Agência de marketing · Operações
Integração de freelancers
Traga cada freelancer para um projeto de cliente do mesmo jeito, com a papelada assinada antes de ele ver qualquer trabalho do cliente. O freelancer conclui as próprias etapas por um link público, cada acesso liberado fica registrado, e a primeira nota fiscal espera uma primeira entrega aprovada.
- Duração: 1 a 3 semanas
- Frequência: Para cada contratação de freelancer
- Etapas: 9 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 2 aprovações
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
O freelancer recebe acesso ao trabalho do cliente antes de assinar o acordo de confidencialidade.
Ninguém sabe quais pastas e ferramentas um freelancer ainda consegue abrir.
Cada gerente de projeto passa o briefing ao freelancer do seu jeito.
Chegam notas fiscais com dias e valores que ninguém consegue conferir.
Com o modelo
O acesso fica travado até a papelada assinada ser conferida.
Cada acesso liberado fica registrado na execução, pronto para ser removido.
Um agente de IA escreve cada briefing no mesmo formato, e o gerente de projeto confere.
O financeiro confere cada nota fiscal com o valor e os dias combinados na contratação.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
A agência contrata um freelancer para um projeto de cliente. O coordenador de recursos inicia uma execução com o nome do freelancer, as entregas e o valor da diária.
- 1
Contratar o freelancer e compartilhar o link de integração
Dia 1Coordenador de recursos · Equipe
Registre a contratação e envie ao freelancer o link público da execução junto com os contratos para assinar.
Checklist
- Valor da diária e número de dias combinados
- Data de início confirmada
- Link público e contratos enviados
Campos a preencher
- Nome do freelancer (obrigatório)
- E-mail do freelancer (obrigatório)
- Entregas e prazos (obrigatório)
- Valor da diária (obrigatório)
- 2
Assinar os contratos e informar os dados da empresa
Dias 1 a 3Freelancer · Link público
Pelo link público, o freelancer confirma que assinou o acordo de confidencialidade e o contrato de prestação de serviços, preenche os dados para a nota fiscal e compartilha um link para o portfólio.
Checklist
- Acordo de confidencialidade assinado
- Contrato de prestação de serviços assinado
- Dados para a nota fiscal completos
Campos a preencher
- Razão social (obrigatório)
- CNPJ (obrigatório)
- Telefone (obrigatório)
- Link para o portfólio
- 3
Conferir a papelada
Dia 3Coordenador de recursos · Equipe
Confira se os dois contratos estão assinados e os dados para a nota fiscal estão completos. Se faltar algo, marque a execução como bloqueada e anote o que falta.
Checklist
- Acordo de confidencialidade assinado arquivado
- Contrato de prestação de serviços assinado arquivado
- Dados fiscais válidos
Campos a preencher
- O que falta
Aprovação: Nenhum acesso ao trabalho do cliente é liberado até o coordenador de recursos aprovar a papelada.
- 4
Liberar os acessos
Dia 4Gerente de projeto · Equipe
Libere ao freelancer acesso só às pastas, ferramentas e canais do cliente de que este projeto precisa, e anote o que liberou para poder remover depois.
Checklist
- Pasta do projeto compartilhada
- Contas nas ferramentas criadas
- Incluído no canal do projeto
Campos a preencher
- Acessos liberados (obrigatório)
- 5
Escrever o briefing do freelancer
Dia 4Redator de briefings · Agente de IA
O redator de briefings escreve o briefing a partir da contratação: entregas, prazos, com quem falar, e como nomear e entregar os arquivos.
Campos a preencher
- Rascunho do briefing (obrigatório)
Revisão humana: O gerente de projeto confere o briefing com o cronograma do projeto na etapa 6.
- 6
Conferir o briefing e repassar com o freelancer
Dia 5Gerente de projeto · Equipe
Compare o rascunho com o cronograma do projeto, corrija, envie o briefing por e-mail ao freelancer e repasse com ele em uma ligação curta.
Checklist
- Briefing conferido com o cronograma
- Briefing enviado e repassado com o freelancer
- Pessoa de contato definida
Campos a preencher
- Data da primeira entrega (obrigatório)
- 7
O freelancer confirma o briefing
Dia 5Freelancer · Link público
O freelancer lê o briefing que o gerente de projeto enviou por e-mail e, pelo link público, confirma que leu o briefing e as regras de entrega e anota as dúvidas.
Checklist
- Briefing lido
- Regras de entrega entendidas
Campos a preencher
- Dúvidas sobre o briefing
- 8
Aprovar a primeira entrega
Oculto no link públicoData da primeira entregaDiretor de criação · Equipe
Revise a primeira entrega em relação ao briefing e dê uma nota de qualidade antes de aprovar qualquer nota fiscal.
Checklist
- Atende ao briefing
- Arquivos nomeados e salvos como combinado
Campos a preencher
- Link para a primeira entrega (obrigatório)
- Nota de qualidade (obrigatório)
Aprovação: A primeira nota fiscal não é aprovada até o diretor de criação aprovar a primeira entrega.
- 9
Aprovar a primeira nota fiscal
Oculto no link públicoDepois da primeira entregaGerente financeiro · Equipe
Confira a nota fiscal do freelancer com o valor da diária e os dias combinados na contratação, e aprove o pagamento.
Checklist
- Dias batem com a contratação
- Valor bate com a contratação
- Dados fiscais na nota
Campos a preencher
- Número da nota fiscal (obrigatório)
- Valor da nota fiscal (obrigatório)
Termina quando
O freelancer assinou os contratos, tem os acessos e o briefing de que precisa, e a primeira entrega e a primeira nota fiscal estão aprovadas.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de briefings
Transforma os dados da contratação em um primeiro briefing para o freelancer.
O que ele faz
- Lê as entregas, os prazos e o valor registrados na etapa 1
- Segue o formato de briefing e as regras de trabalho das instruções da sua etapa
- Escreve o rascunho do briefing na sua etapa
- Conclui a sua etapa para que o gerente de projeto possa conferir
Revisão humana: O gerente de projeto confere o briefing com o cronograma do projeto na etapa 6.
Perguntas que este modelo responde
Use as mesmas etapas para cada freelancer: contratos, acessos, briefing e uma checagem da primeira entrega. Este modelo segue essa ordem, e o freelancer conclui a parte dele pelo link público nas etapas 2 e 7.
Faça o acesso depender da papelada assinada, e não da data de início. A etapa 3 é o controle de aprovação do coordenador de recursos, e a liberação de acessos na etapa 4 fica travada até a papelada ser aprovada.
Registre cada pasta, ferramenta e canal no momento em que você libera. A etapa 4 registra os acessos liberados, para todos poderem ser removidos quando o projeto terminar.
Entregas, prazos, com quem falar, como nomear e entregar os arquivos, e o valor combinado. Na etapa 5 o redator de briefings escreve o briefing a partir da contratação, e na etapa 6 o gerente de projeto confere e repassa com o freelancer.
Revise a primeira entrega em relação ao briefing antes de aprovar qualquer pagamento. A etapa 8 é o controle de aprovação do diretor de criação com uma nota de qualidade, e a nota fiscal da etapa 9 espera essa aprovação.
Combine o valor da diária e o número de dias na contratação, e confira cada nota fiscal com eles. A etapa 1 registra o valor da diária, e o checklist da etapa 9 compara a nota fiscal com os dias e o valor combinados.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.