Agência imobiliária · Administração de locações
Chamado de manutenção na locação
Leve cada conserto do chamado do inquilino até o reparo confirmado e a nota fiscal conferida. O inquilino descreve o problema por um link público, um agente de IA prepara a triagem, e nenhum serviço é contratado antes de o custo ser aprovado, com a aprovação do proprietário acima do limite dele.
- Duração: 1 dia a 3 semanas
- Frequência: Para cada conserto que um inquilino pede
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
Os chamados ficam em uma caixa de e-mail compartilhada, e ninguém sabe quem está cuidando.
Os inquilinos descrevem o problema em três telefonemas.
Prestadores começam serviços acima do limite do proprietário sem aprovação.
As notas são pagas antes de alguém conferir se o problema foi resolvido.
Com o modelo
Cada conserto é uma execução com um responsável, do chamado à nota paga.
O inquilino descreve uma vez por um link público, com as fotos compartilhadas como link.
Nada é contratado antes de o custo ser aprovado, com a aprovação do proprietário acima do limite.
O inquilino confirma o conserto antes de a nota ser paga.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Um inquilino avisa de um problema por telefone, e-mail ou formulário de contato. O coordenador de manutenção inicia uma execução com o imóvel e o contato do inquilino.
- 1
Registrar o chamado e compartilhar o link com o inquilino
Dia 1Coordenador de manutenção · Equipe
Registre o imóvel e a primeira descrição do inquilino, e envie a ele o link público da execução para completar os detalhes. Se for uma emergência, siga antes o seu procedimento de emergência.
Checklist
- Emergência descartada ou atendida
- Link público enviado ao inquilino
Campos a preencher
- Endereço do imóvel (obrigatório)
- Telefone do inquilino (obrigatório)
- Primeira descrição (obrigatório)
- 2
Descrever o problema
Dia 1Inquilino · Link público
Pelo link público, o inquilino descreve o que está com defeito, onde e desde quando, compartilha um link para fotos ou um vídeo, e informa quando um prestador pode entrar.
Checklist
- Problema e local descritos
- Fotos ou vídeo compartilhados como link
- Horários de acesso informados
Campos a preencher
- O que está com defeito, e onde (obrigatório)
- Link para fotos ou um vídeo
- Quando um prestador pode entrar (obrigatório)
- Animais ou orientações de acesso
- 3
Fazer a triagem do chamado
Dia 1Assistente de triagem · Agente de IA
O assistente de triagem lê a descrição do inquilino e prepara a triagem: o profissional provável, a urgência segundo a sua política de manutenção e as perguntas para o prestador.
Campos a preencher
- Profissional sugerido (obrigatório)
- Urgência sugerida (obrigatório)
- Notas para o prestador (obrigatório)
Revisão humana: O coordenador de manutenção confirma ou corrige a triagem na etapa 4.
- 4
Confirmar a triagem e pedir orçamento
Dias 1 a 3Coordenador de manutenção · Equipe
Confira a triagem, corrija a urgência se for preciso, e peça um orçamento por escrito a um prestador da sua lista aprovada.
Checklist
- Urgência conferida com a sua política de manutenção
- Prestador da lista aprovada
- Orçamento recebido por escrito
Campos a preencher
- Prestador (obrigatório)
- Valor do orçamento (obrigatório)
- Link para o orçamento (obrigatório)
- 5
Aprovar o custo
Oculto no link públicoDias 2 a 4Gestor de locação · Equipe
Compare o orçamento com o limite de gastos do proprietário no contrato de administração. Acima do limite, obtenha a aprovação por escrito do proprietário e registre antes de aprovar.
Checklist
- Conserto é responsabilidade do proprietário pelo contrato
- Orçamento comparado com o limite de gastos
- Aprovação do proprietário registrada acima do limite
Campos a preencher
- Aprovação do proprietário (obrigatório)
Aprovação: Nenhum serviço é contratado até o gestor de locação aprovar o custo.
- 6
Contratar e concluir o conserto
Dias 3 a 14Coordenador de manutenção · Equipe
Agende o prestador dentro dos horários do inquilino, acompanhe o serviço e registre o que foi feito. Se o serviço esperar peças, marque a execução como bloqueada e anote o motivo.
Checklist
- Prestador agendado dentro dos horários informados
- Inquilino avisado da data
- Relatório do prestador recebido
Campos a preencher
- Data do conserto (obrigatório)
- Serviço feito (obrigatório)
- 7
Confirmar que o problema foi resolvido
Até 2 dias depois do consertoInquilino · Link público
Pelo link público, o inquilino confirma se o problema foi resolvido, avalia a visita do prestador e anota o que ainda não está certo.
Campos a preencher
- O problema foi resolvido? (obrigatório)
- Avaliação da visita
- O que ainda não está certo
- 8
Conferir e pagar a nota
Oculto no link públicoSemanas 2 a 3Assistente financeiro · Equipe
Compare a nota com o orçamento aprovado e a confirmação do inquilino, lance na conta do proprietário e pague o prestador.
Checklist
- Nota bate com o orçamento aprovado
- Inquilino confirmou o conserto
- Lançada na conta do proprietário
- Prestador pago
Campos a preencher
- Link para a nota fiscal (obrigatório)
- Valor da nota (obrigatório)
Termina quando
O conserto foi feito e confirmado pelo inquilino, a nota fiscal bate com o orçamento aprovado, e o custo foi lançado na conta do proprietário.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Assistente de triagem
Sugere o tipo de profissional, a urgência e as perguntas para o prestador a partir da descrição do inquilino.
O que ele faz
- Lê a descrição do inquilino e os dados do imóvel na execução
- Aplica os níveis de urgência das instruções da sua etapa
- Registra na sua etapa o profissional, a urgência e as notas sugeridas
- Conclui a sua etapa para que o coordenador confirme a triagem
Revisão humana: O coordenador de manutenção confirma ou corrige a triagem na etapa 4.
Perguntas que este modelo responde
Dê a cada conserto uma execução própria, do chamado à nota paga, para que nada fique só em uma caixa de e-mail. As etapas 1 a 8 levam cada chamado até uma nota conferida, e uma execução marcada como bloqueada mostra quais serviços esperam peças.
Peça sempre os mesmos dados: o que está com defeito, onde, desde quando, fotos e horários de acesso. A etapa 2 pede exatamente isso pelo link público, com as fotos compartilhadas como link.
Deixe a IA sugerir o tipo de profissional e a urgência a partir da descrição do inquilino, e peça ao coordenador que confirme. Na etapa 3 o assistente de triagem prepara a triagem, e na etapa 4 o coordenador de manutenção confere com a sua política de manutenção.
Compare cada orçamento com o limite de gastos do contrato de administração antes de contratar. A etapa 5 é um controle de aprovação: nenhum serviço é contratado até o gestor de locação aprovar o custo, com a aprovação do proprietário registrada quando passa do limite.
Pergunte ao inquilino, não só ao prestador, antes de pagar a nota. Na etapa 7 o inquilino confirma o conserto e avalia a visita pelo link público, e a etapa 8 confere isso antes de pagar o prestador.
Compare cada nota com o orçamento aprovado e com o serviço que o inquilino confirmou. A etapa 8 faz isso antes de lançar o custo para o proprietário e pagar o prestador.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.