Serviços de TI gerenciados · Service desk
Configuração de novos usuários para clientes
Garanta que o novo colaborador de um cliente tenha os acessos certos e um equipamento funcionando no primeiro dia, sem correr atrás de dados depois de um e-mail de uma linha. O gestor no cliente preenche tudo por um link público, e nenhuma conta existe antes de um pedido autorizado ser aprovado.
- Duração: 3 a 5 dias úteis antes da data de início
- Frequência: Para cada colaborador novo de um cliente
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
O pedido de novo colaborador chega como uma linha em um e-mail, e o técnico precisa correr atrás dos detalhes.
Qualquer pessoa do cliente pode pedir acesso a qualquer coisa.
O notebook chega no primeiro dia sem os aplicativos do usuário.
O chamado é fechado sem saber se o usuário novo conseguiu trabalhar.
Com o modelo
O gestor informa cargo, acessos e equipamento por um único link.
Cada pedido é comparado com os contatos autorizados do cliente antes de a conta existir.
O equipamento é preparado e testado com a conta do usuário antes da data de início.
O gestor confirma o primeiro dia pelo link público.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Um cliente pede um usuário novo. O técnico de suporte inicia uma execução com o cliente, o número do chamado e a data de início.
- 1
Registrar o pedido e enviar o link público
No pedidoTécnico de suporte · Equipe
Registre o cliente, o número do chamado e a data de início, e envie ao gestor o link público para os dados do novo colaborador.
Checklist
- Número do chamado na execução
- Link público enviado ao gestor
Campos a preencher
- Nome do cliente (obrigatório)
- Número do chamado (obrigatório)
- Data de início (obrigatório)
- 2
Preencher os dados do novo colaborador
Dia 1Gestor no cliente · Link público
Pelo link público, o gestor informa o nome e o cargo do novo colaborador, os acessos de que ele precisa e o equipamento, de preferência citando um colega no mesmo cargo.
Checklist
- Data de início confirmada com o RH
- Custo da licença extra entendido
Campos a preencher
- Nome completo e cargo (obrigatório)
- Acessos necessários (sistemas, pastas, grupos) (obrigatório)
- Equipamento necessário (obrigatório)
- Colega com os mesmos acessos
- 3
Conferir o pedido
Dia 1Verificador de pedidos · Agente de IA
O verificador de pedidos compara o pedido com o checklist de novos usuários, anota o que falta e aponta acessos sensíveis, como pastas financeiras ou direitos de administrador.
Campos a preencher
- Dados faltando
- Acessos sensíveis apontados
Revisão humana: O líder do service desk confere os itens apontados e aprova o pedido na etapa 4.
- 4
Aprovar os acessos
Oculto no link públicoDia 2Líder do service desk · Equipe
Confirme que quem pediu é um contato autorizado, confira com ele os acessos apontados, e aprove o pedido ou marque a execução como bloqueada com a dúvida em aberto.
Checklist
- Quem pediu é contato autorizado
- Acessos apontados confirmados com quem pediu
- Licença disponível ou comprada
Aprovação: Nenhuma conta é criada até o líder do service desk aprovar o pedido.
- 5
Criar a conta e os acessos
Oculto no link públicoDias 2 a 3Técnico de suporte · Equipe
Crie a conta e a caixa de e-mail, adicione os grupos e pastas aprovados, atribua a licença e prepare um primeiro acesso seguro.
Checklist
- Conta e caixa de e-mail criadas
- Grupos e pastas aprovados adicionados
- Licença atribuída
- Primeiro acesso preparado sem mandar senha por e-mail
Campos a preencher
- Nome de usuário (obrigatório)
- 6
Preparar e testar o equipamento
Antes da data de inícioTécnico de suporte · Equipe
Cadastre o equipamento na ferramenta de RMM, instale as ferramentas de segurança, as atualizações e os aplicativos, e teste com a conta nova.
Checklist
- Equipamento cadastrado na ferramenta de RMM
- Segurança e atualizações instaladas
- Aplicativos instalados
- Testado com a conta nova
Campos a preencher
- Etiqueta de patrimônio do equipamento (obrigatório)
- Data de entrega ou retirada (obrigatório)
- 7
Confirmar o primeiro dia
Primeiro diaGestor no cliente · Link público
Pelo link público, o gestor confirma que o usuário novo conseguiu entrar, está com o equipamento e abre o que precisa.
Campos a preencher
- Tudo funciona (obrigatório)
- O que ainda não funciona
- 8
Encerrar o pedido
Primeira semanaTécnico de suporte · Equipe
Resolva o que o gestor apontou, atualize a documentação do cliente e feche o chamado.
Checklist
- Problemas apontados resolvidos
- Usuário e equipamento incluídos na documentação do cliente
- Chamado fechado no sistema de chamados
Termina quando
O usuário novo entrou no primeiro dia com os acessos aprovados e um equipamento preparado, o gestor confirmou e o chamado está fechado.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Verificador de pedidos
Confere cada pedido de usuário novo em busca de dados faltando e acessos que merecem um segundo olhar.
O que ele faz
- Lê o pedido que o gestor preencheu na execução
- Compara com o checklist e a lista de acessos sensíveis das instruções da sua etapa
- Registra os dados faltando e os acessos apontados na sua etapa
- Conclui a sua etapa para que a aprovação possa começar
Revisão humana: O líder do service desk confere os itens apontados e aprova o pedido na etapa 4.
Perguntas que este modelo responde
Dê ao gestor do cliente um link que pede todos os dados de que você precisa, em vez de aceitar um e-mail de uma linha. Na etapa 2 o gestor informa cargo, acessos e equipamento pelo link público, e a etapa 3 confere se falta algo no pedido.
Compare quem fez o pedido com a lista de contatos autorizados do cliente antes de criar qualquer coisa. A etapa 4 é um controle de aprovação: nenhuma conta é criada até o líder do service desk confirmar quem pediu e aprovar os acessos.
A conta e a caixa de e-mail, grupos e pastas compartilhadas, a licença, um primeiro acesso seguro e um equipamento cadastrado e testado com essa conta. As etapas 5 e 6 trazem esses itens como checklists, para nenhum técnico pular algum.
Deixe a IA ler o pedido e apontar o que falta ou é sensível antes de um técnico pegar o chamado. Na etapa 3 o verificador de pedidos aponta lacunas e acessos sensíveis, e na etapa 4 o líder do service desk confere antes de aprovar.
Prepare o equipamento com a conta do próprio usuário antes da data de início, e peça ao gestor que confirme no primeiro dia. A etapa 6 testa o equipamento com a conta nova, e na etapa 7 o gestor confirma pelo link público que tudo funciona.
Não mande por e-mail; prepare um primeiro acesso em que o próprio usuário define a senha e o segundo fator. A etapa 5 tem isso no checklist antes de a conta ser entregue.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.