Agência imobiliária · Administração de locações
Seleção de inquilinos e entrada no imóvel
Leve um candidato da ficha cadastral às chaves na mão, com cada conferência registrada. O candidato preenche a ficha por um link público, um agente de IA resume tudo para o proprietário, e as chaves só são entregues depois de a caução e o primeiro aluguel serem confirmados.
- Duração: 1 a 3 semanas
- Frequência: Para cada ficha de locação
- Etapas: 9 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 2 aprovações
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
As fichas chegam em trocas de e-mails em que faltam holerites.
Cada corretor avalia os candidatos de um jeito um pouco diferente.
O proprietário aprova um inquilino por telefone, e ninguém consegue provar depois.
As chaves são entregues antes de a caução cair na conta.
Com o modelo
O candidato preenche uma única ficha por um link público, com links para os comprovantes de renda.
Todo candidato é avaliado pelos mesmos critérios da sua política de locação.
A decisão do proprietário fica na execução antes de o contrato ser enviado.
A entrega das chaves fica travada até o pagamento ser confirmado.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Um candidato quer alugar um imóvel que você administra. O corretor de locação inicia uma execução com o imóvel, o aluguel e a data de entrada desejada.
- 1
Registrar a ficha e compartilhar o link com o candidato
Dia 1Corretor de locação · Equipe
Preencha o imóvel, o aluguel e a data de entrada desejada, e envie ao candidato o link público da execução com a ficha.
Checklist
- Visita feita
- Link público enviado ao candidato
Campos a preencher
- Endereço do imóvel (obrigatório)
- Aluguel mensal (obrigatório)
- E-mail do candidato (obrigatório)
- Data de entrada desejada (obrigatório)
- 2
Preencher a ficha de locação
Dias 1 a 3Candidato a inquilino · Link público
Pelo link público, o candidato informa emprego e renda, o contato do locador atual e quem vai morar no imóvel, e compartilha links seguros para os comprovantes de renda e de identidade, como a imobiliária pede.
Checklist
- Emprego e renda informados
- Contato do locador atual informado
- Todos os moradores informados
Campos a preencher
- Renda mensal da família (obrigatório)
- Contato do locador atual (obrigatório)
- Quem vai morar no imóvel (obrigatório)
- Link para o comprovante de renda (obrigatório)
- 3
Conferir identidade, renda e referências
Oculto no link públicoDias 3 a 5Gestor de locação · Equipe
Confira a identidade, a renda segundo a sua política de locação e a referência do locador atual, como as suas regras exigem, com os mesmos critérios para todo candidato. Se faltar uma referência, marque a execução como bloqueada e anote de quem você está esperando.
Checklist
- Identidade conferida
- Renda conferida segundo a sua política de locação
- Referência do locador atual recebida
- Mesmos critérios de qualquer candidato
Campos a preencher
- Resultado da conferência (obrigatório)
- Notas sobre as conferências (obrigatório)
- 4
Resumir a ficha para o proprietário
Dia 5Redator de resumos de fichas · Agente de IA
O redator de resumos de fichas escreve um resumo curto para o proprietário a partir da ficha e do resultado das conferências, tratando só dos critérios da sua política de locação.
Campos a preencher
- Rascunho do resumo da ficha (obrigatório)
Revisão humana: O gestor de locação confere o resumo e registra a decisão do proprietário na etapa 5.
- 5
Aprovar o candidato com o proprietário
Oculto no link públicoDias 5 a 7Gestor de locação · Equipe
Compare o resumo com as conferências, envie ao proprietário, e registre a decisão e as condições dele antes de aprovar.
Checklist
- Resumo bate com as conferências
- Só os seus critérios de locação usados
- Decisão do proprietário recebida por escrito
Campos a preencher
- Decisão do proprietário (obrigatório)
- Condições do proprietário
Aprovação: O contrato e a entrada ficam travados até o gestor de locação aprovar o candidato com a decisão do proprietário registrada.
