Empresa de consultoria · Desenvolvimento de negócios
Resposta a RFP
Responda a uma RFP no prazo e a cada requisito, com a decisão de participar tomada antes de alguém escrever. Um agente de IA resume a RFP e verifica a resposta em busca de requisitos sem resposta, as referências são confirmadas na semana 2, e nada é enviado até o sócio aprovar.
- Duração: 2 a 4 semanas
- Frequência: Para cada RFP ou concorrência
- Etapas: 10 etapas
- Agentes de IA: 2 agentes de IA
- Aprovações: 2 aprovações
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
A consultoria responde a toda RFP que chega e ganha poucas.
Um requisito obrigatório passa despercebido e a resposta é desclassificada.
As referências são pedidas na véspera do prazo.
A resposta é fechada à meia-noite sem revisão de um sócio.
Com o modelo
O sócio decide se participa, com um resumo do encaixe e dos riscos em mãos.
Cada requisito obrigatório é ligado a uma seção e verificado antes da aprovação.
O gerente de propostas confirma cada referência na semana 2, com o contato que o comprador pode chamar.
O envio fica travado até o sócio aprovar a versão final.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
Começa quando
Chega uma RFP ou concorrência que a consultoria pode responder. O gerente de propostas inicia uma execução com o nome do comprador.
- 1
Registrar a RFP e os prazos
Dia 1Gerente de propostas · Equipe
Registre o prazo de perguntas e o prazo de entrega, e copie para a execução os requisitos obrigatórios e os critérios de avaliação da RFP.
Checklist
- Os dois prazos registrados
- Requisitos obrigatórios listados
- Formato de entrega anotado
Campos a preencher
- Link para os documentos da RFP (obrigatório)
- Prazo de perguntas (obrigatório)
- Prazo de entrega (obrigatório)
- Requisitos obrigatórios e critérios de avaliação (obrigatório)
- 2
Resumir a RFP para a decisão
Dia 2Analista de RFP · Agente de IA
O analista de RFP resume os requisitos, os critérios e os prazos para a decisão: encaixe com os serviços da consultoria, lacunas, riscos e perguntas para o comprador.
Campos a preencher
- Resumo para a decisão (obrigatório)
- Rascunho de perguntas de esclarecimento
Revisão humana: O sócio confere o resumo com a RFP e decide se participa na etapa 3.
- 3
Decidir se vai participar
Dias 2 a 3Sócio · Equipe
Confira o resumo com a RFP e decida com base no encaixe, na capacidade, na faixa de preço e na chance de a consultoria ganhar.
Checklist
- Resumo conferido com a RFP
- Equipe disponível na data de início
- Faixa de preço viável
Campos a preencher
- Decisão de participar (obrigatório)
- Motivo (obrigatório)
Aprovação: O trabalho na resposta fica travado até o sócio decidir que a consultoria vai participar.
- 4
Enviar as perguntas de esclarecimento
Semana 1Gerente de propostas · Equipe
Feche as perguntas para o comprador, envie pelo canal dele antes do prazo de perguntas e registre as respostas quando chegarem.
Checklist
- Perguntas enviadas antes do prazo
- Respostas compartilhadas com a equipe da proposta
Campos a preencher
- Respostas do comprador
- 5
Escrever as seções da resposta
Semanas 1 a 2Especialista no tema · Equipe
Escreva as seções de abordagem, metodologia e equipe seguindo os critérios de avaliação, e anote onde cada requisito obrigatório é respondido.
Checklist
- A abordagem atende aos critérios
- Os currículos da equipe atendem aos requisitos
- Casos de exemplo escolhidos
Campos a preencher
- Link para o rascunho da resposta (obrigatório)
- Onde cada requisito é respondido (obrigatório)
- 6
Confirmar as referências de clientes
Semana 2Gerente de propostas · Equipe
Envie a cada cliente de referência a breve descrição do trabalho que você pretende usar, pergunte se ele aceita ser citado e registre a resposta, as correções e o contato que o comprador pode chamar.
