Empresa de consultoria · Financeiro
Faturamento mensal por horas
Fature todo mês cada projeto por horas com horas que o cliente já confirmou, para as faturas serem pagas em vez de contestadas. Os consultores confirmam o tempo, um agente de IA escreve a descrição da fatura, o sócio aprova o valor e o cliente confere as horas por um link público.
- Duração: 5 a 7 dias
- Frequência: Todo mês, para cada projeto por horas
- Etapas: 7 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
As faturas saem atrasadas porque os apontamentos de horas estão incompletos no fim do mês.
O cliente questiona as horas depois que a fatura chega.
Os descontos são decididos por quem emite a fatura.
Ninguém sabe quanto sobrou do orçamento até o cliente perguntar.
Com o modelo
Cada consultor confirma as horas na etapa 1, antes de a fatura ser preparada.
O cliente confirma o resumo de horas por um link público antes de a fatura ser enviada.
O gerente do projeto propõe os descontos, e o sócio decide.
Cada execução registra o orçamento restante depois da fatura.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Termina o mês de um projeto faturado por horas. O gerente do projeto inicia uma execução com o nome do cliente e o mês de faturamento.
- 1
Confirmar as suas horas e despesas
Dias 1 a 2Consultor · Equipe
Confira se cada hora e cada despesa deste projeto está lançada na fase certa no sistema de horas e despesas, com comprovantes onde o sistema pedir.
Checklist
- Todas as horas lançadas
- Horas na fase certa
- Despesas lançadas com comprovante
Campos a preencher
- Horas lançadas neste mês (obrigatório)
- 2
Conferir as horas com o orçamento
Oculto no link públicoDia 3Gerente do projeto · Equipe
Compare as horas e despesas com o orçamento e o trabalho feito, proponha descontos para o que não deve ser faturado, e descreva o trabalho entregue neste mês.
Checklist
- As horas batem com o trabalho feito
- Orçamento restante conferido
Campos a preencher
- Horas faturáveis (obrigatório)
- Despesas faturáveis
- Trabalho entregue neste mês (obrigatório)
- Descontos propostos e motivo
- 3
Escrever a descrição da fatura
Dia 3Redator de descrições · Agente de IA
O redator de descrições transforma o trabalho entregue e as horas faturáveis em uma descrição curta por fase, para a fatura e o resumo de horas.
Campos a preencher
- Rascunho da descrição (obrigatório)
Revisão humana: O sócio responsável confere a descrição com o trabalho e aprova a fatura na etapa 4.
- 4
Aprovar a fatura
Oculto no link públicoDia 4Sócio responsável · Equipe
Confira a descrição com o trabalho, decida os descontos e aprove o valor a faturar.
Checklist
- A descrição corresponde ao trabalho
- Descontos decididos
- As taxas batem com o contrato
Campos a preencher
- Valor a faturar (obrigatório)
Aprovação: Nada vai para o cliente até o sócio responsável aprovar o valor.
- 5
Enviar o resumo de horas ao cliente
Dia 4Responsável pelo faturamento · Equipe
Prepare o resumo de horas com a descrição aprovada e envie, com o link público, ao contato do cliente que confirma as horas.
Checklist
- O resumo bate com o valor aprovado
- Link público enviado ao contato do cliente
Campos a preencher
- Link para o resumo de horas (obrigatório)
- 6
Confirmar as horas
Dias 4 a 6Contato do cliente · Link público
Pelo link público, o contato do cliente confere o resumo de horas do mês, confirma ou anota dúvidas, e informa o número do pedido de compra para a fatura.
Campos a preencher
- Horas confirmadas (obrigatório)
- Número do pedido de compra
- Dúvidas sobre as horas
- 7
Emitir e enviar a fatura
Dia 7Responsável pelo faturamento · Equipe
Emita a fatura com as horas confirmadas, a descrição e o número do pedido de compra, envie ao contato de faturamento do cliente e registre o orçamento restante.
Checklist
- Número do pedido de compra na fatura
- Fatura enviada ao contato de faturamento
Campos a preencher
- Número da fatura (obrigatório)
- Data da fatura (obrigatório)
- Orçamento restante após esta fatura
Termina quando
A fatura foi enviada com horas e despesas confirmadas pelo cliente, e o orçamento do projeto mostra o que sobrou.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de descrições
Transforma o trabalho e as horas faturáveis do mês na descrição da fatura e do resumo de horas.
O que ele faz
- Lê o trabalho entregue e as horas faturáveis na etapa 2
- Escreve uma descrição curta por fase no formato das instruções da sua etapa
- Registra o rascunho da descrição na sua etapa
- Conclui a sua etapa para o sócio poder revisar
Revisão humana: O sócio responsável confere a descrição com o trabalho e aprova a fatura na etapa 4.
Perguntas que este modelo responde
Faça o cliente confirmar as horas e a descrição do trabalho antes de emitir a fatura. Na etapa 6 o contato do cliente confirma o resumo de horas do mês pelo link público, e a etapa 7 fatura só as horas confirmadas.
Faça da confirmação de horas a primeira etapa do faturamento, com um checklist que cada consultor marca. A etapa 1 pede a cada consultor do projeto que confirme que as horas e despesas estão lançadas na fase certa.
Compare horas e despesas com o orçamento e o trabalho entregue, e decida os descontos antes de faturar qualquer coisa. A etapa 2 registra as horas faturáveis, os descontos propostos e o trabalho entregue, e a etapa 7 registra o orçamento restante depois da fatura.
Deixe a IA transformar o trabalho e as horas do mês em uma descrição clara, e faça o sócio conferir. Na etapa 3 o redator de descrições escreve o texto a partir da etapa 2, e na etapa 4 o sócio responsável confere antes de aprovar a fatura.
Quem deve aprovar é o sócio responsável pelo projeto, porque conhece o trabalho e a relação com o cliente. A etapa 4 é um controle de aprovação: nada vai para o cliente até o sócio responsável aprovar o valor.
Peça na mesma etapa em que o cliente confirma as horas, para a fatura sair certa da primeira vez. Na etapa 6 o contato do cliente registra o número do pedido de compra pelo link público, e a etapa 7 o coloca na fatura.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.