Agência imobiliária · Administração de locações
Fim da locação e devolução da caução
Devolva cada caução no prazo, com descontos que você consegue explicar. O inquilino confirma os dados de saída por um link público, a vistoria de saída é comparada com a de entrada, um agente de IA escreve a carta dos descontos, e nada vai para o inquilino antes de os descontos serem aprovados.
- Duração: 2 a 4 semanas
- Frequência: Para cada locação que termina
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
Os descontos são decididos de memória semanas depois da saída.
O inquilino recebe um e-mail curto com um total e nenhuma explicação.
Um desconto contestado segura a caução inteira sem ninguém perceber.
Falta o novo endereço quando o dinheiro está pronto.
Com o modelo
Cada desconto aponta para uma diferença registrada contra o laudo de entrada.
Uma carta aprovada explica cada desconto, e o inquilino responde por um link público.
Uma disputa marca a execução como bloqueada com o procedimento anotado, e a parte não contestada é paga como as suas regras permitem.
O inquilino informa o novo endereço antes de sair.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Um inquilino avisa que vai sair, ou um contrato termina sem renovação. O gestor de locação inicia uma execução com o imóvel, a data de saída e a caução depositada.
- 1
Registrar o aviso e compartilhar o link com o inquilino
Dia 1Gestor de locação · Equipe
Registre a data de saída e a caução depositada, avise o proprietário, e envie ao inquilino o link público da execução com o checklist de saída.
Checklist
- Aviso conferido com o contrato
- Proprietário avisado
- Link público enviado ao inquilino
Campos a preencher
- Endereço do imóvel (obrigatório)
- Data de saída (obrigatório)
- Caução depositada (obrigatório)
- E-mail do inquilino (obrigatório)
- 2
Confirmar os dados de saída
Antes da saídaInquilino · Link público
Pelo link público, o inquilino informa o novo endereço, confirma a limpeza e o desligamento das contas de consumo, e escolhe um horário para a vistoria de saída.
Checklist
- Imóvel limpo e vazio
- Contas de consumo e leituras finais resolvidas
- Todas as chaves prontas para devolver
Campos a preencher
- Novo endereço (obrigatório)
- Data preferida para a vistoria (obrigatório)
- Telefone
- 3
Fazer a vistoria de saída
Dia da saídaGestor de locação · Equipe
Percorra o imóvel com o laudo de entrada em mãos, registre o estado e as leituras dos medidores, tire fotos e receba as chaves.
Checklist
- Comparado cômodo por cômodo com o laudo de entrada
- Leituras dos medidores feitas
- Todas as chaves recebidas
Campos a preencher
- Link para o laudo de entrada (obrigatório)
- Link para as fotos da saída (obrigatório)
- Diferenças em relação ao laudo de entrada (obrigatório)
- 4
Orçar os descontos propostos
Oculto no link públicoDias 1 a 5 depois da saídaGestor de locação · Equipe
Separe os danos do desgaste natural, sustente cada desconto com um orçamento ou uma nota, e registre a opinião do proprietário.
Checklist
- Desgaste natural deixado de fora
- Cada desconto sustentado por orçamento ou nota
- Aluguéis e contas em aberto conferidos
Campos a preencher
- Descontos propostos e valores (obrigatório)
- Total dos descontos (obrigatório)
- Opinião do proprietário (obrigatório)
- 5
Escrever a carta dos descontos
Dia 5Redator de cartas de caução · Agente de IA
O redator de cartas de caução escreve a carta ao inquilino: cada desconto proposto, a constatação da vistoria que o justifica e o valor a devolver.
Campos a preencher
- Rascunho da carta ao inquilino (obrigatório)
Revisão humana: O gerente de locação corrige e aprova a carta na etapa 6.
- 6
Aprovar os descontos e a carta
Oculto no link públicoDias 5 a 7Gerente de locação · Equipe
Confira cada desconto com o laudo de entrada, as fotos e as suas regras locais, corrija a carta e aprove.
Checklist
- Cada desconto corresponde a uma diferença registrada
- Valores sustentados por orçamentos ou notas
- Carta clara e cordial
Aprovação: Nada vai para o inquilino até o gerente de locação aprovar os descontos e a carta.
- 7
Aceitar ou contestar os descontos
Dentro do prazo da cartaInquilino · Link público
O gestor de locação envia por e-mail ao inquilino a carta aprovada, e o inquilino registra pelo link público se concorda, com os motivos e um link para as provas dele se não concordar.
Campos a preencher
- Decisão (obrigatório)
- Motivos da discordância
- Link para as suas provas
- 8
Pagar a caução
Dentro do prazo das suas regrasAssistente financeiro · Equipe
Pague os valores combinados ao inquilino e ao proprietário. Se o inquilino contestar um desconto, pague a parte não contestada como as suas regras permitem, marque a execução como bloqueada e anote o procedimento de disputa.
Checklist
- Valores iguais aos descontos combinados
- Inquilino pago
- Descontos combinados pagos ao proprietário
- Caução liberada onde as suas regras exigem
Campos a preencher
- Devolvido ao inquilino (obrigatório)
- Pago ao proprietário
- Pago em (obrigatório)
Termina quando
As chaves foram devolvidas, os descontos estão combinados ou no procedimento de disputa das suas regras locais, e a caução foi paga ao inquilino e ao proprietário.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de cartas de caução
Transforma as diferenças da vistoria e os descontos orçados em uma carta clara para o inquilino.
O que ele faz
- Lê as diferenças, os descontos e o valor da caução na execução
- Segue o formato de carta das instruções da sua etapa
- Escreve o rascunho da carta na sua etapa
- Conclui a sua etapa para que o gerente de locação revise
Revisão humana: O gerente de locação corrige e aprova a carta na etapa 6.
Perguntas que este modelo responde
Faça cada saída seguir as mesmas etapas, do aviso ao último pagamento. As etapas 1 a 8 levam a locação do aviso do inquilino até a caução paga, com a vistoria, os descontos e a resposta do inquilino no meio.
Compare a vistoria de saída com a de entrada, deixe de fora o desgaste natural e sustente cada desconto com um orçamento ou uma nota. As etapas 3 e 4 fazem isso, e a opinião do proprietário é registrada antes de qualquer proposta.
Deixe a IA escrever a carta a partir das diferenças e dos valores registrados, e peça a um gerente que confira cada linha. Na etapa 5 o redator de cartas de caução escreve o rascunho, e na etapa 6 o gerente de locação corrige e aprova.
Mostre ao inquilino cada desconto com a constatação que o justifica, e deixe que ele responda em um só lugar. A etapa 6 aprova uma carta clara, e na etapa 7 o inquilino aceita ou contesta pelo link público, com os motivos dele.
Compare cada cômodo com o laudo de entrada e as fotos, e registre as leituras dos medidores e as chaves devolvidas. A etapa 3 registra as diferenças e os links para os dois laudos, para cada desconto poder apontar para eles.
Planeje o pagamento a partir da data de saída e do prazo das suas regras locais, e deixe uma disputa visível em vez de deixá-la parada. A etapa 8 paga os valores combinados, e um desconto contestado marca a execução como bloqueada com o procedimento anotado.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.