repartida entre varios correos.
Se emite una factura rectificativa pero la comisión del reclutador nunca se ajusta.
Con la plantilla
No se promete nada hasta que el director general decide la reclamación.
El pago y cada condición de garantía se comprueban antes de decidir.
El cliente registra la fecha de salida, el motivo y su preferencia en el enlace público.
La rectificativa o la sustitución y el ajuste de la comisión se hacen en la misma ejecución.
La plantilla, paso a paso
Cada paso indica quién lo hace: alguien de tu equipo, un agente de IA o el cliente mediante un enlace público. Una aprobación mantiene bloqueados todos los pasos siguientes hasta que se da.
- Lo hace tu equipo
- Lo hace un agente de IA
- Lo hace el cliente, mediante un enlace público
Empieza cuando
Un cliente comunica que un candidato colocado se ha ido, o ha sido despedido, dentro del periodo de garantía. El gerente de cuenta inicia una ejecución con la colocación y la fecha de salida.
- 1
Registrar la reclamación
Día 1Gerente de cuenta · Equipo
Registra la colocación, la fecha de incorporación y la fecha de salida que comunicó el cliente, y envía al cliente el enlace público.
Lista de verificación
- Colocación y factura localizadas
- Enlace público enviado al contacto del cliente
Campos que rellenar
- Candidato colocado y puesto (obligatorio)
- Fecha de incorporación (obligatorio)
- Fecha de salida comunicada (obligatorio)
- Honorarios facturados (obligatorio)
- 2
El cliente confirma lo ocurrido
Días 1 a 3Contacto del cliente · Enlace público
En el enlace público, el cliente confirma la fecha de salida, por qué terminó la relación laboral y si prefiere una sustitución o un reembolso.
Campos que rellenar
- Motivo del fin de la relación laboral (obligatorio)
- Qué ocurrió (obligatorio)
- Resultado preferido (obligatorio)
- 3
Escuchar la versión del candidato
Oculto en el enlace públicoDías 2 a 4Reclutador · Equipo
Llama al candidato para entender por qué se fue, y registra solo lo que importa para la reclamación, como un puesto o unas condiciones que cambiaron tras la incorporación.
Lista de verificación
- Candidato llamado
- Versión comparada con la del cliente
Campos que rellenar
- Notas relevantes para la reclamación
- 4
Comprobar que los honorarios se pagaron en plazo
Días 2 a 4Responsable de facturación · Equipo
Comprueba si los honorarios de la colocación se pagaron completos y a tiempo, ya que tu garantía puede depender de ello.
Lista de verificación
- Factura y pago localizados
- Rectificativas anteriores revisadas
Campos que rellenar
- Honorarios pagados el (obligatorio)
- Pagados dentro del plazo
- 5
Contrastar la reclamación con tus condiciones
Día 4Verificador de reclamaciones · Agente de IA
El verificador de reclamaciones compara las fechas, el motivo de salida y el pago con las condiciones de garantía de sus instrucciones, y marca cada condición como cumplida, no cumplida o dudosa.
Campos que rellenar
- Verificación de la reclamación (obligatorio)
Revisión humana: El director general revisa cada condición frente al contrato y decide la reclamación en el paso 6.
- 6
Decidir la reclamación
Oculto en el enlace públicoDía 5Director general · Equipo
Revisa cada condición frente a las condiciones de servicio y decide: sustitución gratuita, reembolso según tu escala o ninguna reclamación.
Lista de verificación
- Cada condición revisada frente al contrato
- Relación con el cliente tenida en cuenta
Campos que rellenar
- Decisión (obligatorio)
- Importe del reembolso
- Motivo de la decisión (obligatorio)
Aprobación: No se promete nada al cliente hasta que el director general decide la reclamación.
- 7
Comunicar la decisión al cliente
Día 5Gerente de cuenta · Equipo
Explica la decisión y los siguientes pasos en una llamada, y envía después la confirmación por escrito.
Lista de verificación
- Decisión explicada en una llamada
- Confirmación por escrito enviada
Campos que rellenar
- Confirmación enviada el (obligatorio)
- 8
El cliente confirma el siguiente paso
Semana 2Contacto del cliente · Enlace público
En el enlace público, el cliente confirma que acepta el resultado que el gerente de cuenta confirmó por escrito y, si hay sustitución, anota si el puesto ha cambiado.
Campos que rellenar
- Resultado aceptado (obligatorio)
- Cambios en el puesto
- 9
Iniciar la sustitución o emitir la rectificativa
Oculto en el enlace públicoSemana 2Gerente de cuenta · Equipo
Si hay sustitución, inicia una nueva ejecución de colocación con las condiciones originales. Si hay reembolso, pide a finanzas la factura rectificativa, y en ambos casos pasa a finanzas el ajuste de la comisión.
Lista de verificación
- Sustitución iniciada o rectificativa emitida
- Ajuste de la comisión pasado a finanzas
Campos que rellenar
- Búsqueda de sustitución iniciada el
- Número de la factura rectificativa
Termina cuando
La reclamación está decidida según tus condiciones, el cliente tiene una búsqueda de sustitución o una factura rectificativa, y la comisión está ajustada, con la decisión registrada.
Hazla tuya. Cambia el nombre de los pasos y los responsables, y añade elementos a la lista, campos o aprobaciones. La plantilla es un punto de partida para la forma de trabajar de tu equipo.
Los agentes de IA de esta plantilla
Un agente solo trabaja en sus propios pasos, y una persona de tu equipo revisa lo que hizo. Todo lo que un agente escribe en una app conectada espera aprobación, salvo que lo permitas.
Verificador de reclamaciones
Contrasta la reclamación con las condiciones de garantía de tu contrato y señala cuáles se cumplen.
Qué hace
- Lee las fechas, el motivo de salida y el estado del pago en la ejecución
- Los contrasta con las condiciones de garantía de las instrucciones de su paso
- Marca cada condición como cumplida, no cumplida o dudosa
- Escribe la verificación en su paso
Revisión humana: El director general revisa cada condición frente al contrato y decide la reclamación en el paso 6.
Preguntas que responde esta plantilla
Contrasta la reclamación con tus condiciones de servicio antes de prometer nada, y registra la decisión. Los pasos 4 a 6 comprueban el pago, comparan la reclamación con tus condiciones de garantía y terminan con la decisión del director general.
Pregunta al cliente qué prefiere y decide después según tus condiciones y la relación. El cliente registra su preferencia en el paso 2, y en el paso 6 el director general elige sustitución, reembolso o ninguna reclamación, con el motivo.
Compara las fechas, el motivo de la salida y el pago de tus honorarios con las condiciones de tu contrato. El paso 4 confirma si los honorarios se pagaron en plazo, y en el paso 5 el verificador de reclamaciones marca cada condición como cumplida, no cumplida o dudosa.
Pide al cliente que confirme la fecha de salida, el motivo y el resultado que quiere en un solo lugar. En el paso 2 el cliente registra los tres en el enlace público, así que la reclamación parte de su propia versión.
Deja que la IA contraste la reclamación con tus condiciones y que la decisión la tome una persona. El verificador de reclamaciones enumera cada condición en el paso 5, y el director general lo revisa y decide en el paso 6.
Resuelve la comisión en la misma ejecución que resuelve la reclamación, para que no se olvide. El paso 9 inicia la sustitución o emite la factura rectificativa, y su lista de verificación pasa el ajuste de la comisión a finanzas.
Ejecuta este flujo en OKiDO
Configura los pasos, los responsables y las aprobaciones una vez, y luego inicia una ejecución para cada caso nuevo.