Serviços de TI gerenciados · Financeiro
Conciliação mensal de licenças
Fature cada cliente pelo que ele realmente usa, todo mês, sem usuários novos fora da fatura nem licenças pagas para quem já saiu. Um agente de IA lista as diferenças, o cliente confirma os desligamentos por um link público, e cada mudança na fatura é aprovada antes do envio.
- Duração: 3 a 5 dias úteis antes do faturamento
- Frequência: Todo mês, para cada cliente
- Etapas: 7 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
Usuários novos entram ao longo do mês e nunca chegam à fatura.
Licenças de quem saiu continuam ativas e seguem custando para o cliente.
As correções de fatura são feitas por quem percebe, sem registro do motivo.
Alguém compara à mão exportações dos portais com as faturas, linha a linha.
Com o modelo
Todo mês as quantidades são comparadas com o que foi faturado antes de faturar.
O cliente confirma os desligamentos todo mês, e as contas e licenças são removidas.
O gerente financeiro aprova cada mudança, e o motivo fica na execução.
Um agente de IA lista as diferenças, e o analista de faturamento confere.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Chega a data de faturamento mensal do cliente. O analista de faturamento inicia uma execução com o cliente e as quantidades faturadas no mês anterior.
- 1
Levantar as quantidades do mês
Oculto no link públicoDia 1Analista de faturamento · Equipe
Registre o que foi faturado do cliente no mês anterior, e os usuários, equipamentos e licenças deste mês no diretório, na ferramenta de RMM e em cada portal do fabricante.
Checklist
- Usuários levantados no diretório
- Equipamentos levantados na ferramenta de RMM
- Licenças levantadas em cada portal do fabricante
Campos a preencher
- Nome do cliente (obrigatório)
- Usuários e equipamentos faturados no mês anterior (obrigatório)
- Usuários e equipamentos encontrados neste mês (obrigatório)
- Licenças por produto (obrigatório)
- 2
Comparar as quantidades com o faturamento
Dia 1Conferente de conciliação · Agente de IA
O conferente de conciliação compara as quantidades com o que foi faturado e lista cada diferença: usuários não faturados, licenças sem uso e equipamentos sem o seu agente, com uma mudança na fatura proposta para cada uma.
Campos a preencher
- Diferenças encontradas (obrigatório)
- Mudanças propostas na fatura (obrigatório)
Revisão humana: O analista de faturamento confere cada diferença na etapa 3.
- 3
Conferir as diferenças
Oculto no link públicoDia 2Analista de faturamento · Equipe
Ligue cada diferença a um usuário, equipamento ou licença, corrija as mudanças propostas e envie por e-mail ao contato do cliente as contas que podem ser de desligados, junto com o link público.
Checklist
- Cada diferença rastreada
- Mudanças propostas corrigidas
- Possíveis desligados listados para o cliente
- Link público enviado ao contato do cliente
Campos a preencher
- Contas a confirmar com o cliente (obrigatório)
- 4
Confirmar desligamentos e licenças
Dias 2 a 4Contato do cliente · Link público
O cliente confere a lista de contas que o analista de faturamento enviou e, pelo link público, confirma quem saiu, quem entrou e quais licenças não precisa mais.
Checklist
- Desligamentos conferidos com o RH
- Mudanças de licenças combinadas com o dono do orçamento
Campos a preencher
- Pessoas que saíram (obrigatório)
- Pessoas novas ainda não pedidas
- Licenças a remover
- 5
Aprovar as mudanças
Oculto no link públicoDia 4Gerente financeiro · Equipe
Confira as mudanças corrigidas e as respostas do cliente, e aprove as mudanças na fatura e a remoção de contas e licenças.
Checklist
- Cada mudança ligada a uma quantidade
- As remoções batem com o que o cliente confirmou
- Créditos e cobranças retroativas combinados com o gerente de contas
Aprovação: As mudanças nas contas e a fatura ficam travadas até o gerente financeiro aprovar as mudanças.
- 6
Remover desligados e licenças sem uso
Dia 5Técnico de suporte · Equipe
Desative as contas dos desligados que o cliente confirmou, trate a caixa de e-mail e os arquivos conforme o processo de desligamento do cliente, e remova as licenças aprovadas.
Checklist
- Contas dos desligados desativadas
- Caixa de e-mail e arquivos tratados como combinado
- Licenças aprovadas removidas
Campos a preencher
- Número do chamado (obrigatório)
- 7
Enviar a fatura
Dia 5Analista de faturamento · Equipe
Emita a fatura com as mudanças aprovadas e registre o ponto de partida da execução do mês que vem.
Checklist
- A fatura bate com as mudanças aprovadas
- Novas quantidades guardadas para o mês que vem
Campos a preencher
- Número da fatura (obrigatório)
- Fatura enviada em (obrigatório)
Termina quando
A fatura bate com os usuários, equipamentos e licenças que o cliente realmente tem, as contas de desligados e as licenças sem uso foram removidas, e cada mudança está aprovada e registrada.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Conferente de conciliação
Compara as quantidades do mês com o que foi faturado do cliente e propõe as mudanças na fatura.
O que ele faz
- Lê as quantidades faturadas e as do mês registradas na execução
- Lista usuários não faturados, licenças sem uso e equipamentos sem o seu agente
- Registra as diferenças e as mudanças propostas na sua etapa
- Conclui a sua etapa para que o analista de faturamento possa conferir
Revisão humana: O analista de faturamento confere cada diferença na etapa 3.
Perguntas que este modelo responde
Compare todo mês, antes de faturar, o que você cobra com os usuários, equipamentos e licenças que realmente existem. A etapa 1 registra os dois conjuntos de quantidades, e a etapa 2 lista cada diferença para o analista de faturamento conferir.
Pegue a quantidade de licenças de cada portal do fabricante e compare linha a linha com a fatura do cliente. Na etapa 2 o conferente de conciliação compara as duas, e a etapa 5 aprova cada mudança na fatura antes do envio.
Peça ao cliente todo mês que confirme quem saiu, em vez de esperar que ele lembre. Na etapa 4 o contato do cliente confirma os desligamentos e as licenças que sobram pelo link público, e a etapa 6 desativa essas contas.
Deixe a IA fazer a comparação e mantenha a decisão com a equipe de faturamento. Na etapa 2 o conferente de conciliação lista as diferenças e as mudanças propostas, e na etapa 3 o analista de faturamento confere cada uma.
Coloque uma aprovação do financeiro entre a conciliação e a fatura. A etapa 5 é um controle de aprovação: as mudanças nas contas e a fatura ficam travadas até o gerente financeiro aprovar as mudanças.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.