Empresa de consultoria · Entrega de projetos
Reunião do comitê diretivo
Prepare cada comitê diretivo com um material de status aprovado pelo sócio, e saia da reunião com decisões que o cliente confirmou. Os líderes de frente e o cliente informam o andamento em uma única execução, um agente de IA escreve o resumo de status e o patrocinador confirma as decisões por um link público.
- Duração: 2 a 3 semanas
- Frequência: Antes de cada comitê diretivo, em geral mensal
- Etapas: 9 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
O gerente do projeto passa dois dias cobrando atualizações para montar a apresentação.
A reunião termina com uma discussão, mas sem decisão registrada.
O status fica verde até a semana anterior a um prazo.
Ninguém tem certeza do que o cliente aceitou.
Com o modelo
Os líderes de frente e o cliente informam na mesma execução, e um agente de IA escreve o resumo.
Cada decisão entra no material como opções com uma recomendação, e o resultado fica registrado.
O sócio aprova o status informado, com os riscos de cada frente à vista.
O patrocinador confirma as decisões e ações pelo link público.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Faltam duas semanas para uma reunião do comitê diretivo. O gerente do projeto inicia uma execução com a data da reunião e as decisões que o projeto precisa.
- 1
Definir a pauta e as decisões necessárias
Dia 1Gerente do projeto · Equipe
Registre a data da reunião, os participantes e as decisões que o projeto precisa do comitê, e peça o andamento a cada líder de frente e ao responsável pelo projeto no cliente.
Checklist
- Convite enviado
- Andamento pedido aos líderes de frente
- Link público enviado ao responsável no cliente
Campos a preencher
- Data da reunião (obrigatório)
- Participantes
- Decisões que o comitê precisa tomar (obrigatório)
- 2
Informar o andamento da frente de trabalho
Dias 1 a 5Líder de frente de trabalho · Equipe
Registre o andamento em relação ao plano, os próximos marcos e os riscos e problemas da sua frente, com o status.
Checklist
- Andamento conferido com o plano
- Riscos e problemas atualizados
Campos a preencher
- Status da frente (obrigatório)
- Andamento desde a última reunião (obrigatório)
- Riscos e problemas (obrigatório)
- Próximos marcos
- 3
Compartilhar o andamento do lado do cliente
Dias 1 a 5Responsável pelo projeto no cliente · Link público
Pelo link público, o responsável pelo projeto no cliente registra o andamento das ações do próprio cliente e qualquer mudança do lado dele que o comitê precise saber.
Checklist
- Ações do cliente da última reunião revisadas
Campos a preencher
- Andamento das ações do cliente (obrigatório)
- Mudanças do lado do cliente
- 4
Escrever o resumo de status
Dia 6Redator de status · Agente de IA
O redator de status transforma o andamento das frentes e do cliente em um rascunho: status geral, andamento, principais riscos e as decisões pedidas ao comitê.
Campos a preencher
- Rascunho do resumo de status (obrigatório)
- Riscos a escalar
Revisão humana: O gerente do projeto confere o resumo com o andamento na etapa 5, e o sócio responsável aprova o material na etapa 6.
- 5
Montar o material do comitê
Dias 6 a 8Gerente do projeto · Equipe
Confira o resumo com o andamento e depois monte o material com o status, os riscos e cada decisão como opções com uma recomendação.
Checklist
- Resumo conferido com o andamento
- Cada decisão tem opções e uma recomendação
- Status de orçamento e prazos incluído
Campos a preencher
- Link para o material do comitê (obrigatório)
- 6
Aprovar o material
Oculto no link públicoDia 9Sócio responsável · Equipe
Leia o material, questione as recomendações e o status que a consultoria informa, e aprove para o comitê.
Checklist
- Status informado com honestidade
- Recomendações alinhadas
Campos a preencher
- Notas do sócio
Aprovação: O material só vai para o comitê depois que o sócio responsável aprova.
- 7
Enviar o material e fazer a reunião
Dias 10 a 14Gerente do projeto · Equipe
Envie o material aprovado aos participantes antes da reunião, conduza a reunião, registre cada decisão e ação com responsável e data, e envie a ata por e-mail ao patrocinador.
Checklist
- Material enviado antes da reunião
- Cada decisão registrada
Campos a preencher
- Decisões tomadas (obrigatório)
- Ações com responsável e data (obrigatório)
- 8
Confirmar as decisões e ações
Dia 14Patrocinador do cliente · Link público
Pelo link público, o patrocinador do cliente confirma as decisões e ações da ata enviada pelo gerente do projeto, ou anota o que foi combinado de outro jeito.
Campos a preencher
- Confirmação (obrigatório)
- O que foi combinado de outro jeito
- 9
Atualizar o plano do projeto
Semana 3Gerente do projeto · Equipe
Atualize o plano e o registro de riscos com as decisões confirmadas, e abra uma mudança de escopo se uma decisão mudou o escopo.
Checklist
- Plano atualizado
- Registro de riscos atualizado
- Mudança de escopo aberta se necessário
Campos a preencher
- Link para o plano atualizado
Termina quando
O patrocinador do cliente confirmou as decisões e ações da reunião, e o plano do projeto foi atualizado com elas.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de status
Transforma o andamento das frentes e do cliente em um rascunho do resumo de status para o comitê.
O que ele faz
- Lê as decisões necessárias na etapa 1
- Lê o andamento das frentes na etapa 2 e o do cliente na etapa 3
- Escreve na sua etapa um rascunho do resumo e os riscos a escalar
- Conclui a sua etapa para que o material possa ser montado
Revisão humana: O gerente do projeto confere o resumo com o andamento na etapa 5, e o sócio responsável aprova o material na etapa 6.
Perguntas que este modelo responde
Parta das decisões que você precisa do comitê, e depois reúna o status de cada frente e do cliente antes de escrever. As etapas 1 a 3 reúnem em uma execução as decisões necessárias, o andamento de cada frente e o do cliente, e a etapa 5 monta o material a partir deles.
Coloque cada decisão no material como opções com uma recomendação, e registre o resultado na própria reunião. A etapa 5 pede opções e uma recomendação para cada decisão, e a etapa 7 registra cada decisão com as ações, responsáveis e datas.
Deixe a IA juntar o andamento de cada frente em um primeiro rascunho, e mantenha o status informado como uma decisão humana. Na etapa 4 o redator de status escreve o resumo, e na etapa 5 o gerente do projeto confere com o andamento antes de o sócio aprovar o material.
Faça o sócio aprovar o status que a consultoria informa, com os riscos de cada frente em mãos. A etapa 6 é um controle de aprovação: o material só vai para o comitê depois que o sócio responsável aprova.
Peça ao patrocinador que confirme por escrito as decisões e ações logo depois da reunião. Na etapa 8 o patrocinador confirma tudo pelo link público, ou anota o que foi combinado de outro jeito.
Dê ao cliente uma etapa própria para informar o andamento das ações dele antes de cada reunião. Na etapa 3 o responsável pelo projeto no cliente registra o andamento das ações do cliente por um link público, para o material mostrar os dois lados do plano.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.