Empresa de consultoria · Entrega de projetos
Solicitação de mudança de escopo
Transforme cada pedido de trabalho extra em uma mudança combinada de escopo, honorários e prazos antes de a equipe fazer o trabalho. O cliente descreve a mudança por um link público, um agente de IA escreve o aditivo, o sócio aprova o preço e o patrocinador decide pelo mesmo link.
- Duração: 3 a 7 dias
- Frequência: Para cada pedido fora do escopo combinado
- Etapas: 7 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
O trabalho extra é feito como favor e nunca é faturado.
O cliente lembra de ter aceitado menos do que a equipe entregou.
Os aditivos são escritos do zero, com pressa.
As mudanças aprovadas nunca chegam ao orçamento nem à fatura.
Com o modelo
Cada pedido recebe estimativa, preço e decisão do cliente antes de o trabalho começar.
O patrocinador registra a decisão sobre o aditivo pelo link público.
Um agente de IA escreve o aditivo, e o sócio responsável aprova.
Uma mudança aprovada entra no plano, no orçamento e no faturamento na mesma execução.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
O cliente pede um trabalho que não está no escopo de trabalho. O gerente do projeto inicia uma execução e envia o link público ao responsável pelo projeto no cliente.
- 1
Descrever a mudança pedida
Dia 1Responsável pelo projeto no cliente · Link público
Pelo link público, o responsável pelo projeto no cliente descreve o trabalho extra, por que ele é necessário e para quando, e compartilha um link para o material que o explica.
Campos a preencher
- O que você precisa (obrigatório)
- Por que é necessário
- Para quando
- Link para o material de apoio
- 2
Conferir o pedido com o escopo de trabalho
Dias 1 a 2Gerente do projeto · Equipe
Compare o pedido com o escopo assinado, incluindo premissas e exclusões, e registre se é uma mudança e qual cláusula mostra isso.
Checklist
- Escopo de trabalho conferido
- Premissas e exclusões conferidas
Campos a preencher
- Dentro do escopo ou mudança (obrigatório)
- Cláusula do escopo de trabalho
- 3
Estimar o impacto
Oculto no link públicoDias 2 a 3Gerente do projeto · Equipe
Estime os dias extras por papel, os honorários e o efeito nos prazos e nas outras entregas.
Checklist
- Dias estimados por papel
- Efeito nos prazos conferido
- Disponibilidade da equipe conferida
Campos a preencher
- Dias extras (obrigatório)
- Honorários extras (obrigatório)
- Efeito nos prazos e entregas (obrigatório)
- 4
Escrever o aditivo
Dia 3Redator de aditivos · Agente de IA
O redator de aditivos transforma o pedido do cliente e a estimativa em um rascunho de aditivo: a mudança, o motivo, os honorários, as novas datas e as premissas.
Campos a preencher
- Rascunho do aditivo (obrigatório)
Revisão humana: O sócio responsável confere, corrige e aprova o rascunho na etapa 5.
- 5
Aprovar o aditivo
Oculto no link públicoDias 3 a 4Sócio responsável · Equipe
Confira o rascunho com o pedido e a estimativa, corrija e aprove os honorários e as condições que a consultoria vai oferecer.
Checklist
- O rascunho bate com o pedido
- Os honorários cobrem os dias extras
- As premissas estão claras
Campos a preencher
- Link para o aditivo final (obrigatório)
Aprovação: O aditivo só vai para o cliente depois que o sócio responsável aprova.
- 6
Aprovar ou recusar a mudança
Dias 4 a 7Patrocinador do cliente · Link público
O gerente do projeto envia o aditivo aprovado por e-mail ao patrocinador, que registra a decisão pelo link público, com um número de pedido de compra se a empresa dele exigir.
Checklist
- Aditivo lido
Campos a preencher
- Decisão (obrigatório)
- Número do pedido de compra
- Motivo da recusa
- 7
Atualizar plano, orçamento e faturamento
Dia 7Gerente do projeto · Equipe
Inclua uma mudança aprovada no plano, no orçamento e no cronograma de faturamento, e conte à equipe o que mudou. Se o cliente recusou, registre que o trabalho fica fora do escopo.
Checklist
- Plano atualizado
- Orçamento e faturamento atualizados
- Equipe informada
Campos a preencher
- Número do aditivo (obrigatório)
Termina quando
O patrocinador aprovou ou recusou o aditivo, e uma mudança aprovada está no plano, no orçamento e no faturamento.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de aditivos
Transforma o pedido do cliente e a estimativa em um rascunho de aditivo.
O que ele faz
- Lê o pedido do cliente na etapa 1
- Lê a verificação de escopo e a estimativa nas etapas 2 e 3
- Escreve um rascunho no formato das instruções da sua etapa
- Conclui a sua etapa para o sócio poder revisar
Revisão humana: O sócio responsável confere, corrige e aprova o rascunho na etapa 5.
Perguntas que este modelo responde
Trate cada pedido de trabalho extra como uma mudança com estimativa, preço e decisão do cliente próprios, antes de a equipe fazer. As etapas 1 a 6 levam cada pedido da descrição do cliente até a decisão do patrocinador sobre um aditivo com preço.
Estime os dias extras por papel e o efeito nos prazos, e precifique pelos dias, não pelo que parece aceitável. A etapa 3 registra os dias extras, os honorários e o efeito nos prazos, e na etapa 5 o sócio responsável aprova os honorários.
Envie o aditivo por e-mail e peça ao cliente que registre a decisão na execução, em vez de só responder ao e-mail. Na etapa 6 o patrocinador aprova ou recusa pelo link público, com um número de pedido de compra se a empresa dele exigir.
Compare com o escopo de trabalho assinado, incluindo premissas e exclusões, e anote a cláusula que decide a questão. A etapa 2 registra se o pedido é uma mudança e qual cláusula do escopo de trabalho mostra isso.
Deixe a IA escrever a partir do pedido do cliente e da sua estimativa, e faça um sócio conferir antes de chegar ao cliente. Na etapa 4 o redator de aditivos escreve o aditivo, e na etapa 5 o sócio responsável corrige e aprova.
Atualize o plano, o orçamento e o cronograma de faturamento assim que o cliente aprovar a mudança. A etapa 7 registra o número do aditivo e atualiza os três, para o trabalho extra aparecer na próxima fatura.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.