Empresa de contabilidade · Financeiro
Cobrança de honorários em atraso
Cobre honorários em atraso do mesmo jeito com todo cliente, sem prejudicar a relação nem perder de vista quem prometeu o quê. O cliente responde ao lembrete por um único link público, e um sócio decide sobre parcelamentos e trabalhos suspensos.
- Duração: 1 a 6 semanas
- Frequência: Para cada fatura vencida de cliente
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
Os lembretes chegam a clientes que esperam uma resposta do escritório.
Cada pessoa cobra os honorários do seu jeito.
Os parcelamentos são combinados por telefone e esquecidos.
Ninguém sabe quais faturas continuam em aberto depois do primeiro lembrete.
Com o modelo
O gerente de clientes procura dúvidas em aberto antes de qualquer lembrete sair.
Um agente de IA escreve cada lembrete, e o analista de cobrança confere.
O cliente propõe um parcelamento pelo link público, e a decisão do sócio fica registrada.
Cada fatura vencida é uma execução com data de acompanhamento até o dinheiro chegar.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Uma fatura de um cliente venceu. O analista de cobrança inicia uma execução com o cliente, a fatura e o valor.
- 1
Abrir a fatura vencida
Quando a fatura venceAnalista de cobrança · Equipe
Confira a fatura e os pagamentos recebidos no sistema contábil, e registre o que continua em aberto.
Checklist
- Fatura e pagamentos conferidos
- Gerente de clientes avisado
Campos a preencher
- Nome do cliente (obrigatório)
- Número da fatura (obrigatório)
- Valor em atraso (obrigatório)
- Data de vencimento (obrigatório)
- 2
Procurar um motivo antes de cobrar
Oculto no link públicoDias 1 a 2Gerente de clientes · Equipe
Veja se o cliente tem uma dúvida em aberto sobre o trabalho ou a fatura, ou se está esperando algo do escritório, e anote antes de qualquer lembrete sair.
Checklist
- Nenhuma dúvida em aberto sobre o trabalho
- A fatura bate com a carta de contratação
- Nenhum trabalho esperando o escritório
Campos a preencher
- Pontos conhecidos
- 3
Escrever o lembrete
Dia 2Redator de lembretes · Agente de IA
O redator de lembretes escreve um lembrete cordial com os dados da fatura e as anotações do gerente de clientes: número da fatura, valor, vencimento e como o cliente pode responder.
Campos a preencher
- Rascunho do lembrete (obrigatório)
Revisão humana: O analista de cobrança confere e envia o lembrete na etapa 4.
- 4
Aprovar e enviar o lembrete
Dia 2Analista de cobrança · Equipe
Confira o rascunho com a fatura e as anotações, ajuste o tom à relação e envie com o link público da execução.
Checklist
- Valor e número da fatura certos
- O tom combina com a relação
- Lembrete enviado com o link público
Campos a preencher
- Data de envio do lembrete (obrigatório)
- 5
Responder ao lembrete
Semana 1Contato do cliente · Link público
Pelo link público, o cliente informa quando vai pagar, pede um parcelamento ou explica o que está errado na fatura.
Campos a preencher
- Resposta (obrigatório)
- Data de pagamento prometida
- Parcelamento proposto
- Dúvida sobre a fatura
- 6
Decidir o próximo passo
Oculto no link públicoSemanas 1 a 2Sócio · Equipe
Leia a resposta do cliente e as anotações do gerente de clientes, e decida: aceitar a data, combinar um parcelamento, emitir uma nota de crédito, suspender o trabalho ou encaminhar a dívida para cobrança.
Checklist
- Resposta do cliente lida
- Efeito no trabalho em andamento avaliado
Campos a preencher
- Decisão (obrigatório)
- Motivo (obrigatório)
Aprovação: Nenhum parcelamento, nota de crédito ou suspensão do trabalho é combinado até o sócio decidir.
- 7
Confirmar a decisão ao cliente
Semana 2Analista de cobrança · Equipe
Confirme a decisão ao cliente por escrito, registre o parcelamento ou a nota de crédito no sistema contábil e defina a data de acompanhamento.
Checklist
- Decisão confirmada ao cliente
- Parcelamento ou nota de crédito registrado
Campos a preencher
- Data de acompanhamento (obrigatório)
- 8
Confirmar o pagamento e encerrar
Até a data de acompanhamentoAnalista de cobrança · Equipe
Dê baixa no pagamento na fatura e encerre a execução. Se o dinheiro não chegou, marque a execução como bloqueada e avise o sócio.
Checklist
- Pagamento baixado na fatura
- Trabalho suspenso retomado, se houver
Campos a preencher
- Data do pagamento
- Valor recebido
Termina quando
A fatura está paga, ou um parcelamento, uma nota de crédito ou o próximo passo foi combinado e registrado.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de lembretes
Escreve um lembrete de pagamento cordial com os dados da fatura e as anotações do gerente de clientes.
O que ele faz
- Lê os dados da fatura e as anotações do gerente de clientes na execução
- Segue o tom do escritório indicado nas instruções da sua etapa
- Escreve o rascunho do lembrete na sua etapa
Revisão humana: O analista de cobrança confere e envia o lembrete na etapa 4.
Perguntas que este modelo responde
Confira se há um motivo antes de cobrar, e mantenha o primeiro lembrete cordial e específico. Na etapa 2 o gerente de clientes procura dúvidas em aberto ou trabalho que espera o escritório, e nas etapas 3 e 4 o lembrete é escrito e conferido antes de sair.
Deixe o cliente propor um parcelamento por escrito e peça a um sócio que decida. Na etapa 5 o cliente propõe o parcelamento pelo link público, e a etapa 6 é um controle de aprovação em que o sócio aceita ou ajusta a proposta.
Faça da suspensão uma decisão do sócio com um motivo registrado, e não uma reação. A etapa 6 registra a decisão e o motivo, e na etapa 8 o trabalho suspenso é retomado quando o pagamento é baixado.
Deixe a IA escrever o lembrete com os dados da fatura e as anotações, e peça a uma pessoa que o envie. Na etapa 3 o redator de lembretes escreve o texto, e na etapa 4 o analista de cobrança confere o valor e o tom antes de enviar.
Acompanhe cada fatura vencida em uma execução própria, com o valor e o vencimento registrados desde o início. A etapa 1 registra a fatura, a etapa 7 define a data de acompanhamento e a etapa 8 marca a execução como bloqueada se o dinheiro não chegar.
Procure dúvidas em aberto e divergências antes do primeiro lembrete. Na etapa 2 o gerente de clientes anota qualquer dúvida sobre o trabalho ou a fatura, e na etapa 5 o cliente pode levantá-la pelo link público em vez de ignorar o lembrete.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.