Operações de clínica de saúde · Recepção
Cadastro de novos pacientes
Leve um paciente novo da consulta agendada até a chegada na recepção, com ficha, consentimento e convênio resolvidos antes da consulta, e não numa prancheta na sala de espera. O paciente conclui a parte dele por um link público, e a recepção vê com dias de antecedência o que falta.
- Duração: 1 a 2 semanas
- Frequência: Para cada paciente novo
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
Pacientes novos preenchem fichas em papel na sala de espera, e a consulta começa atrasada.
Uma autorização que falta só é descoberta no balcão.
Alguém confere à mão os formulários de cada paciente novo.
Uma falta só é percebida quando o horário já está vazio.
Com o modelo
Os pacientes fazem a ficha e o consentimento antes da consulta, e a recepção vê o que ainda está em aberto.
O convênio é conferido dias antes, e uma autorização que falta marca a execução como bloqueada.
Um agente de IA lista o que falta, e o coordenador de recepção faz o acompanhamento.
O paciente confirma ou pede outro horário dois dias antes da consulta.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Um paciente novo agenda a primeira consulta. O recepcionista inicia uma execução com o número de referência do paciente e a data da consulta.
- 1
Agendar a consulta e enviar o link de cadastro
No agendamentoRecepcionista · Equipe
Agende a consulta, cadastre o paciente no sistema de gestão da clínica e mande por e-mail a ele as instruções de cadastro e o acesso ao portal, com o link público da execução. Use na execução o número de referência, não o nome do paciente.
Checklist
- Consulta agendada
- Paciente cadastrado no sistema
- Instruções e link público enviados ao paciente
Campos a preencher
- Número de referência do paciente (obrigatório)
- Data da consulta (obrigatório)
- Tipo de consulta (obrigatório)
- Unidade (obrigatório)
- 2
Preencher a ficha e o consentimento
Dias 1 a 5Paciente · Link público
Pelo link público, o paciente confirma cada formulário que preencheu no portal do paciente e diz como quer receber os lembretes. Dados médicos vão no portal, não neste link.
Checklist
- Ficha cadastral preenchida no portal do paciente
- Termos de consentimento e privacidade assinados
- Questionário de saúde preenchido no portal do paciente
- Dados do convênio informados no portal do paciente
Campos a preencher
- Preferência de lembrete (obrigatório)
- Precisa de intérprete
- Dúvidas para a recepção
- 3
Conferir a cobertura do convênio
Oculto no link públicoDia 5Analista de convênios · Equipe
Confira a cobertura na data da consulta e se o convênio exige guia ou autorização prévia. Se faltar, marque a execução como bloqueada e anote o que falta.
Checklist
- Cobertura ativa na data da consulta
- Guia ou autorização disponível quando exigida
- Valor a cargo do paciente calculado
Campos a preencher
- Resultado da elegibilidade (obrigatório)
- Valor a cargo do paciente
- Guia ou autorização faltando
- 4
Conferir se o cadastro está completo
Dia 5Verificador de cadastro · Agente de IA
O verificador de cadastro compara os formulários marcados, a preferência de lembrete e o resultado da elegibilidade com a lista de cadastro das suas instruções, lista o que falta e escreve um lembrete ao paciente.
Campos a preencher
- O que falta (obrigatório)
- Rascunho do lembrete ao paciente
Revisão humana: O coordenador de recepção confere a lista, envia o lembrete e aprova o cadastro na etapa 5.
- 5
Cobrar o que falta e aprovar o cadastro
Dia 6Coordenador de recepção · Equipe
Confira a lista do que falta, envie o lembrete quando necessário e aprove o cadastro quando ficha e cobertura estiverem completas.
Checklist
- Itens faltantes cobrados
- Valor a cargo do paciente informado a ele
- Intérprete agendado quando necessário
- Data e horário da consulta enviados ao paciente
Aprovação: A confirmação da consulta fica travada até o coordenador de recepção aprovar o cadastro como completo.
- 6
Confirmar a consulta
2 dias antes da consultaPaciente · Link público
Pelo link público, o paciente confirma que vem ou pede outro horário.
Campos a preencher
- Presença (obrigatório)
- Novo horário preferido
- 7
Preparar a consulta
Dia anterior à consultaTécnico de enfermagem · Equipe
Prepare o prontuário no sistema clínico, confira se os termos assinados aparecem no prontuário e deixe a sala pronta.
Checklist
- Prontuário preparado no sistema clínico
- Termos assinados visíveis no prontuário
- Sala e equipamentos prontos
Campos a preencher
- Sala
- 8
Receber o paciente
Dia da consultaRecepcionista · Equipe
Confira o documento e a carteirinha do convênio, receba o valor previsto e avise a equipe clínica que o paciente chegou.
Checklist
- Documento e carteirinha conferidos
- Pagamento recebido
- Equipe clínica avisada da chegada
Campos a preencher
- Valor recebido
Termina quando
O paciente é recebido no dia com ficha, consentimento e convênio completos, e a equipe clínica começa no horário.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Verificador de cadastro
Compara o cadastro de cada paciente novo com a sua lista e escreve um lembrete do que falta.
O que ele faz
- Lê os formulários que o paciente marcou e os valores registrados na execução
- Compara com a lista de cadastro das instruções da sua etapa
- Registra o que falta e um rascunho de lembrete na sua etapa
- Conclui a sua etapa para o coordenador de recepção fazer o acompanhamento
Revisão humana: O coordenador de recepção confere a lista, envia o lembrete e aprova o cadastro na etapa 5.
Perguntas que este modelo responde
Mande por e-mail as instruções de cadastro com dias de antecedência, com um único link onde o paciente confirma cada formulário, e confira antes do dia. Na etapa 2 o paciente confirma cada formulário por um link público, e a etapa 4 lista o que ainda falta.
Confira a cobertura e qualquer guia ou autorização que o convênio exija alguns dias antes da consulta, quando ainda dá tempo de resolver. A etapa 3 registra o resultado da elegibilidade, e a execução é marcada como bloqueada quando falta uma autorização.
Tire a ficha, o consentimento e a conferência do convênio da sala de espera e leve para os dias antes da consulta. As etapas 2 a 5 resolvem tudo com antecedência, então na etapa 8 a recepção só confere o documento e recebe o pagamento.
Deixe a IA conferir se as etapas do cadastro estão completas, e não o que diz o prontuário. Na etapa 4 o verificador de cadastro compara os formulários marcados com a sua lista e escreve um lembrete, e na etapa 5 o coordenador de recepção revisa antes de qualquer envio.
Peça ao paciente que confirme pouco antes da consulta e dê a ele um jeito fácil de pedir outro horário. Na etapa 6 o paciente confirma ou pede um novo horário pelo link público, dois dias antes da consulta.
Ficha cadastral, termos de consentimento e privacidade, cobertura do convênio, qualquer guia ou autorização, e preferências de lembrete e intérprete. As etapas 2 e 3 cobrem esses itens, e a etapa 5 é um controle de aprovação que mantém a confirmação da consulta travada até o cadastro estar completo.
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.