- 6
Enviar o contrato e os valores de entrada
Dias 7 a 8Corretor de locação · Equipe
Envie o contrato para assinatura, e informe ao candidato o que pagar antes da entrada e até quando.
Checklist
- Contrato enviado para assinatura
- Valores da caução e do primeiro aluguel enviados
- Data de entrada confirmada
Campos a preencher
- Link para o contrato (obrigatório)
- Valor da caução (obrigatório)
- Data de entrada (obrigatório)
- 7
Assinar o contrato e confirmar o pagamento
Dias 8 a 12Candidato a inquilino · Link público
Pelo link público, o candidato confirma que assinou o contrato e pagou a caução e o primeiro aluguel, informa o código do pagamento e escolhe um dia para retirar as chaves.
Checklist
- Contrato assinado
- Caução paga
- Primeiro aluguel pago
Campos a preencher
- Código do pagamento (obrigatório)
- Dia preferido para retirar as chaves (obrigatório)
- 8
Confirmar que o dinheiro entrou
Antes da entradaAssistente financeiro · Equipe
Confira se a caução e o primeiro aluguel entraram, e deposite ou registre a caução como as suas regras locais exigem.
Checklist
- Caução recebida
- Primeiro aluguel recebido
- Caução registrada como as suas regras exigem
Campos a preencher
- Pagamento recebido em (obrigatório)
Aprovação: A entrega das chaves fica travada até o assistente financeiro confirmar que a caução e o primeiro aluguel foram recebidos.
- 9
Entregar as chaves e registrar o estado de entrada
Dia da entradaCorretor de locação · Equipe
Percorra o imóvel com o inquilino, registre o estado e as leituras dos medidores, e entregue as chaves.
Checklist
- Estado registrado cômodo por cômodo
- Leituras dos medidores feitas
- Chaves entregues
- Contrato assinado também pelo proprietário
Campos a preencher
- Link para o laudo de vistoria e as fotos (obrigatório)
- Número de chaves entregues (obrigatório)
Termina quando
O proprietário aprovou o inquilino, o contrato está assinado, a caução e o primeiro aluguel foram recebidos, e o inquilino tem as chaves e um laudo de vistoria de entrada.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de resumos de fichas
Transforma a ficha e o resultado das conferências em um resumo curto para o proprietário.
O que ele faz
- Lê a ficha e o resultado das conferências na execução
- Trata só dos critérios das instruções da sua etapa
- Escreve o rascunho do resumo na sua etapa
- Conclui a sua etapa para que o gestor de locação revise
Revisão humana: O gestor de locação confere o resumo e registra a decisão do proprietário na etapa 5.
Perguntas que este modelo responde
Use os mesmos critérios escritos para todo candidato e registre cada conferência. A etapa 3 confere identidade, renda e referências segundo a sua política de locação, e a etapa 4 resume a ficha só com esses critérios.
Dê ao candidato um link que peça tudo e aceite links para os comprovantes de renda. A etapa 2 coleta a ficha pelo link público, e na etapa 3 a execução fica bloqueada enquanto faltar uma referência.
Deixe a IA resumir a ficha e as conferências para o proprietário, e mantenha a decisão com as pessoas. Na etapa 4 o redator de resumos de fichas escreve o rascunho, e na etapa 5 o gestor de locação confere antes de o proprietário ver.
Envie ao proprietário um resumo conferido e registre a decisão e as condições dele na execução. A etapa 5 é um controle de aprovação: o contrato fica travado até o gestor de locação registrar a decisão do proprietário e aprovar o candidato.
Ligue a entrega das chaves a um pagamento confirmado, e não à data de entrada. A etapa 8 é um controle de aprovação: a entrega das chaves fica travada até o assistente financeiro confirmar que a caução e o primeiro aluguel foram recebidos.
Registre o estado cômodo por cômodo, as leituras dos medidores e as chaves entregues, com fotos. A etapa 9 faz isso no dia da entrada e salva o link para o laudo, para haver com o que comparar no fim da locação.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.