Operações de clínica de saúde · Acesso de pacientes
Gestão de encaminhamentos
Transforme cada encaminhamento que chega por fax, e-mail ou portal em uma consulta agendada, sem perder nenhum no caminho. A clínica de origem completa o que falta por um link público, um especialista define a urgência, e quem encaminhou recebe retorno duas vezes: com o resultado e com a contrarreferência.
- Duração: 1 a 4 semanas
- Frequência: Para cada encaminhamento recebido
- Etapas: 8 etapas
- Agentes de IA: 1 agente de IA
- Aprovações: 1 aprovação
Plano gratuito, sem cartão de crédito.
O que muda com este modelo
Sem o modelo
Encaminhamentos chegam por fax, e-mail e telefone, e alguns nunca são agendados.
Encaminhamentos incompletos ficam numa bandeja enquanto alguém liga para a clínica de origem.
Encaminhamentos urgentes esperam na mesma fila que os de rotina.
Os médicos que encaminham nunca sabem o que aconteceu com o paciente.
Com o modelo
Cada encaminhamento inicia uma execução, e os abertos ficam visíveis até serem fechados.
A clínica de origem recebe um único pedido e confirma o que enviou por um link público.
Um médico define a urgência antes do agendamento, e o agendamento segue essa urgência.
A clínica de origem recebe o resultado e, depois da primeira consulta, a contrarreferência.
O modelo, etapa por etapa
Cada etapa diz quem a faz: alguém da sua equipe, um agente de IA ou o cliente por um link público. Uma aprovação mantém todas as etapas seguintes travadas até ser dada.
- Feito pela sua equipe
- Feito por um agente de IA
- Feito pelo cliente, por um link público
Começa quando
Chega um encaminhamento de uma clínica de origem. O coordenador de encaminhamentos inicia uma execução com o número de referência do encaminhamento e a clínica de origem.
- 1
Registrar o encaminhamento
Dia 1Coordenador de encaminhamentos · Equipe
Inicie a execução com o número de referência do encaminhamento no sistema clínico, nunca com o nome do paciente, e marque o que o encaminhamento já traz.
Checklist
- Motivo do encaminhamento informado
- Exames recentes incluídos
- Dados do convênio presentes
- Contato do médico que encaminhou presente
Campos a preencher
- Número de referência do encaminhamento (obrigatório)
- Clínica de origem (obrigatório)
- Especialidade (obrigatório)
- E-mail da clínica de origem (obrigatório)
- 2
Comparar o encaminhamento com os requisitos
Dia 1Verificador de encaminhamentos · Agente de IA
O verificador de encaminhamentos compara o que a etapa 1 marcou com os requisitos de encaminhamento da especialidade das suas instruções, lista o que falta e escreve um pedido à clínica de origem.
Campos a preencher
- Informações que faltam (obrigatório)
- Rascunho do pedido à clínica de origem
Revisão humana: O coordenador de encaminhamentos confere a lista e o pedido antes de enviar na etapa 3.
- 3
Pedir o que falta
Dia 1Coordenador de encaminhamentos · Equipe
Confira a lista do que falta com o encaminhamento em mãos, corrija o rascunho e envie à clínica de origem com o link público da execução. Se nada faltar, conclua a etapa.
Checklist
- Lista conferida com o encaminhamento
- Pedido enviado com o link público
- 4
Enviar as informações que faltam
Dias 1 a 5Clínica de origem · Link público
Pelo link público, a clínica de origem confirma o que enviou pelo canal seguro de costume e quem procurar em caso de dúvidas.
Checklist
- Documentos que faltavam enviados pelo canal seguro
- Guia de encaminhamento assinada pelo médico de origem
Campos a preencher
- O que foi enviado (obrigatório)
- Telefone para dúvidas
- 5
Avaliar o encaminhamento
Oculto no link públicoEm até 2 dias úteisMédico especialista · Equipe
Leia o encaminhamento no sistema clínico, decida se aceita, e defina a urgência e o tipo da primeira consulta. Só o resultado vai para a execução; a sua avaliação fica no prontuário.
