Empresa de contabilidade · Novos clientes
Aceitação de clientes e carta de contratação
Transforme um contato em uma carta de contratação assinada, com as mesmas checagens para cada cliente novo. O cliente em potencial responde ao seu questionário por um único link público, e nada sai antes de um sócio aceitar o cliente e aprovar o escopo e os honorários.
- Duração: 1 a 3 semanas
- Frequência: Para cada cliente ou serviço novo
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
Os honorários são passados por telefone antes de saber quantas empresas ou lançamentos existem.
As checagens de identidade e de conflito acontecem quando alguém lembra.
Cada carta de contratação é adaptada da carta de outro cliente.
O trabalho começa com um sim verbal, e a carta assinada chega meses depois.
Com o modelo
O cliente em potencial responde primeiro a um questionário, e o sócio precifica a partir das respostas.
Todo cliente novo passa pelas mesmas checagens de aceitação antes de uma carta sair.
Um agente de IA escreve o escopo, e o sócio corrige e aprova.
O cliente compartilha a carta assinada pelo mesmo link antes de o cadastro começar.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Um cliente em potencial pede um orçamento, ou um cliente atual pede um serviço novo. O gerente de clientes inicia uma execução com o nome e os serviços pedidos.
- 1
Registrar o contato e compartilhar o questionário
Dia 1Gerente de clientes · Equipe
Registre quem é o cliente em potencial e o que ele pede, e envie o questionário com o link público da execução.
Checklist
- Link público enviado ao cliente em potencial
- Reunião inicial agendada
Campos a preencher
- Nome do cliente em potencial (obrigatório)
- E-mail de contato (obrigatório)
- Serviços pedidos (obrigatório)
- 2
Responder ao questionário do cliente
Dias 1 a 5Cliente em potencial · Link público
Pelo link público, o cliente em potencial descreve o negócio e as empresas, o encerramento do exercício e o volume mensal, indica os sócios e o contador atual, e compartilha um link para as demonstrações do ano anterior.
Checklist
- Sócios e administradores indicados
- Encerramento do exercício e prazos conhecidos informados
- Contador atual indicado
Campos a preencher
- Negócio e empresas (obrigatório)
- Lançamentos por mês (obrigatório)
- Link para as demonstrações do ano anterior
- Contador atual
- 3
Fazer as checagens de aceitação
Oculto no link públicoSemana 1Gerente de clientes · Equipe
Verifique a identidade dos sócios, cheque conflitos de interesse e classifique o risco do cliente conforme a política de aceitação do escritório. Se uma checagem não puder ser concluída, marque a execução como bloqueada e anote o motivo.
Checklist
- Identidade dos sócios verificada
- Checagem de conflitos feita
- Contador anterior contatado quando as suas regras exigem
Campos a preencher
- Classificação de risco (obrigatório)
- Notas de aceitação
- 4
Escrever o escopo dos serviços
Semana 1Redator de escopo · Agente de IA
O redator de escopo escreve o escopo a partir do questionário e dos serviços pedidos: o trabalho incluído, o que o cliente entrega e até quando, e o que fica de fora, no formato de carta de contratação do escritório.
Campos a preencher
- Rascunho do escopo (obrigatório)
Revisão humana: O sócio corrige o escopo e define os honorários na etapa 5.
- 5
Aceitar o cliente e aprovar escopo e honorários
Oculto no link públicoSemana 1Sócio · Equipe
Revise as checagens de aceitação e o rascunho do escopo, corrija o escopo e defina os honorários.
Checklist
- Checagens de aceitação revisadas
- O escopo corresponde ao questionário
- Os honorários cobrem o volume e a complexidade
Campos a preencher
- Honorários anuais (obrigatório)
- Forma de cobrança (obrigatório)
Aprovação: Nada vai para o cliente em potencial até o sócio aceitar o cliente e aprovar o escopo e os honorários.
- 6
Enviar a carta de contratação
Semana 2Gerente de clientes · Equipe
Envie a carta de contratação com o escopo e os honorários aprovados para assinatura, e registre onde ela pode ser assinada.
Checklist
- Condições gerais incluídas
- Aviso de privacidade incluído
- Enviada para assinatura
Campos a preencher
- Link para a carta de contratação (obrigatório)
- Data do envio (obrigatório)
- 7
Assinar a carta de contratação
Semanas 2 a 3Cliente em potencial · Link público
Pelo link público, o cliente confirma que leu a carta de contratação que o gerente de clientes mandou, anota as dúvidas sobre o escopo e compartilha um link para a cópia assinada.
Campos a preencher
- Link para a carta de contratação assinada (obrigatório)
- Dúvidas sobre o escopo
- 8
Cadastrar o cliente e iniciar a integração
Semana 3Gerente de clientes · Equipe
Confira a carta assinada, cadastre o cliente no sistema de gestão do escritório e inicie a integração do cliente.
Checklist
- Carta assinada conferida
- Cliente cadastrado no sistema de gestão
- Integração iniciada
Campos a preencher
- Data de início do trabalho (obrigatório)
- Sócio responsável (obrigatório)
Termina quando
O cliente assinou a carta de contratação, as checagens de aceitação estão registradas e o cliente está pronto para a integração.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Redator de escopo
Escreve o escopo dos serviços para a carta de contratação a partir das respostas do cliente em potencial.
O que ele faz
- Lê os serviços pedidos e as respostas preenchidas na execução
- Segue o formato de carta de contratação das instruções da sua etapa
- Escreve o rascunho do escopo na sua etapa
Revisão humana: O sócio corrige o escopo e define os honorários na etapa 5.
Perguntas que este modelo responde
Coloque as checagens de identidade, conflito e risco no fluxo antes de enviar qualquer coisa. A etapa 3 registra as checagens e uma classificação de risco, e a etapa 5 é um controle de aprovação em que o sócio aceita o cliente antes de a carta sair.
Comece pelas respostas do cliente em potencial e por um formato fixo, e não pela carta de outro cliente. Na etapa 4 um agente de IA escreve o escopo a partir do questionário, e na etapa 5 o sócio corrige e define os honorários.
Precifique pelo volume e pela complexidade reais do cliente, e não por uma estimativa ao telefone. A etapa 2 coleta empresas, lançamentos por mês e prazos, e na etapa 5 o sócio define os honorários e a forma de cobrança com base neles.
Faça da carta assinada o ponto de partida do cadastro, e não um sim verbal. Na etapa 7 o cliente compartilha o link para a carta assinada, e na etapa 8 o gerente de clientes confere a carta antes de cadastrar o cliente.
Registre as checagens, a classificação de risco e a decisão do sócio na mesma execução da carta assinada. A etapa 3 registra as checagens de identidade, conflito e risco, e a etapa 5 registra a aceitação do sócio com nome e horário.
Mantenha o questionário, o escopo e a carta assinada em uma única execução que a integração possa ler. A etapa 8 inicia a integração quando a carta é assinada, e o questionário da etapa 2 fica registrado.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.