Checklist
- Cliente de referência aceita ser citado
- Descrição do trabalho conferida pelo cliente
Campos a preencher
- O cliente aceita ser citado (obrigatório)
- Nome e cargo do contato de referência (obrigatório)
- Telefone do contato de referência
- Correções na descrição
- 7
Precificar a resposta
Semana 2Gerente do projeto · Equipe
Estime os dias por papel e defina os honorários no formato de preço pedido pela RFP, com as premissas por trás deles.
Checklist
- Dias por papel estimados
- Preço no formato da RFP
Campos a preencher
- Honorários totais (obrigatório)
- Premissas do preço (obrigatório)
- 8
Verificar se cada requisito tem resposta
Semana 3Verificador de requisitos · Agente de IA
O verificador de requisitos compara os requisitos obrigatórios da etapa 1 com onde cada um é respondido na etapa 5, e lista os que não têm resposta.
Campos a preencher
- Requisitos sem resposta (obrigatório)
Revisão humana: O sócio confere a lista com a resposta final na etapa 9, antes de aprovar o envio.
- 9
Aprovar o envio
Semana 3Sócio · Equipe
Confira a lista com a resposta final, revise o preço e as referências, e aprove a versão final.
Checklist
- Cada requisito obrigatório respondido
- Preço e condições aprovados
- Formato e limite de páginas respeitados
Campos a preencher
- Link para a resposta final (obrigatório)
Aprovação: A resposta não pode ser enviada até o sócio aprovar a versão final.
- 10
Enviar a resposta
Antes do prazoGerente de propostas · Equipe
Envie a resposta aprovada antes do prazo pelo portal ou canal do comprador, e registre a confirmação.
Checklist
- Enviada antes do prazo
- Confirmação recebida
Campos a preencher
- Referência da confirmação (obrigatório)
- Enviada em (obrigatório)
Termina quando
A resposta foi enviada antes do prazo com cada requisito obrigatório respondido, ou a consultoria desistiu de participar e registrou o motivo.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Analista de RFP
Transforma os requisitos da RFP em um resumo curto para a decisão de participar.
O que ele faz
- Lê os requisitos, os critérios de avaliação e os prazos da etapa 1
- Compara tudo com os serviços da consultoria descritos nas instruções da sua etapa
- Escreve um resumo para a decisão e um rascunho de perguntas de esclarecimento
- Conclui a sua etapa para o sócio poder decidir
Revisão humana: O sócio confere o resumo com a RFP e decide se participa na etapa 3.
Verificador de requisitos
Verifica se cada requisito obrigatório da RFP tem resposta na proposta.
O que ele faz
- Lê os requisitos obrigatórios registrados na etapa 1
- Lê na etapa 5 onde cada requisito é respondido
- Lista cada requisito sem resposta
- Escreve a lista na sua etapa e a conclui
Revisão humana: O sócio confere a lista com a resposta final na etapa 9, antes de aprovar o envio.
Perguntas que este modelo responde
Decida com base no encaixe, na capacidade, na faixa de preço e na sua chance de ganhar antes de alguém começar a escrever. A etapa 3 é um controle de aprovação: o trabalho na resposta fica travado até o sócio registrar a decisão e o motivo.
Liste os requisitos obrigatórios no dia 1 e anote onde cada um é respondido enquanto a resposta é escrita. A etapa 5 registra onde cada requisito é respondido, e na etapa 8 o verificador de requisitos lista os que continuam sem resposta.
Use a IA para a leitura e a verificação, e mantenha a decisão de participar e a aprovação final com os sócios. Na etapa 2 o analista de RFP resume a RFP para a decisão, e na etapa 8 o verificador de requisitos procura requisitos sem resposta antes da aprovação do sócio na etapa 9.
Peça a referência cedo, com a descrição exata do trabalho que você pretende usar. Na etapa 6 o gerente de propostas registra se cada cliente de referência aceita ser citado, as correções dele na descrição e o contato que o comprador pode chamar.
Registre o prazo de perguntas ao lado do prazo de entrega no dia em que a RFP chega, e dê às perguntas uma etapa própria. A etapa 1 registra os dois prazos, e na etapa 4 o gerente de propostas envia as perguntas e registra as respostas do comprador.
Um sócio deve aprovar a resposta completa, o preço e as referências, e não só o sumário executivo. A etapa 9 é um controle de aprovação: a etapa de envio fica travada até o sócio aprovar a versão final.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.