Campos a preencher
- Decisão (obrigatório)
- Urgência (obrigatório)
- Tipo da primeira consulta
Aprovação: O agendamento fica travado até o médico especialista aceitar o encaminhamento e definir a urgência.
- 6
Agendar a consulta
Dentro do prazo da urgênciaResponsável pela agenda · Equipe
Agende a primeira consulta dentro do prazo que corresponde à urgência, informe a data ao paciente e inicie o cadastro de paciente novo. Se o especialista recusou o encaminhamento, conclua a etapa sem agendar.
Checklist
- Agendada dentro do prazo da urgência
- Paciente informado da data
- Cadastro de paciente novo iniciado
Campos a preencher
- Data da consulta
- 7
Informar a clínica de origem
No dia do agendamentoCoordenador de encaminhamentos · Equipe
Envie à clínica de origem a data da consulta, ou a decisão do especialista de recusar com eventuais orientações, e atualize a situação do encaminhamento no sistema clínico.
Checklist
- Clínica de origem informada do resultado
- Situação do encaminhamento atualizada no sistema clínico
Campos a preencher
- Clínica de origem informada em (obrigatório)
- 8
Enviar a contrarreferência
Depois da primeira consultaSecretária médica · Equipe
Assim que o especialista assinar a contrarreferência, envie à clínica de origem pelo canal seguro e feche o encaminhamento.
Checklist
- Contrarreferência assinada pelo especialista
- Contrarreferência enviada à clínica de origem
- Encaminhamento fechado no sistema clínico
Campos a preencher
- Contrarreferência enviada em (obrigatório)
Termina quando
O paciente está agendado com a urgência que o especialista definiu, a clínica de origem sabe o resultado, e a contrarreferência foi enviada depois da primeira consulta.
Deixe do seu jeito. Renomeie etapas, troque responsáveis e adicione itens de checklist, campos ou aprovações. O modelo é um ponto de partida para o jeito de trabalhar da sua equipe.
Os agentes de IA deste modelo
Um agente só trabalha nas próprias etapas, e alguém da sua equipe confere o que ele fez. Tudo o que um agente grava em um app conectado aguarda aprovação, a menos que você permita.
Verificador de encaminhamentos
Compara cada encaminhamento com os seus requisitos para a especialidade e escreve o pedido do que falta.
O que ele faz
- Lê a especialidade e o que a etapa 1 marcou como presente
- Compara com os requisitos de encaminhamento das instruções da sua etapa
- Registra o que falta e um rascunho do pedido na sua etapa
- Conclui a sua etapa para o coordenador de encaminhamentos conferir
Revisão humana: O coordenador de encaminhamentos confere a lista e o pedido antes de enviar na etapa 3.
Perguntas que este modelo responde
Registre cada encaminhamento no dia em que chega e dê a ele um único responsável até a clínica de origem receber retorno. A etapa 1 inicia uma execução para cada encaminhamento, que fica aberta até a etapa 8 enviar a contrarreferência e fechar o caso.
Liste exatamente o que falta e peça à clínica de origem uma vez só, em um só lugar. Na etapa 3 o coordenador de encaminhamentos envia o pedido, e na etapa 4 a clínica de origem confirma por um link público o que enviou.
Um médico da especialidade, nunca a recepção ou um agente de IA. A etapa 5 é um controle de aprovação: o agendamento fica travado até o médico especialista aceitar o encaminhamento e definir a urgência.
Deixe a IA comparar cada encaminhamento com os seus requisitos para a especialidade e escrever o pedido do que falta. A etapa 2 faz isso, e na etapa 3 o coordenador de encaminhamentos confere a lista antes de qualquer envio.
Informe o resultado à clínica de origem assim que o encaminhamento for agendado ou recusado, e envie a contrarreferência depois da primeira consulta. A etapa 7 envia o resultado, e a etapa 8 registra quando a contrarreferência foi enviada.
Agende pela urgência que o médico definiu, não pelo primeiro horário livre. A etapa 6 segue a urgência registrada na etapa 5, e o responsável pela agenda marca que a consulta ficou dentro do prazo.
Modelos relacionados
Feito para
Execute este fluxo no OKiDO
Configure as etapas, os responsáveis e as aprovações uma vez e depois inicie uma execução para cada caso novo.